Wie „social“ sollte ein Social Intranet sein? Die modernen Kommunikationsplattformen lassen das Bild zu Facebook und Co. verschwimmen. Die Befürchtung vieler Führungskräfte: Mitarbeiter lassen sich von der Arbeit ablenken. Wie man mit einem Social Intranet Soziale Medien neu interpretiert und es effizient zum Einsatz bringt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum muss ein Intranet überhaupt „social“ sein?
Eigentlich spiegelt der ständige Zugriff auf Social Media nur eines wider: Das Verlangen nach sozialer Interaktion. Dieses Verlangen kann auch in Social Intranets gestillt werden. Mitarbeiter werden weniger Zeit auf Facebook und Co. verbringen, wenn Möglichkeiten zum Austausch und zur Interaktion im Intranet bestehen. Gleichzeitig wird so die Thematik der Interaktionen auf organisationsinterne Fragestellungen geleitet. Grundlegende, soziale Funktionen sind in Intranets deshalb sinnvoll. Sie erlauben es den Mitarbeitern miteinander zu kommunizieren und erleichtern den Arbeitsalltag. Das wirkt sich positiv auf die Leistung der Organisation als Ganzes aus.
Auf die Organisation abgestimmte Lösung finden
Was schlussendlich die optimale Menge an „sozialen“ Funktionen im Social Intranet ist, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Denn jede Organisation möchte mit der Plattform unterschiedliche Ziele erreichen. Während die Einen die Plattform vorwiegend zum Wissensmanagement und Ablegen von Dateien nutzen, legen Andere mehr Wert auf Orte für Diskussionen und Gruppen. Nicht jede altbekannte Funktion aus den sozialen Netzwerken ist auch im Arbeitsalltag unbedingt sinnvoll. Führen Sie nur die Funktionen ein, die die Nutzer schlussendlich einsetzen sollen. Interpretieren Sie mit Ihrem Social Intranet Soziale Medien neu. Bringen Sie Funktionalitäten der Plattformen gezielt zum Einsatz. So ziehen Sie schlagkräftige Vorteile.
Unterschiedliche Ansprüche: Datenschutz im Social Intranet
Mit der Einführung einer interaktiven Plattform für den Organisationsgebrauch kommen Sorgen daher. Oft belaufen sich diese auf ein Kernthema: Datenschutz. Anders als in den bekannten, sozialen Netzwerken steht Datenschutz bei Social Intranets an oberster Stelle. Gehen Sie bei der Auswahl eines Anbieters sorgfältig vor. Holen Sie Informationen darüber ein, nach welchen Standards die Daten geschützt werden und ob dies Ihren Ansprüchen genügt. So gelten in Deutschland etwa wesentlich strengere Datenschutzrichtlinien als in den USA. Sollten Sie eine Anwendung über eine externe Cloud beziehen, ist es besonders wichtig in Erfahrung zu bringen, wo die Server stehen und damit wo Ihre Daten gesichert sind. Ein guter Intranet-Anbieter legt Wert auf Transparenz und kann Auskunft über diese Informationen geben.
Gezieltes Community Management verringert Risiken
Seien Sie sich immer bewusst: Sie als Organisation haben die Kontrolle über Ihre Plattform. Das heißt auch, dass Sie in kritischen Situationen schnell eingreifen können. Gezieltes Community Management kann viele der Sorgen aus dem Weg räumen. So können Community Manager Guidelines zur Nutzung des Intranets einführen und deren Einhaltung kontinuierlich einfordern und überprüfen. Das kann etwa verhindern, dass zu viele triviale, irrelevante Inhalte geteilt werden oder eine Informationsüberflutung entsteht. Wie die Funktionen produktiv genutzt werden, kann auch in Schulungen aufgezeigt werden. Verdeutlichen Sie: Kommentieren und „Liken“ erwünscht, endloses Scrollen und Surfen nicht. Ein Social Intranet ist zur Unterstützung der Arbeitsabläufe da.
Mit einem Social Intranet Soziale Medien umdenken
Trotz allem haben viele Funktionen aus dem Bereich Social Media auch im Social Intranet ihre Daseinsberechtigung. Nicht ohne Grund gibt es mittlerweile in den meisten Lösungen die Möglichkeit unmittelbar Feedback zu geben. Ein „Daumen hoch“ oder die Möglichkeit zum Kommentieren von Beiträgen regt zur Diskussion an. Davon profitieren Motivation und Organisationsklima maßgeblich. Der Kommunikation stehen keine Hindernisse im Weg. Die Mitarbeiter können sich untereinander austauschen und miteinander verknüpfen. Ebenso sinnvoll: Ein Beitragsverlauf. Beitragsverläufe zeigen die neuesten Beiträge und Updates auf einen Blick. Dabei können Mitarbeiter selbst entscheiden, was angezeigt wird, indem sie nur für sie relevanten Gruppen folgen. So sind alle jederzeit auf dem neuesten Stand.
Den richtigen Anbieter finden
Achten Sie bei der Auswahl eines Social Intranet Anbieters darauf, dass die Plattform genügend solcher interaktiven Funktionen bietet. Gleichzeitig sollte die Plattform aber gezielt für den Gebrauch in Organisationen entwickelt worden sein. So stellen Sie sicher, dass Informationen in einem geschützten Raum liegen und das Intranet nicht missbräuchlich genutzt wird. In unserem White Paper „10 Auswahlkriterien für Ihren Social Intranet Anbieter“ erfahren Sie noch mehr über ausschlaggebende Aspekte für Ihre Entscheidung. Neben Datenschutz und benutzerfreundlichem Design wird auch behandelt, von welchen Geräten das Social Intranet abrufbar sein sollte. Denn ähnlich wie bei den sozialen Netzwerken sind viele Social Intranets mittlerweile auch als App verfügbar.
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