Kaizen (改善) ist eine aus Japan stammende Managementphilosophie. Wortwörtlich bedeutet dies “Verbesserung”, wobei die Managementphilosophie, auch als “kontinuierlicher Verbesserungsprozess” übersetzt werden kann. Auch wenn dieser Begriff aus einem auf Unternehmen bezogenen Kontext stammt, so kann er ebenfalls in anderen Bereichen angewendet werden – darunter zählt das Social Intranet, bzw. Mitgliederportal. Hier erfahren Sie, was Kaizen beinhaltet und wie Sie die Prinzipien auf das Management Ihrer Plattform strategisch anwenden können. Kaizen umfasst fünf zentrale Grundlagen und jede dieser Grundlagen lässt sich auf Ihre Plattform anwenden, um diese stetig verbessern zu können:
1. Zufriedenheit von Kund:innen und Nutzer:innen
Das Prinzip des Kaizen besagt, dass, nur wenn die Kund:innen zufrieden sind, auch das Unternehmen erfolgreich sein kann. Angewandt auf Ihre Plattform bedeutet dies für Sie, dass, nur wenn Ihre Nutzer:innen zufrieden sind, auch Ihr Netzwerk erfolgreich sein kann. Wie können Sie dies aber in die Realität umsetzen? Dies lässt sich beispielsweise in Form von Umfragen tun, bei denen die Nutzer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinung zum aktuellen Stand zu äußern. Diese Vorschläge und Kritik können Sie dann nutzen, um Ihre Plattform so zu gestalten, dass Ihre Nutzer:innen sich dort noch wohler fühlen.
2. Qualität
Eine hohe Qualität steht im Rahmen des Kaizen-Prinzips im Mittelpunkt. Normalerweise wird dies auf Produkte eines Unternehmens angewendet, die mit einer stringenten Qualitätskontrolle überprüft werden. Was kann aber als “Produkt” in einem Social Intranet oder Mitgliederportal gelten? Etwas, was die Nutzer:innen konsumieren und dies sind in diesem Fall Beiträge und Events, die Ihre Organisation anbietet.
Im nächsten Schritt betrachten Sie diese Leistungen und überlegen: wie können diese besser gemacht werden? Bei Leistungen wie Beiträgen und Terminen gibt es viele Möglichkeiten. Beispielsweise können Sie sich darum sorgen, dass noch mehr hochwertige und interessante Events stattfinden, beispielsweise Fragerunden mit Expert:innen. Oder überlegen Sie sich, wie ein Beitrag noch ansprechender gestaltet werden kann. Ihren Ideen sind dabei keinerlei Grenzen gesetzt.
3. Prozessorientierung
Anstatt an Ergebnissen ist Kaizen mehr an Prozessen orientiert. Und Prozesse können nur verbessert werden, wenn diese dokumentierbar und beherrschbar sind. In Ihrem Fall ist es am besten, auszuwerten, welche Prozesse tagtäglich in Ihrem Netzwerk stattfinden. Wenn Sie dies gemacht haben, ist es Zeit für den nächsten Schritt, nämlich wie Sie diese Prozesse verbessern können. Dabei ist es wichtig zwischen Prozessen zu unterscheiden, die beibehalten werden und verbessert werden können und Prozessen, die vielleicht nicht mehr notwendig sind, da sich die Kultur Ihres Netzwerks gewandelt hat. Schließlich können auch neue Prozesse eingeführt werden, die die Arbeit sowohl für die Führungsebene als auch für die Nutzer:innen verbessern können.
4. Kritikorientierung
Kritik ist einer der Grundpfeiler des Kaizen. Die Grundlage davon ist, Kritik und Vorschläge von Ihren Nutzer:innen zu Ihrem Netzwerk einzuholen. Dies kann bspw. im Beitragsverlauf mit (Um-)Fragen realisiert werden. Aber wie gehen Sie mit den Ergebnissen um? Zuerst prüfen Sie die Ergebnisse der Umfragen auf Umsetzbarkeit und danach kann ein Zyklus entstehen, der zur stetigen Verbesserung Ihrer Plattform beiträgt, nämlich Plan (Planung) → Do (Umsetzung) → Check (Überprüfung) → Act (Verbesserung). Eine der Grundideen des Kaizen ist, dass nichts stetig ist und selbst wenn ein Aspekt verbessert wurde, dieser immer weiter optimiert werden kann.
5. Standardisierung
Wenn sich eine der vielen Veränderungen, die Sie im Laufe der Zeit in Ihrem Netzwerk ausprobiert haben, als erfolgreich erweist, dann sollte diese nach dem Kaizen-Prinzip in Ihrer Organisation bzw. Ihrer Plattform zum Standard gemacht werden. Wenn eine solche Veränderung standardisiert wird, wird sich dies längerfristig positiv auf Ihr Netzwerk auswirken. Da im Kaizen die Meinung der Stakeholder besonders im Mittelpunkt steht, wird sich dies auch positiv auf Ihre Nutzer:innen auswirken.
Dies sind die fünf Grundpfeiler des Kaizen und wie Sie diese auf Strategie Ihres Netzwerks anwenden können. Dabei umfasst das Prinzip des Kaizen auch weitere Punkte, zu denen es ganze Kurse und Bücher gibt. Auch wenn das Prinzip des Kaizen ursprünglich nur in Unternehmen angewendet wurde, wird hier erkennbar, dass es durchaus auch auf andere Anwendungsfelder übertragen werden kann.