Gremien werden für zeitlich begrenzte Aufgaben eingesetzt, die essentiell für den Erfolg von Verbänden sind. Dabei treffen die Mitglieder nicht nur wichtige Entscheidungen, sondern nehmen zusätzlich auch Informations-, Beratungs und Führungsaufgaben wahr. Neben der erfolgreichen Bewältigung der ihnen zuvor delegierten Aufgaben, ist das Ziel der Gremienmanager die Gremienarbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Dabei sollen die Gremienmitglieder sich durch die vereinfachte Zusammenarbeit schneller auf den neuesten Stand bringen und sich bei Abstimmungen, der Konsens- und Entscheidungsfindung unnötigen Aufwand ersparen. Das führt dazu, dass nicht nur die inhaltlichen Positionen Ihres Verbandes gestärkt werden, sondern auch, dass die Gremienmitglieder aktiver an der Kollaboration partizipieren und dem Verband so eine starke Position verschaffen. Welche Herausforderungen Sie bei der Gremienarbeit erwarten und wie Sie diese erfolgreich bewältigen, um im Gremium effizient agieren zu können, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Was macht die Gremienarbeit ineffizient?
Bei der Umsetzung der von Ihnen gewählten Strategie zur Zielerreichung des Gremiums, treffen die Gremienmanager häufig auf große Herausforderungen, doch oft sind sie es selbst, die dem Erfolg der Gremienarbeit im Wege stehen. Gremienmanager sind Hauptamtliche der Mitgliedsorganisation, die die Mitglieder eines Gremiums betreuen und bei der Kollaboration unterstützen. Erfüllt der Gremienmanager seine Aufgaben nicht oder wird seiner Rolle nicht gerecht, kann ein Gremium nicht effizient agieren.
Denn bevor die Arbeit an dem Projekt beginnen kann, müssen klare Ziele definiert werden. Häufig wird diesem Schritt nicht genügend Gewichtung zugetragen oder dieser wird sogar gänzlich übersprungen. Dies führt dazu, dass die Mitglieder nicht wissen, was genau von ihnen erwartet wird und können dementsprechend auch keine Erfolge erzielen.
Zudem ist eine klare Struktur bei der Informationsverbreitung essentiell. Gremienmanager müssen alle Meilensteine, Dokumente und Erkenntnisse festhalten und diese auch mit den anderen Mitgliedern transparent teilen. Wenn dies nicht geschieht, besteht die Gefahr, dass die Gremienmitglieder keinen Zugang zu den Informationen haben, den Überblick verlieren und in der Folge auch schnell den Anschluss verlieren.
Ein weiterer Grund, welcher die Gremienarbeit ineffizient macht, ist die fehlende Kollaboration. Bei einer ungleichen Arbeitsverteilung sinkt die Leistungsbereitschaft der Mitglieder, was dazu führt, dass die Ziele innerhalb eines Gremiums nicht erreicht werden können.
Der Weg zur Effizienzsteigerung – Aufgaben des Gremienmanagers
Der Gremienmanager ist von großer Bedeutung, wenn eine Kollaboration erfolgreich verlaufen soll. Nachdem wir Ihnen aufgezeigt haben, welche Aspekte dazu führen, dass eine Gremienarbeit ineffizient wird, sollen die folgenden Paradigmen Ihnen dabei helfen, Ihr Gremium so zu managen, dass Aufgaben erledigt und die Mitglieder ordentlich beteiligt werden.
- Zielgerichtet
Definieren Sie klare Ziele, bevor Sie ein neues Thema oder Projekt angehen. Denn anschließend können Sie jederzeit überprüfen, ob die Mitglieder des Gremiums in die richtige Richtung gehen oder Gefahr laufen, vom Weg abzukommen. - Transparent
Behalten Sie den Überblick über alles, woran Sie gemeinsam arbeiten und halten Sie diese Erkenntnisse fest. Der Weg dorthin ist genauso wichtig wie das Ziel. Teilen Sie transparent Meilensteine, Zwischenstände und Dokumente. So haben auch neue Beauftragte jederzeit den Überblick und finden schnell Anschluss. - Kollaborativ
Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse gemeinsam im Ausschuss entwickelt werden. Die eigentliche Arbeit einer Aufgabe kann auch nur von Einzelpersonen geleistet werden, jedoch sollten sich andere Mitglieder des Gremiums immerhin selektiv beteiligen, etwa durch Abstimmungen. Denkbar ist eine punktuelle Beteiligung, beispielsweise bei der Themenfindung oder lediglich durch den Beschluss, beziehungsweise die endgültige Zustimmung am Ende der Gremienarbeit. So wird sichergestellt, dass alle Wünsche beachtet werden und am Ende alle möglichst zufrieden sind. - Zugänglich
Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente und wichtige Informationen zentral, schnell und einfach abrufbar sind. Damit die Gremienmitglieder zu jeder Zeit auf dem gleichen Stand sind und sich so auch aktiv an der Kollaboration beteiligen können.
