So langsam aber sicher nähert sich das Jahr 2023 dem Ende zu und dies bedeutet, dass die Planung für das nächste Jahr auf Hochtouren läuft. Gerade Ihre Plattform macht einen besonders dynamischen Teil Ihrer Organisation aus. Genau deswegen ist es schwierig, sich für das nächste Jahr vorzubereiten, da im Netzwerk täglich Veränderungen stattfinden können. Dies lässt sich jedoch vereinfachen – mit einem Themen- und Aktivitätenplan. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen solchen Plan erstellen und was alles dazugehört.
1. Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse
Beginnen Sie, indem Sie die wichtigsten Ereignisse zusammenfassen. Dies sind in erster Linie bereits feststehende Daten, wie beispielsweise Feiertage und Ferien, von denen alle Mitglieder Ihrer Organisation betroffen sind. Als nächsten Schritt konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Events Ihrer Branche. Gibt es bestimmte Messen, Versammlungen, Sitzungen oder sonstige Anlässe, die damit verbunden sind? Ganz bestimmt und diese gehören somit in Ihren Aktivitätenplan.
2. Kategorisierung der Ereignisse
Schließlich gehören auch Ereignisse, welche spezifisch für Ihre Organisation sind, in Ihre Planung. Dies können interne Organisationsevents oder auch Jubiläen sein. Außerdem haben Sie als Community Manager:in selbst noch die Möglichkeit, sich Veranstaltungen zu überlegen, die auf Ihrer Plattform beworben werden. Klassische Beispiele sind Fragerunden mit Expert:innen, Themenwochen oder Brainstorming-/Sprechstunden zur Plattform.
3. Content-Planung für die Ereignisse
Sobald Sie die wichtigsten Anlässe zusammengefasst haben, haben Sie einen Grundrahmen geschaffen, auf welchem Sie aufbauen können. Zu jedem Anlass können Sie bereits Ihre ersten Ideen oder auch Erkenntnisse aus dem vergangenen Jahr notieren.
Überlegen Sie sich als nächstes, wie umfangreich die geplanten Termine sind und wie Sie diese auf Ihrer Plattform vermitteln wollen. Ist lediglich eine Ankündigung und Erstellung eines Ereignisses nötig? Oder bedarf es einer größeren Werbung, wie beispielsweise Aktionstage, an denen kontinuierlich Inhalte zu dem betreffenden Ereignis gepostet werden?
Hier können Sie auch kreativ werden. Weiterhin können Sie nun entscheiden, welchen Content Sie dazu veröffentlichen möchten. Überlegen Sie gut, welche Art von Content zu welchem Anlass passt.
Wenn Sie das Grundgerüst Ihrer Planung erstellt haben, ist es im nächsten Schritt sinnvoll, dies in Kategorien aufzuteilen. Dies kann auf mehrere Arten geschehen:
Teilen Sie es beispielsweise danach auf, wie viel Organisationsaufwand für das jeweilige Ereignis notwendig ist. So sind Sie stets alarmiert, früh genug anzufangen, falls etwas mehr Vorbereitung nötig sein sollte.
Alternativ können Sie es auch nach Thema oder Bereich aufteilen und so weitere Personen ins Boot holen.
Schließlich können Sie die Ereignisse auch nach ihrer Häufigkeit aufteilen. Handelt es sich zum Beispiel um ein wiederkehrendes Ereignis, lohnt sich ein intensiverer Planungsaufwand, da Sie diesen Schritt nur einmalig gehen müssen.
4. Zusammenfassung der Maßnahmen im Aktivitätenplan
Zum Schluss werfen Sie einen Blick auf die einzelnen Maßnahmen für das kommende Jahr. Zusammengefasst haben Sie nun eine Übersicht aller wichtigen Events und Aktionen für das anstehende Jahr. Bedenken Sie aber, dass nicht alles immer vorhersehbar ist und sich noch die eine oder andere Sache ändern kann. Eine gewisse Flexibilität in der Planung ist hier von Vorteil. Dennoch ist ein Aktivitätenplan ein sicherer Leitfaden, um Zeit und Arbeit zu sparen und bestens vorbereitet auf die nächsten Ereignisse zu blicken.