Unsere Welt befindet sich im konstanten Wandel. Alles wird immer höher, schneller, weiter, und die ständige Entwicklung modernster Technologien verlangt eine größtmögliche Flexibilität von uns. Diese digitale Evolution ist auch in unserem Arbeitsalltag angekommen. Besonders in dezentralen Organisationen findet das Arbeiten von daheim immer mehr Anklang, gleichzeitig birgt diese neue Arbeitsweise aber auch einige neue Herausforderungen. Eine geeignete Basis für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten beispielsweise ist nun zwingend erforderlich, aber noch nicht überall gegeben.
Welche neuen Probleme bringen diese neuen Herausforderungen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit sich?
Bisherige Vorgehensweise No. 1: Dokumente werden per E-Mail versendet
Nicht selten kommt es vor, dass ein Dokument per E-Mail an einzelne Empfänger oder größere Verteiler versendet werden muss, sodass jede:r die Möglichkeit hat, besagtes Dokument einzusehen oder bearbeiten zu können.
Die Nachteile dieser Methode sind umfangreich:
- Der Arbeitsablauf wird enorm verlängert
Zunächst wird ein Arbeitsdokument erstellt und allen Bearbeitenden zur Verfügung gestellt. Sobald eine Änderung vorgenommen wurde, muss das Dokument erneut an alle Bearbeitenden versendet werden. Um den aktuellen Stand einsehen und bearbeiten zu können, muss man also so lange warten, bis alle Bearbeitenden mit ihren Änderungen fertig sind. - Überschneidungen im Bearbeitungsstatus entstehen
Nicht jedem Bearbeitenden liegt die aktuellste Version eines Dokuments vor. Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen diese immer manuell nachgetragen werden. Bei zeitgleicher Bearbeitung durch mehrere Personen kommt es zu Überschneidungen und doppelten Anpassungen in Texten, Tabellen oder Präsentationen. - Es gibt kein geeignetes Ablagesystem
Jede Person muss ein Dokument, an dem gerade gearbeitet wird, lokal bei sich selbst ablegen, um es bearbeiten zu können. Das bedeutet, dass eine Struktur jedem Einzelnen selbst überlassen ist und somit anfälliger für Fehler und Unordnung wird. Auch eine Sammlung der Versionen über ein E-Mail-Postfach ist möglich. Dies wird allerdings oft durch schlecht funktionierende Suchoptionen der E-Mail-Dienste erschwert. - Rücksprachen sind zwingend erforderlich
Wenn ein einzelner Autor dediziert wurde, ist er oder sie stets auf Rückmeldung aller Beteiligten angewiesen, die ihren Beitrag über Kommentare im Dokument oder Anmerkungen in ihrer E-Mail mitteilen müssen. Eine zentrale Abstimmung entfällt somit vollständig.
Bisherige Vorgehensweise No. 2: Dokumente werden auf einem Laufwerk abgelegt
Auch die Ablage eines Dokuments innerhalb eines gemeinsamen Netzwerks oder auf einem Serverlaufwerk ist in vielen Organisationen gegeben. Doch auch diese vermeintliche Lösung ist nicht optimal.
- Parallele Bearbeitung ist oft nicht möglich
Sobald ein Dokument bearbeitet wird, ist der Bearbeitungsmodus für andere Personen systembedingt gesperrt. Eine zeitgleiche Bearbeitung des selben Dokuments ist somit ausgeschlossen. - Absprachen müssen getroffen werden
Damit jeder im Dokument arbeiten kann, müssen sich alle Bearbeitenden kurzschließen, um sich gegenseitig Möglichkeiten einzuräumen. Eine solche Kommunikation fördert zwar das Miteinander, macht den Bearbeitungsprozess selbst jedoch sehr viel umfangreicher und komplizierter. - Änderungen sind irreversibel
Sobald eine Änderung im Dokument vorgenommen und gespeichert wurde, ist diese Änderung durch andere Bearbeitende nicht mehr rückgängig zu machen. Die Gefahr liegt hierbei in der Fehleranfälligkeit, denn Texte und Dateien können auch gelöscht oder so verändert werden, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Wie gelingt es nun, die neuen Herausforderungen zu meistern?
Für neue Herausforderungen werden auch neue Lösungen benötigt. Organisationen müssen eine Umgebung schaffen, in der alle Arbeitsdateien und Informationen zur Verfügung gestellt und zeitgleich bearbeitet werden können. Durch die gemeinsame Nutzung eines Programms, mit welchem die bekannten Risiken und Probleme gezielt umgangen und durch neue Mehrwerte ersetzt werden können, lässt sich eine solche Umgebung formen.
Klare Dateistruktur
Dokumente werden in einer übersichtlichen Ablagestruktur in Ihrem Netzwerk hinterlegt, die leicht verständlich ist und in der sich alle schnell zurecht finden. Zusätzliche Metainformationen, wie die Art des Dokuments, Größe der Datei oder Ersteller, können zusätzlich optional erfasst werden.
Versionshistorie
Alle Datei-Links führen immer zur aktuellsten Version eines Dokuments, um Kollisionen mit alten Versionen zu vermeiden. Ein Anpassen von verwendeten Links ist dementsprechend nicht mehr nötig. Vorherige Versionen sind jederzeit transparent abrufbar.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
In Echtzeit können gemeinsam Office-Dokumente aller gängigen Formate von Microsoft Word, Excel und PowerPoint bearbeitet werden. Alle Änderungen werden zeitgleich an alle Bearbeitenden übertragen.
Vollständige Integration in Ihrem Netzwerk
Die Bearbeitung der Dokumente geschieht direkt im Browser und aus Ihrem bestehenden Netzwerk heraus. Somit ist das Herunterladen und Installieren von zusätzlichen Programmen oder die Nutzung eigener Lizenzen nicht mehr von Nöten.
Plattformunabhängiges Arbeiten
Egal ob Computer, Tablet PC oder Smartphone: das Einsehen und Bearbeiten von Dokumenten ist von jeder gängigen Plattform aus möglich.
Sperren einzelner Dokumente und Dateien
Wenn Sie als Gruppenadmin nicht möchten, dass bestimmte Dokumente bearbeitet werden können, haben Sie die Möglichkeit, diese Dokumente für Änderungen zu sperren. Somit können andere Bearbeitenden diese Dokumente zwar einsehen, aber nicht ändern.
Bündeln Sie alle Mehrwerte in Ihrer neu geschaffenen Umgebung, um Ihrer Organisation die größtmögliche Agilität und die Effizienz von Arbeitsprozessen zu ermöglichen. So fördern Sie das produktive Miteinander und erhöhen die Motivation jedes Einzelnen.
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