Eine eingefahrene Kommunikation im Unternehmen, die von gestern ist? Das möchte wohl kein Unternehmen von sich sagen müssen. Dennoch zeigt sich, dass viele an der E-Mail als Kommunikationsmedium im Unternehmen festhalten. Der erste Schritt, um wieder auf der Welle der Zeit zu reiten, ist, sich der digitalen Transformation zu öffnen.
Neue Kommunikationslösungen auf Wachstumskurs
Sie ist das Urgestein der Internetkommunikation und bleibt ihren Anhängern stets treu: die E-Mail. Für viele ist sie so etwas wie eine Lebensabschnittsgefährtin. Und dennoch kommen mit der Zeit Facetten zum Vorschein, die sie immer weniger attraktiv erscheinen lassen und von ihrem hohen Ross stoßen. Nicht erst seit gestern verliert sie ihre einst so privilegierte Vorreiter Position als Kommunikationsmedium in Unternehmen und der Online-Kommunikation. Denn es befinden sich längst alternative Kommunikationslösungen, wie Social Intranets oder Online-Communities, auf der Überholspur. Die Ursachen liegen vor allem in zwei wesentlichen Faktoren: E-Mails fressen zu viel Zeit und binden zu viel Aufmerksamkeit.
Erfolglos schwimmen im E-Mail-Strom
Aus einer Potenzialanalyse von Sopra Steria Consulting geht hervor, dass die Mitarbeiter in neun von zehn Unternehmen fortwährend mit überfüllten Postfächern zu kämpfen haben. Mehr als die Hälfte von ihnen beklagt, dass sie die Priorität empfangener E-Mails auf Anhieb nicht richtig einschätzen können. Jeden Tag werden sie mit Bergen von E-Mails überhäuft und verlieren durch das Verschicken, Lesen und Sortieren wertvolle Arbeitszeit. Die meisten E-Mails werden breit gestreut und ungezielt verteilt, sodass Produktivität und Übersichtlichkeit verloren gehen. Auch Terminabsprachen werden über E-Mail getroffen und führen häufig zu Missverständnissen. Terminänderungen müssen vorgenommen, der Meetingraum geändert oder neue Inhalte festgelegt werden. Täglich werden global 183 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, sodass es gar nicht möglich ist, dabei einen Überblick zu behalten. Zudem nutzen noch immer viele Unternehmen regelmäßig die CC-Funktion, um etwa Führungskräfte parallel zu informieren. Dies erschafft geradezu lange und langsame Entscheidungswege. Und genau diese Art der Kommunikation erweist sich als ungeeignet, wenn die erste Priorität ist, einen vernetzten und agilen Informationsaustausch herzustellen.
Nicht aller Abschied fällt schwer
Der erste logische Schritt dem entgegen zu wirken, ist, sich über alternative Kommunikationslösungen bewusst zu werden. Beispiele dafür sind Social Business Plattformen oder Online-Communities. Diese ermöglichen einen vollständigen und gut strukturierten Überblick. Gleichzeitig lässt sich mit ihnen, im Gegensatz zur E-Mail, in vielen Situationen ein deutlich effizienterer Wissenstransfer in Gang setzen. Viele Mitarbeiter wenden reichlich Zeit dafür auf, bestimmte E-Mails und Dokumente zu suchen und sich durch ein Dateichaos zu kämpfen. Dies ist unter anderem eine Folge vom Missbrauch der E-Mail als Dateispeicherort. Das wiederum führt zu Dateiverlust oder dazu, dass gar nicht erst gefiltert werden kann, welche Dateien wichtig sind. Dennoch bleibt die E-Mail in vielen Unternehmen das Kommunikations-Werkzeug der Wahl. Der Grund dafür liegt nicht selten in der Unwissenheit darüber, wie der allgemeine Kommunikationsalltag im Unternehmen leichter und angenehmer gestaltet werden kann.
Neue Kommunikationswege wagen
Um die E-Mail für die Kommunikation im Unternehmen hinter sich zu lassen, müssen alternative Kommunikationslösungen in Betracht gezogen werden. Welche für das einzelne Unternehmen die passende ist, hängt von individuellen Bedürfnissen ab. Bei der Wahl sollte bedacht werden, möglichst eine Lösung zu wählen, die viele verschiedene Prozesse im Unternehmensalltag vereinfacht. Ansonsten führt die Unübersichtlichkeit verschiedenster Enterprise-Lösungen doch nur wieder zu mehr Chaos als Produktivität. Wichtig zu beachten ist außerdem, dass nicht alle Mitarbeiter ausschließlich im Büro arbeiten. Daher sollte ein Weg gefunden werden, über den sie unabhängig von E-Mails mit ihren Kollegen kommunizieren können. Eine Möglichkeit, viele Prozesse an einem Ort zu vereinen, bietet ein Social Intranet. Mitarbeiter können auf einfachsten Wegen kommunizieren, indem sie Gruppen für die einzelnen Abteilungen bilden oder den Messenger nutzen. Außerdem lassen sich dort ohne großen Zeitaufwand und auf schnellem Wege Termine festlegen, Dateien chronologisch ordnen und wichtige Ankündigungen hervorheben.
Bahn frei für eine neue Art der Kommunikation im Unternehmen
Es ist also kein Geheimnis, dass E-Mails den heutigen Bedürfnissen im Unternehmen nicht mehr ausnahmslos gerecht werden können. Mittlerweile müssen zahlreiche verschiedene Prozesse koordiniert und integriert werden, die sich mit der E-Mail allein nicht bewältigen lassen. Anstatt also weiterhin mit E-Mails vorliebzunehmen, wäre der erste Schritt, sich mit neuen Kommunikationslösungen auseinanderzusetzen. Dafür bietet sich an, zu allererst die Kommunikationsbedürfnisse im Unternehmen festzustellen und damit die passende Enterprise-Lösung zu finden. Der nächste Schritt sollte sein, alle Mitarbeiter mit der neuen Kommunikation im Unternehmen vertraut zu machen und sie davon zu überzeugen. Wenn dies der Fall ist und sie diese Art der Kommunikation in ihren Arbeitsalltag integrieren, steht dem Erfolg nichts mehr im Wege.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Andy Mangold