Wie hochwertig ist die Qualität der Mitgliederdaten in Ihrem Verband?
Wie oft laufen Informationen oder Kontaktversuche ins Leere?
Wie frustriert sind Ihre Mitglieder bereits von Ihren weniger relevanten Verbands-E-Mails?
Zu viele Verbände führen fehlerhafte oder unvollständige Datensätze über ihre Mitglieder. Dies führt zu vielfältigen und weitreichenden Komplikationen innerhalb des Verbands.
Warum ist die Datenqualität Ihrer Mitglieder ein kritischer Erfolgsfaktor?
Eine minderwertige Datenqualität zwingt nicht nur die (interne) Kommunikation in die Knie und bringt Prozesse zum Stocken. Sie mindert ebenfalls die Begeisterung Ihrer Mitglieder und beschädigt das Vertrauen in Ihren Verband.
So können Ansprechpersonen für bestimmte Themen oder Bereiche nicht aufgefunden werden oder sind nicht mehr zuständig. Unter Umständen sind sie gar nicht mehr Teil der Organisation.Wird dennoch eine Rückmeldung oder Mitwirkung von ihnen erwartet, sorgt dies deshalb zu einer hohen Verzögerung und Frust bei den anderen Beteiligten im Gremium oder Projekt-Team.Neue Ansprechpersonen wiederum werden nicht transparent mitgeteilt und können daher nicht oder nicht vollständig mitwirken.
Als Resultat gehen wichtige Informationen verloren und erreichen ihr Ziel nicht, auch wenn diese zielgerichtet an bestimmte Empfänger gesendet werden.
Warum die interne Kommunikation unter einer schlechter Datenqualität leidet
Zur Verringerung der Datenqualität führen meist zwei Faktoren: zum Einen die Ressourcen, die für die Administration der Daten zur Verfügung stehen, zum Anderen die Verfügbarkeit der Daten selbst.
Die Mitglieder Ihres Verbandes ziehen um, durchlaufen eine Namensänderung oder wechseln ihre Kontaktmöglichkeiten. Auch ein interner Wechsel der Verantwortlichkeit oder des Arbeitsplatzes sind häufige Vorkommnisse, ebenso wie ein Austritt aus einer Organisation.
All diese Änderungen müssen entsprechend in Ihre Mitgliederverwaltung aufgenommen werden. Das Anpassen von Daten obliegt jedoch nicht den Mitgliedern selbst. Die Datenpflege in einer Mitgliederverwaltung erfordert kostenpflichtige Lizenzen oder muss umständlich über Formulare umgesetzt werden, die via E-Mail durch den Verband abgearbeitet werden.
Daher werden Datenverantwortliche ernannt, also besondere Ansprechpersonen, welche für das Erfassen und Pflegen von Daten zuständig sind.Natürlich ist dies kosteneffizienter, als entsprechende Lizenzen für jeden einzelnen Nutzer bereit zu stellen. Allerdings bilden diese Ansprechpersonen ein Nadelöhr, durch welches alle Daten zentralisiert fließen müssen.Die vollständig manuelle Bearbeitung von aktualisierten Daten ist dabei sehr zeitaufwändig und nicht effektiv.
Leider sind die Datenverantwortlichen davon abhängig, dass Ihnen Änderungen von personenbezogenen Daten mitgeteilt werden, sodass diese entsprechend hinterlegt werden können.Oft teilen Mitglieder auch nicht zeitnah die Änderung ihrer Daten mit, da sie beim Umzug oder Jobwechsel nicht sofort an die Aktualisierung ihrer Verbandsmitgliedschaft denken.
Wie zeitnah Anpassungen vorgenommen werden können, ist daher sowohl vom Mitglied selbst als auch vom Datenverantwortlichen abhängig.
Die 6 Tipps für Ihre Datenqualität + Bonus
- Direkter Datenaustausch: Schaffen Sie eine direkte Verbindung zwischen Ihrer Mitgliederverwaltung und Ihrem Mitgliederportal, um die Qualität der Nutzerdaten zu erhöhen und auf einem hohen Standard zu halten.
- Mitglieder pflegen ihre Daten selbst: Ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern die vollständige oder teilweise Pflege ihrer eigenen Mitgliedsprofile im Mitgliederportal. Die eingegebenen Daten werden automatisiert an Ihre Mitgliederverwaltung übertragen und sind daher so aktuell wie nur möglich.
- Datenpflege am Ort des Geschehens: Mitglieder haben die Möglichkeit, ihre Daten dort zu ändern, wo sie sich im Zuge ihrer Verbandszugehörigkeit ohnehin bereits befinden, nämlich auf Ihrem Mitgliederportal.
- Doppelte Kostenersparnis: Durch die dezentralisierte Datenpflege entfallen zusätzliche Kosten durch teure Lizenzen und Personal, welches ausschließlich für die Pflege der Nutzerdaten abgestellt ist. Der Prozess der Datenpflege wird um ein Vielfaches effizienter gestaltet und für alle Beteiligten vereinfacht.
- Clearingstelle gegen Eingabechaos: Eine Clearing- oder Freigabestelle kann festgelegt werden, um dennoch die Kontrolle über Änderungen zu behalten. Nutzerdaten werden so vor der Übernahme in der Mitgliederverwaltung gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft und müssen nicht manuell oder sogar mehrfach gepflegt werden.
- Mit tixxt verwalten sich Mitglieder selbst: Dank einer entsprechenden Erweiterung können spezifische Mitglieder ihre Ansprechpersonen dem Verband melden, damit diese Zugriff auf die Gremien oder das Mitgliederportal erhalten. So können auch neue Ansprechpersonen Ihrer Organisation leichter, schneller und für alle Beteiligten zeitsparend Aktualisierungen einbringen. Üblicherweise stößt dies einen Freigabeprozess beim Verband an und wird in der Mitgliederverwaltung festgehalten.
- Bonus – Aktivitätsdaten und Themenpräferenzen: Mit einem interaktiven Mitgliederportal wie tixxt können Sie auch die thematischen Präferenzen Ihrer Mitglieder erfassen und festhalten. Dies hilft später bei der Promotion von Leistungen und der Präzisierung der Kommunikation!