Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Team von sechs Personen an einem wichtigen Projekt für Ihre Abteilung. Sie entscheiden sich Ihre neuesten Erkenntnisse per E-Mail an Ihre Kollegen weiterzuleiten. Schnell merken Sie, dass diese Variante der Verbreitung und die darauffolgende Bearbeitung nicht perfekt sind. Alternativ zum E-Mail Wahnsinn ist die Nutzung eines Social Intranets wie tixxt mehr als nur zu empfehlen.
Gewünschte Zielgruppe schnell erreichen
In tixxt ist es möglich, ein Dokument schnell und einfach genau mit den Kollegen zu teilen, die es auch erreichen soll. Oliver ist Mitglied der Gruppe „Marketing“. Da die Pressemitteilung nur für diese Gruppe interessant ist, teilt er seinen Beitrag auch nur mit ihr. Die Empfänger der Nachricht sind, anders als bei der Erstellung einer herkömmlichen E-Mail, automatisch vordefiniert. Das Ergebnis ist folglich, dass mit wenig Zeitaufwand und ohne Komplikationen die richtige Zielgruppe erreicht werden kann.
Der undurchschaubare E-Mail Wahnsinn hat keine Chance
Schon nach wenigen Minuten bekommt Oliver Feedback zu seinem Post zur Pressemitteilung. Außerdem wissen alle Beteiligten der Gruppe „Marketing“ darüber Bescheid, dass sich mindestens zwei weitere Personen um sein Anliegen kümmern werden. Bei E-Mails ist dies sehr schwer zu realisieren, da es vorkommen kann, dass ein Kollege die Funktion „allen antworten“ nicht auswählt, sondern nur dem Absender der ursprünglichen E-Mail antwortet. Wenn das nicht nur ein Kollege macht, sondern direkt mehrere hat keiner mehr Überblick über die Konversation. Schnell führt dies zu Chaos, da alle Mitglieder des Teams verschiedene Informationen über den Stand der Pressemitteilung haben.
Alle auf den neuesten Stand setzen durch eine neue Version
Social Intranets helfen Überblick zu bewahren. Tixxt beispielsweise bietet allen Mitgliedern der Gruppe die Möglichkeit neue Versionen eines Dokuments hochzuladen. Darin können sie dann konstruktive Kritik äußern und kleine Änderungen vornehmen. In der Versionsbeschreibung kann dann dokumentiert werden, was genau geändert wurde. Somit ist jeder, der an dem Dokument arbeiten möchte, in Kenntnis gesetzt, was bis zu diesem Zeitpunkt schon alles geschehen ist.
Erhöhte Reichweite durch erneutes Setzen eines Beitrages
Oliver möchte sichergehen, dass wirklich jeder aus der Gruppe darüber Bescheid weiß, dass die Pressemitteilung fertig bearbeitet ist. Aus diesem Grund veröffentlicht er seine neue Version zusätzlich als Beitrag, der im Activity Stream der Gruppe angezeigt wird. Auch hier bekommt er sehr schnell Feedback von seinen Kollegen der Marketing-Abteilung. Da alle Kommentare positiv sind, kann der Arbeitsprozess nun als abgeschlossen gelten und Oliver kann sich um andere Dinge kümmern.
Diese Vorteile sollten auch Sie überzeugen
Social Intranets wie tixxt bieten Ihnen die Möglichkeit Dokumente zielgerichtet und durch ein einfaches Vorgehen mit Kollegen zu teilen. Aber das ist noch nicht alles: Mitarbeiter können immer wieder neue Versionen des Dokuments erstellen und diese auch einsehen. Somit sind alle immer auf dem neuesten Stand und es entsteht kein Chaos durch überfüllte Postfächer.
Wenn auch Sie sich für die Idee eines Social Intranets interessieren, probieren Sie doch einfach mal die kostenlose Version von tixxt aus und erstellen sich mit ein paar Klicks Ihr eigenes Netzwerk.
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