Wenn Hybride Meetings für Verbände und dezentrale Organisationen nicht mehr wegzudenken sind, wie organisieren wir sie dann effektiv und sinnstiftend für alle Beteiligten?
Vor allem in den letzten Monaten haben hybride Meetings einen regelrechten Boom erlebt. Ausgelöst durch die Einschränkungen aufgrund der COVID-19 Pandemie, mussten viele Verbände und dezentrale Organisationen vorwiegend auf Online Meetings ausweichen. Nach den Lockerungen haben sich dann viele dazu entschieden, hybride Formate als zusätzliche Option einzusetzen.
Müssen Sie sich noch damit arrangieren, dass ein Großteil Ihrer Meetings, Gremiensitzungen und Termine in Zukunft hybrid durchzuführen sind? Mit folgenden Tipps und Tricks gelingt es Ihnen mühelos, die vielen Vorteile dieses Formates zu nutzen. Denn mit etwas Knowhow und der passenden Technik werden hybride Sitzungen zum produktiven und interaktiven Erfolg, ganz gleich, ob Sie diese als Verband, Mitgliedsorganisation oder als Unternehmen durchführen.
Was ist ein hybrides Event?
Der Begriff “hybrid” bezeichnet verschiedene Komponenten, die für eine optimierte Version zusammengefügt oder gebündelt werden. Bei einem Hybrid Event gibt es daher Teilnehmende, die physisch in einem Konferenz-Raum oder an einem (offline) Ort sind und solche, die virtuell über eine Webinar- oder eine Kommunikationsplattform, an der Veranstaltung teilnehmen, also online oder remote. Dabei können die Online-Teilnehmer:innen mit den physisch anwesenden Personen und den Vortragenden interagieren und umgekehrt.
Was sind die Vorteile hybrider Meetings?
- Sie erreichen sie alle! Die größten Vorteile liegen klar auf der Hand: Durch die gleichzeitige Teilnahme von aktiv anwesenden und virtuell zugeschalteten Personen, kann eine größere Bandbreite an Teilnehmenden mit weniger Aufwand erreicht werden.
- (Nahezu) keine Teilnehmerbegrenzung! Sie können quasi unbegrenzt viele Ihrer Zielgruppe online erreichen, denn lediglich die physisch anwesenden Teilnehmenden müssen im Konferenz-Raum untergebracht werden.
- Für die Teilnehmenden selbst ergeben sich auf beiden Seiten Vorteile: Während die anwesenden Personen besser untereinander agieren können und durch das größere Blickfeld sowohl die Stimmung als auch die Gesten der anderen Anwesenden erfassen können, genießen die virtuell zugeschalteten Personen eine höhere Flexibilität, was den Zeitaufwand und die Kosten für etwaige Reisen angeht.
- Auch Experten und Externe profitieren von der Möglichkeit der Live-Zuschaltung. Einerseits erreichen sie mehr Menschen als bei einer rein örtlichen Veranstaltung, andererseits können sie Vorträge auf der ganzen Welt halten, ohne zeitliche und örtliche Einschränkungen.
- Durch Aufzeichnungen immer verfügbare Inhalte: Ein weiterer Vorteil ergibt sich in der Aufzeichnung von virtuellen Veranstaltungen. Konferenzen, Meetings und Seminare werden in der Regel nicht aufgezeichnet, virtuelle Veranstaltungen hingegen schon. Hybride Events bieten Ihnen somit die Möglichkeit, die darin vermittelten Inhalte und das Wissen immer wieder abrufbar zu machen.
Herausforderungen bei hybriden Meetings und Sitzungen
Doch natürlich hat auch diese Medaille zwei Seiten und hybride Veranstaltungen stellen Sie auch vor neue Herausforderungen. Auch wenn Ihre virtuellen Teilnehmenden die Vorteile der Kosten- und Zeitersparnis genießen, haben sie auf der anderen Seite weniger Möglichkeiten, sich aktiv einzubringen und schnell reagieren zu können. Je nach verwendeter Technik kann es schwer sein, zu Wort zu kommen und Gehör zu finden.
