Dass die Digitale Transformation Kommunikation mit Freunden und Familie verändert hat, ist nicht abzustreiten. Eine schnelle Nachricht auf WhatsApp und alle wissen Bescheid. Aber auch im Organisationsumfeld hat diese Art des digitalen Austauschs Konsequenzen, die Sie im Blick behalten sollten.
Kommunikation an das digitale Umfeld anpassen
In allen möglichen Lebensbereichen profitieren wir von technologischen Entwicklungen. So haben uns etwa Smartphones in den letzten Jahren allerlei alltägliche Aufgaben leichter gemacht. Mit der Bahn von A nach B ist für viele nur noch mit Fahrplan und Tickets auf dem Handy denkbar. Auch die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat sich so verändert. Briefe und E-Mails stellen längst die Ausnahme im persönlichen Kontakt mit Freunden und Familie dar. Messenger Apps haben dieses Feld übernommen. Schaut man sich den internen Austausch in Organisationen an, wird schnell deutlich, wie die Digitale Transformation Kommunikation auch hier verändert. Interaktive Plattformen haben in der modernen, internen Kommunikation einen hohen Stellenwert. Über diese digitalen Mittel zu kommunizieren, bringt entscheidende Vorteile mit sich. Dafür müssen sie jedoch richtig eingesetzt werden. Folgende Entwicklungen sollten Sie dabei im Blick behalten und bewusst mit ihnen umgehen:
1. Formatierung und Emojis ersetzen fehlende Mimik, Gestik und Betonung
Wie bei E-Mails wird auch bei Nachrichten im Social Intranet oftmals bemängelt, dass sie nicht die gleichen Qualitäten aufweisen wie Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Steht man dem Gesprächspartner nicht gegenüber, kommt es schneller zu Missverständnissen. Das ist zumindest eine weitverbreitete Meinung. Denn es fehlt an nonverbalen Elementen, die die Kommunikation unterstützen. Tatsächlich können Sie aber verschiedene digitale Mittel einsetzen, um dieser Schwäche entgegenzuwirken. Zum einen können Sie Nachrichten formatieren, um Klarheit zu schaffen. Überschriften, Zwischenüberschriften, Fett-Markierungen, Kursiv-Schrift – all das kann Struktur und Klarheit in die digitale Kommunikation bringen. Ein weiteres effektives Mittel, das zum Einsatz kommen kann, sind Emojis. Die kleinen Piktogramme spiegeln Emotionen wider, die Nachrichten inhaltlich unterstützen und die Interpretation leichter machen. Herrscht in Ihrer Organisation ein lockerer Umgangston, spricht auch im Social Intranet nichts gegen deren Einsatz. Wie eine Studie beweist, können Emojis maßgeblich dazu beitragen, was für einen Eindruck eine Nachricht hinterlässt und auf den Sender wirft. Sie und Ihre Kollegen können diese also gezielt einsetzen, um sich auch ohne nonverbale Kommunikation unmissverständlich auszudrücken. Um auch in Situationen, in denen Emojis nicht gewünscht sind, Missverständnissen vorzubeugen und effektiv zu kommunizieren, sollten Sie und Ihre Kollegen bestenfalls auf Sarkasmus und Mehrdeutigkeit verzichten.
2. Guidelines sorgen für mehr Kontrolle über schnelle, digitale Kommunikation
Die Geschwindigkeit, mit der Nachrichten ihren Weg durch die digitale Welt finden, macht Kontrolle schwer. Deshalb lassen sich „Fake News“ und damit auch schlechte Stimmung leicht verbreiten. Im schlimmsten Fall kann das zu internen Unstimmigkeiten oder gar dauerhaften Imageschäden für die Organisation führen. Um die Stimmung zumindest organisationsintern im Griff zu behalten, sollten Sie Richtlinien und eine Netiquette einführen, die den Umgangston auf Ihrer interaktiven Plattform regeln. Auch Leitfäden zum Umgang mit kritischen Nachrichten sollten Sie vorsorgend aufstellen. Dann können Sie in kritischen Fällen – etwa, wenn ein Kollege einen unüberlegten und unzutreffenden Vorwurf äußert – schnell eingreifen. So sorgen Sie dafür, dass Gerüchten nicht genügend Raum und Zeit gegeben wird, um sich zu verbreiten und zu Konflikten zu führen.
3. Gegenseitiges Verständnis verringert Druck
Längst sind wir nicht mehr nur erreichbar, wenn wir am Arbeitsplatz sitzen. Über mobile Geräte, Apps und Plattformen können jederzeit Nachrichten gesendet und empfangen werden. Obwohl diese ständige Erreichbarkeit neue Arbeitsmodelle wie das Arbeiten im Homeoffice oder auf Dienstreisen ermöglicht, sorgt sie bei vielen für Druck. Das ist spätestens dann der Fall, wenn einsehbar ist, ob Nachrichten bereits gelesen wurden oder nicht. Drängelnde Fragen nach Antworten sind da keine Seltenheit. Sie und Ihre Kollegen sollten deshalb auch Zeiten einplanen, in denen Sie nicht erreichbar sind. Denn die digitalen Mittel sollen die Arbeit erleichtern und nicht zu einer schleichenden Erhöhung der Arbeitszeit führen. Ist Ihnen und Ihren Kollegen bewusst, dass nicht jeder ständig auf Nachrichten antworten kann, nimmt das eine unnötige Geschwindigkeit aus der digitalen Kommunikation. Gegenseitige Rücksicht und Verständnis helfen dabei.
4. Flachere Hierarchien wertschätzen und von Austausch profitieren
Das Kommunikationsgefälle zwischen Führungsetage und Mitarbeitern wird mit interaktiven Plattformen wie Social Intranets geringer. Denn hier kann sich jeder in den Austausch einbringen und Meinungen äußern. Besonders Führungskräfte müssen diese Neu-Strukturierung als Vorteil erkennen, was anfänglich nicht immer leichtfällt. Die Umstellung gelingt am besten, wenn sie sich selbst in den Wissensaustausch einschalten und die Netzwerke regelmäßig nutzen. Halten Sie die Führungskräfte also dazu an, regelmäßig einen Blick auf die interne Plattform zu werfen und Feedback zu Beiträgen dazulassen. Denn so werden die Vorteile auch für das Management deutlicher und greifbarer. Durch die Entwicklung weg von ausschließlicher Top-Down-Kommunikation fühlen sich die Mitarbeiter bestärkt und wahrgenommen. Sie können sich im Social Intranet in Diskussionen einbringen und Meinungen äußern. Alle Kollegen können so von den Ideen anderer profitieren. Sie werden außerdem durch die Aktivitäten anderer selbst motiviert, aktiv zu werden. Die ganze Organisation profitiert von dieser Zusammenarbeit.
Alles andere als unpersönlich: Warum die Digitale Transformation Kommunikation fördert
Den fehlenden face-to-face-Kontakt in der digitalen Kommunikation bewerten viele als unpersönlich. Aber das muss nicht zwangsläufig so sein. Sind digitale Tools erst einmal in der Organisationskultur verankert, passt sich die digitale Kommunikation schnell dem realen Austausch an und wird persönlicher. Auch in Zukunft wird die Digitale Transformation Kommunikation beeinflussen. Alle Veränderungen im Blick zu behalten bedarf dabei Sorgfalt und vorausschauendem Denken.
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