Für die effiziente Gremienarbeit ist ein klarer und wiederkehrender Prozess wichtig:
1. Schritt: Vorschläge sammeln
Im Normalfall kommt ein Mitglied oder Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle mit einem Vorschlag auf den Gremienmanager zu. Diese Person liefert eine Idee, zu welchem Thema das Gremium eine Kollaboration einleiten und einen Beschluss fassen könnte. Oft weiß die Person zu dem Zeitpunkt noch nicht, wie es ab hier weitergehen soll. Solche Vorschläge werden häufig im persönlichen Gespräch oder auch über Beiträge im Mitgliederportal aufgeworfen.
2. Schritt: Der Workflow
In der zweiten Stufe wird die Idee gefördert. Ein Teil des Gremiums erarbeitet hierfür eine Beschlussvorlage. Diese wird anschließend auf inhaltliche und rechtliche Aspekte geprüft. In diesem Schritt können auch Anmerkungen und Änderungswünsche geäußert werden.
3. Schritt: Die Terminfindung
Sobald eine Vorlage erstellt und finalisiert wurde, muss ein Termin für die Gremiensitzung mit den Mitgliedern abgestimmt und festgelegt werden. Sofern ein Mitglied verhindert ist, kann dieses im Zweifel sein Stimmrecht per Vollmacht an ein anderes Mitglied übertragen.
4. Schritt: Die Gremiensitzung
Der finale Beschluss der Vorlage wird auf der Gremiensitzung mittels Abstimmung durchgeführt. Diese findet im Normalfall in Form eines persönlichen Treffens statt. Im Anschluss an die Gremiensitzung werden Teilnehmende, Beschlüsse und das Protokoll dokumentiert und für die Mitglieder zur Verfügung gestellt.
5. Schritt: Begutachtung/Observation der Maßnahmen
Sofern ein Beschluss getroffen wurde, werden hieraus Prozesse und Maßnahmen eingeleitet, welche selbstverständlich beobachtet & ggf. nachjustiert werden müssen. Mittels verschiedener Tools und Mitgliederportale können Sie Aufgaben an die Mitglieder zuweisen und jederzeit nachsehen, ob die Zusammenarbeit den Anforderungen gerecht wird und bestimmte Ziele erreicht wurden.
6. Schritt: Die Konservierung
Mit einem solchen Mitgliederportal konservieren Sie die Arbeitsschritte und -ergebnisse an einem zentralen Ort. So bleibt alles stets verfügbar und Sie können jederzeit auf das Wissen zurückgreifen. Auch andere Mitglieder (sofern Sie die erforderlichen Berechtigungen haben), die ähnliche Projekte betreuen, können anschließend auf die Dokumente und Kommunikation zugreifen und sich so für ihre eigene Kollaboration inspirieren lassen.
Der Weg zur Effizienzsteigerung – Aufgaben der Mitglieder
Um die Effizienzsteigerung der Gremiensitzungen herbeizuführen, reicht es nicht aus, dass der Gremienmanager seiner Rolle gerecht wird und seine Aufgaben erfüllt. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine aktive Beteiligung der Gremienmitglieder vonnöten. Dafür sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Hinhören
Schenken Sie Ihrem Gegenüber Ihre volle Aufmerksamkeit und nehmen Sie auf, was Ihnen mitgeteilt wird. - Mitwirken
Wenn Sie sich auf die Meinung Dritter einlassen, kann sich hieraus ein inspirierender Austausch entwickeln, aus dem wiederum etwas Neues entstehen kann. - Respektieren
Bringen Sie Ihrem Gegenüber Wertschätzung und Respekt entgegen, denn jede Ansicht ist genauso wertvoll, wie Ihre eigene Überzeugung. - Aussprechen
Äußern Sie Ihrem Gegenüber Ihre eigenen Gedanken, Wünsche und Meinungen. - Selbstreflektion
Reflektieren Sie Ihre Gedankengänge! Welche Vorurteile und Überzeugungen leiten Sie dabei?
Lassen Sie nicht zu, dass die Leistungsbereitschaft und Motivation der Gremienmitglieder verschwindet. Orientieren Sie sich stattdessen an den oben vorgestellten Tipps für eine effektive Kollaboration in den Gremien. Die Implementierung der Hinweise wird nicht nur die Effektivität und die Effizienz in den Gremien erhöhen, sondern sich auch positiv auf die Reputation Ihres Verbandes auswirken.