Eine große Herausforderung ist sicherlich das eingeschränkte Blickfeld der online Teilnehmenden. Während die in Präsenz Anwesenden einfach den Kopf drehen können, um den gesamten Raum zu erfassen, müssen für die virtuellen Gäste spezielle Vorkehrungen getroffen werden, um eine gute Sicht zu ermöglichen. Da die Übertragungskamera meist nur auf gewisse Plätze im Raum gerichtet ist, könnten wichtige Details der nonverbalen Kommunikation verloren gehen. Es gibt mittlerweile allerdings auch gute technische Lösungen, deren Kamera automatisch zur sprechenden anwesenden Person schwenkt.
Zu guter Letzt hängt ein erfolgreiches und für beide Seiten zufriedenstellendes hybrides Meeting essenziell von der Leistung der Technik ab. Eine unzureichende Internetverbindung, schlechte Lautsprecher oder Mikrofone vor Ort oder andere technische Pannen, können das Teilnehmererlebnis schnell mindern.
Die Vorbereitung ist besonders wichtig
Für die moderierende Person einer hybriden Sitzung kann es mitunter schwer sein, genügend auf die virtuellen Teilnehmenden einzugehen und diese in das Meeting einzubeziehen. Daher sind eine gute Planung und Vorbereitung wichtig. Machen Sie unbedingt einen Technik-Check, bevor es richtig losgeht, um sich dann voll und ganz auf die Moderation konzentrieren zu können.
Treffen sich Ihre Teilnehmenden zeitgleich offline und online, muss in erster Linie die Kommunikation untereinander optimal gewährleistet sein. Die Verbindung dieser beiden Elemente muss der Moderator im Vorfeld besonders bedenken. Was hilft den Teilnehmenden ins Gespräch zu kommen und wie kann die Interaktion untereinander gefördert werden? Diese Fragen sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen hybriden Meetings.
Zudem sollten Sie folgende Fragen im Vorfeld klären:
- Welchem Zweck dient die Veranstaltung und welche Ergebnisse sollen damit erreicht werden?
- Wurde diese oder eine ähnliche Veranstaltung bereits gemacht und gibt es Erfahrungswerte?
- Wenn ja, welches Resümee konnte daraus gezogen werden, bzw. was kann verbessert werden?
- Wie viele Personen sollen erreicht werden, offline und online? Dies hängt nicht unweigerlich mit der Teilnehmerkapazität vor Ort ab, sondern von der Frage, wie viel Interaktion Ihre Sitzung erfordert. Je mehr Teilnehmende, desto schwieriger wird die Interaktion zwischen den beiden Gruppen.
- Sind vorgefertigte Umfragen notwendig oder soll zeitgleich ein Protokoll erstellt werden?
Der Erfolg eines Hybrid Events steht und fällt mit der zur Verfügung stehenden Technologie und der Souveränität der Moderation.
Um die zwei Gruppen von Teilnehmenden bestmöglich zu vereinen, empfehlen wir Ihnen zwei Moderatoren. Einen, der durch das Meeting führt und sich um die Kernthemen und die Teilnehmenden vor Ort kümmert, einen weiteren, der die virtuelle Gruppe, deren Chat und Wortmeldungen im Blick hat. Zu zweit verlieren Sie hier keine Teilnehmer:innen, die es online sonst vielleicht schwer finden, sich einzubringen und sich so schnell von der Diskussion abgeschnitten fühlen könnten.
Hauptaufgabe der Moderation: Die Brücke zwischen online und offline schlagen.
Gewöhnen Sie sich daran, auf Handzeichen oder das Entfernen der Stummschaltung des Mikrofons zu achten – es könnte sich hierbei um die Ankündigung einer Wortmeldung handeln. Sie können gerne auch mal eine Beobachtung der unterschiedlichen “Räume” beitragen, wie zum Beispiel “hier im Raum sehe ich überwiegend ein Nicken” oder “Online stimmen die Teilnehmenden über den Chat zu”.
Planen Sie zu Anfang eine kurze Begrüßungsrunde. Jede teilnehmende Person nennt kurz die Erwartungshaltung an das Meeting. Bei unbekannten Teilnehmenden lässt sich dies dann praktischerweise auch direkt kombinieren mit einer kurzen Vorstellungsrunde.
