Die Einführung eines Mitgliederportals birgt so manche Risiken – vor allem, wenn Sie nicht richtig vorbereitet sind. Ein Mitgliederportal-Pilotprojekt sorgt dafür, dass schon vor dem Launch Potentiale erkannt und Funktionen verstanden werden. So können Sie mit der richtigen Plattform durchstarten.
Warum ein Mitgliederportal-Pilotprojekt sinnvoll ist
Ein Pilot bezeichnet ein Versuchsprojekt, in diesem Fall in Form eines Mitgliederportals, das vor der eigentlichen Einführung getestet wird. Hier werden in einem ausgewählten Pilot-Team die Funktionen des Netzwerks auf Herz und Nieren geprüft. Ein Mitgliederportal-Pilotprojekt offenbart so schon vor dem Launch das Potential der Plattform. Nach dem Abschluss dieser Testphase entscheiden Sie, ob das Mitgliederportal den Ansprüchen Ihrer Organisation gerecht wird und was vor dem der Einführung noch zu tun ist.
Die sieben Schritte zum erfolgreichen Piloten
Ähnlich wie das finale Projekt führt sich auch ein Pilotprojekt nicht von alleine. In beiden Fällen werden Sie nicht nur vor technische Herausforderungen gestellt. Eine Portion Community Management ist außerdem erforderlich. Bei der Planung zeigen diese sieben Schritte deshalb, wie Sie den Mehrwert eines Mitgliederportal-Pilotprojekts positiv beeinflussen können:
1. Schritt: Das Pilot-Team finden
Um das Mitgliederportal von verschiedenen Perspektiven aus zu testen, brauchen Sie ein heterogenes Pilot-Team. Dieses kann aus inhaltlichen Fokusgruppen, wie Abteilungen oder Gremien bestehen, oder sich an der Hierarchie Ihrer Organisation orientieren. Wichtig ist dabei, dass Sie bei der Zusammenstellung verschiedene Rollen besetzen, damit Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen die Plattform testen.
2. Schritt: Zielsetzung & Zeitrahmen bestimmen
Bevor Sie mit dem Pilotprojekt starten, sollten Sie sich Gedanken zur Zielsetzung machen. Fassen Sie diese in einem kurzen Claim zusammen, der den erhofften Mehrwert der Plattform beschreibt. Das hilft Ihnen, bei der Pilotierung einen Fokus zu setzen. Geht es Ihnen beispielsweise besonders um erfolgreiches Wissensmanagement, sollte das Pilot-Team das Dateimodul ausführlich testen. Da es sich bei dem Mitgliederportal-Pilotprojekt um eine Testphase handelt, können Sie hier verschiedene Szenarien durchspielen und nach deren Erfolg entscheiden, was Ihrer Organisation besonders wichtig ist.
Anschließend sollten Sie die Länge der Pilotphase bestimmen. In einem klaren Zeitplan können Sie Meilensteine festlegen, die das Team während der Testphase erreichen soll. Nach dem Ende der Pilotierung können Sie anhand dieser feststellen, wie erfolgreich das Mitgliederportal-Pilotprojekt war.
3. Schritt: Nutzerbefragungen ausarbeiten
Ein zentrales Element jeder Pilotierung sind Nutzerbefragungen. In ihnen werden die Nutzer zu ihren Erwartungen und Erfahrungen mit der Plattform befragt. Normalerweise finden sie vor und nach der Pilotphase statt. Versuchen Sie dabei, Ihre Kollegen nicht zu beeinflussen. Die Fragen sollten so neutral wie möglich gestellt werden. Denn nur die ehrliche Meinung Ihrer Kollegen hilft Ihnen, aus dem Pilotprojekt zu lernen und die Plattform zu optimieren.
4. Schritt: Den Betreuungsgrad festlegen
Lassen Sie das Pilot-Team nicht auf der Plattform alleine. Natürlich sollen Ihre Kollegen die Funktionen der Plattform teilweise selbst erkunden. Neue Nutzer sollten aber immer abgeholt und in das Netzwerk eingeführt werden, damit es beim Arbeiten nicht zu Frust und Missverständnissen kommt.
Häufig ist es außerdem sinnvoll, die Kommunikation während der Testphase anzuregen. Denn nur, wenn Ihre Kollegen im Netzwerk wirklich kommunizieren, werden Sie sich mit den Funktionen vertraut machen.
5. Schritt: Klare Aufgaben definieren
Um das Pilot-Team gezielt Funktionen testen zu lassen, hilft es, eine kleine Liste an Aufgaben zu erarbeiten. Diese soll das Team auf der Pilotplattform erfüllen. Vor allem solche Aufgaben, die auch im Alltag Ihrer Organisation anfallen, können Sie hier als Inspiration nutzen. Leiten Sie beispielsweise Ihre Kollegen dazu an, einen Termin für die nächste Gremiumssitzung zu erstellen. So setzen sich Ihre Kollegen mit dem Kalendermodul und Terminen auseinander.
6. Schritt: Den finanziellen Rahmen klären
Einige Anbieter gewähren eine Verrechnung der Kosten für die Pilotierung mit denen des späteren Hauptprojekts. So sinken die reellen Kosten der Pilotierung, wenn Sie sich für die Plattform entscheiden. Wenn Sie eine Pilotphase durchführen, können Sie außerdem Ausgaben für Trainings und Workshops sparen. Denn das Pilot-Team hat sich schon vor dem offiziellen Launch ausführlich mit der Plattform beschäftigt. Sie können ihr Wissen nun mit unerfahreneren Nutzern teilen.
7. Schritt: Die Datenschutzregelung bedenken
Klären Sie von Anfang an, wie Sie mit den Daten auf der Pilotplattform umgehen wollen. Schließen Sie dazu einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter ab, wenn Sie die Datenhoheit behalten wollen. Je nachdem, wer Teil des Pilot-Teams ist, müssen Sie außerdem eine Einwilligung der Testenden einholen. Das gilt vor allem für ehrenamtliche Mitglieder.
Mit einem Pilotprojekt den Erfolg des Mitgliederportals garantieren
An den Ergebnissen des Pilotprojekts stellen Sie fest, welchen Mehrwert ein Mitgliederprotal für Ihre Organisation haben kann. Nehmen Sie sich nach der Pilotierung ausreichend Zeit, die Probleme anzugehen, die hier deutlich geworden sind.
Einen detaillierteren Einblick in die 7 Schritte zum erfolgreichen Pilotprojekt erhalten Sie im White Paper „Vom Piloten zum Mitgliederportal“. Hier erfahren Sie außerdem, welche Rollen im Pilot-Team sinnvoll sind und welche weiteren Aufgaben Sie Ihren Kollegen während der Pilotphase stellen können.
White Paper - Vom Piloten zum Mitgliederportal
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