Die Öffentlichkeitsarbeit eines Verbands entscheidet, wie er von Mitgliedern und Interessenten wahrgenommen wird:
- Ist ein Verband präsent, oder ist er unscheinbar?
- Prägt der Verband frühzeitig die Entwicklung von Themen in den Medien, oder läuft er den Themen hinterher?
- Setzt sich ein Verband für Themen und Mitglieder ein, oder bleibt er passiv?
Der Grat einer solchen Öffentlichkeitsarbeit ist dabei oftmals schmal. Denn um die Interessen seiner Mitglieder zu vertreten, muss ein Verband diese Interessen zunächst kennen. Doch wie kann er die Meinungen seiner Mitglieder auf bestimmte Entwicklungen relevanter Themen einholen und dennoch kurzfristig öffentlich reagieren?
Warum ist Öffentlichkeitsarbeit ein langwieriges Thema?
Zeitnahe Öffentlichkeitsarbeit und ein umfangreiches Meinungsbild aus der Mitgliedschaft müssten sich naturgemäß gegenseitig ausschließen.
Denn ein Verband sollte schnellstmöglich reagieren, um aktiv neue Entwicklungen und aufkommende Themen in die richtige Richtung lenken zu können. So kann er frühzeitig prägend wirken und wichtigen Einfluss nehmen. Zusätzlich kann ein Verband so die eigene Außenwirkung stärken und eine vertrauenswürdige Vertretung für die eigenen Mitglieder sein. Doch nicht für alle öffentlichen Themen weiß er im Vorfeld, wie er zu reagieren hat. Manche Entwicklungen erfordern die Meinungen und Expertise von Mitgliedern und Gremien.
Allerdings ist dieses Meinungsbild nicht einfach zu erhalten. Die Abstimmung der Mitglieder wird oftmals anhand von E-Mails durchgeführt, was so lange dauert, dass bei öffentlichkeitswirksamen Themen eine Reaktion durch den Verband gar nicht oder nur mit einer hohen Verzögerung erbracht werden kann. Leider verliert ein Verband daher viel von seinem Potenzial für Wirkungsmöglichkeiten und Präsenz in der Öffentlichkeit.
Auch ist die Beteiligung der Mitglieder eher verhalten, da ihnen beispielsweise die Antwort auf E-Mails zu aufwändig und zeitraubend erscheint. Ein vollumfängliches Meinungsbild kann so allerdings nicht generiert werden. Noch hinderlicher für die Beteiligungsquote der Mitglieder wirkt das regelmäßige Einholen von Meinungsbildern oder schriftliche Erinnerungen auf laufende Abstimmungen. Zu viele E-Mails führen zu Frust bei den Mitgliedern und mindern ihre Begeisterung und ihr Engagement.
Dennoch ist die öffentliche Arbeit eines Verbands zwingend abhängig von einem umfangreichen und aussagekräftigen Meinungsbild seiner Mitglieder.
Lässt sich Öffentlichkeitsarbeit beschleunigen?
Ja, Öffentlichkeitsarbeit lässt sich beschleunigen. Und zwar erheblich.
Der erste Schritt ist die Verlagerung des Abstimmungsprozesses weg von E-Mails und hin zu Ihrem Mitgliederportal. Abstimmungen sind mit wenigen Klicks durch Ihre Mitglieder durchführbar, was zu einer hohen Beteiligung führen wird. Das Meinungsbild wird dadurch umfangreicher und präziser.
Gestalten Sie durch Gremien oder temporäre Gruppen eine Struktur, in welcher sich Ihre Mitglieder schnell zurechtfinden können. Dabei ist es möglich, die Berechtigungen der einzelnen Mitglieder und Admins individuell zu vergeben. Innerhalb dieser Gruppe können Verantwortliche wie beispielsweise Gruppen-Admins Unterlagen, Dateien und Dokumente ablegen und diese den Gruppenmitgliedern zur Verfügung stellen.
Je umfangreicher die vorliegenden Informationen für Ihre Mitglieder aufbereitet sind, desto schneller können sich diese in bestimmte Themen eindenken und ein Meinungsbild formen. Binden Sie dafür auch vertrauenswürdige externe Quellen ein! Branchennews und weitere relevante Informationen lassen sich tagesaktuell über Medien wie iFrame, Twitterfeed oder RSS-Feed in der neuen Gruppe Ihres Mitgliederportals einbetten.
Die größten Vorteile eines interaktiven Mitgliederportals für Ihre Öffentlichkeitsarbeit
- Vereinfachte und beschleunigte Pressearbeit: Alle Ansprechpersonen für die Öffentlichkeitsarbeit werden über eine spezielle PR-Gruppe in Ihrem Mitgliederportal zusammen gebracht und sind somit zentral ansprechbar. So können Presseanfragen an passende Mitglieder vermittelt und dadurch schneller und unkomplizierter bearbeitet werden. Bei besonders wichtigen Themen innerhalb der Gruppe werden alle Mitglieder der Gruppe auf ihren mobilen Endgeräten und per E-Mail benachrichtigt.
- Immer am Ball bleiben durch schnellen Zugriff: Dank mobiler Apps und einer Abrufbarkeit im Web-Browser können Mitglieder zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf das Mitgliederportal zugreifen. Aktuelle Entwicklungen, relevante Zwischenstände und Ergebnisse werden schneller kommuniziert und Ihre Mitglieder können diese schneller aufnehmen. So ist jede Ansprechperson stets im Thema. Sollten dennoch Inhalte verpasst werden, erhalten Ihre Mitglieder strukturierte E-Mail-Zusammenfassungen und werden dort auf anstehende Öffentlichkeitsarbeiten hingewiesen.
- Alle Entwicklungen in Echtzeit: Durch die Ablage von Dokumenten innerhalb einer dedizierten Gruppe können Mitglieder und Ansprechpersonen parallel und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten. Zeitkritische Abstimmungen können somit im hektischen Arbeitsalltag Ihrer Mitglieder ohne großen Aufwand durchgeführt werden.