Beachten Sie unbedingt: Online-Formate sind nicht gleich Offline-Formate. Ein häufiger Fehler ist, dass offline Meetings 1:1 auf Online übertragen oder als hybrides Meeting organisiert werden. Die Anforderungen sind aber nicht gleich!
Längere Online-Meetings sind für viele Teilnehmende sehr viel anstrengender, weil es schwieriger ist, sich zu konzentrieren. Denken Sie daher unbedingt in der Planung an regelmäßige Pausen.
Planen Sie auch Smalltalk ein: Wenn die Teilnehmenden sich früher sehr stark ausgetauscht und häufig gesehen haben und dies nun fehlen sollte, könnten kleine Smalltalk-Pausen mit eingeplant werden. Dann verschiebt sich Ihr offizieller Meeting-Start 15 Minuten nach hinten; planen Sie dies von vornherein mit ein. Während der Pause sollten Sie auch unbedingt die Online-Verbindung bestehen lassen. Optional können Sie auch ankündigen, dass einige Teilnehmende und die Moderation noch 15 Minuten nach dem Meeting anwesend sein werden. Die Smalltalk-Pausen sollten Sie aber “off-Rekord” gestalten und klar kommunizieren, dass sie in der Aufzeichnung des Meetings im Nachgang nicht zu finden sein werden. Das fördert die offene und ungezwungene Stimmung beim Smalltalk.
Stellen Sie klare Regeln für Ihre Teilnehmenden auf. Eine gute Akustik ist beim hybriden Meeting besonders wichtig. Bitten Sie daher alle online Teilnehmenden, Störgeräusche möglichst zu minimieren und Ihr Mikrofon stumm zu stellen und es nur zu öffnen, wenn sie sich zu Wort melden. So werden Verkehrsgeräusche, Rauschen, Kinder oder Haustiere im Hintergrund für die anderen Teilnehmenden nicht zum akustischen Stress. Anregungen für die Erstellung Ihrer Online-Spielregeln können Sie sich in unserem Blogpost über digitale Gremiensitzungen holen.
Deutliche oder sogar leicht übertrieben empfundene Gesten sind ausdrücklich erwünscht, weil sie besonders hilfreich sind in der Interaktion zwischen online und offline. Ermutigen Sie Ihre Teilnehmenden zum Beispiel, die Hand zu heben oder das “Daumen-hoch-Zeichen” deutlich als Zustimmung zu geben (eventuell sogar mit zwei Händen). Je nach technischer Ausstattung sind Online-Teilnehmende als Kachelung dargestellt. Dann sind die Bilder der jeweiligen Teilnehmenden sehr klein und man braucht größere Gesten, um diese zu erkennen.
Formulieren Sie eine klare Agenda für das hybride Meeting oder planen Sie im Vorfeld ein sogenanntes “Collaborative Agenda-Setting”. Das bedeutet: Jeder gibt reihum ein Thema an, bis alle keine Besprechungsthemen mehr haben. Sehr effektiv ist auch das Abstimmen von Agenda-Punkten vorweg, z.B. als Umfragebeitrag in ihrem interaktiven Mitgliederportal oder dem eigenen individuellen Social Intranet. Dort lassen sich auch automatisch zum Meeting die wichtigsten Dokumente verlinken, die für die Teilnehmenden interessant oder wichtig sein könnten. Mit der Möglichkeit, ein live Protokoll zu schreiben, können mehrere Personen zeitgleich ein Dokument bearbeiten und die wichtigsten Punkte des Meetings direkt für alle festhalten.
Fazit – hybride Meetings sind die Zukunft!
Trotz unterschiedlichster Herausforderungen sind die Möglichkeiten, Ihre Mitglieder oder Mitarbeitenden mit einem hybriden Event zusammenzubringen, so viel vielfältiger und bieten Ihnen besonders in der aktuellen Zeit echte Lösungen und Vorteile für Austausch, Zusammenarbeit und Zusammenhalt. Nutzen Sie die Flexibilität und Individualität von hybriden Meetings oder Sitzungen, und Sie werden bald selbst erfahren, warum dieses Format so erfolgreich ist.