Wie Sie Ihre Organisation auf Wissensmanagement vorbereiten

Wenn ein Kollege die Organisation verlässt, geht wertvolles Wissen verloren. Um diese und andere Wissenslücken zu verhindern, können Sie eine interaktive Plattform zur Sicherung der Expertise benutzen. Dazu sollten Sie die Organisation aber zunächst auf Wissensmanagement vorbereiten.

Warum Wissensmanagement für Organisationen wichtiger denn je ist

In vielen Berufen haben sich die Anforderungen in den letzten Jahren maßgeblich verändert. Das liegt nicht zuletzt an neuen technologischen Möglichkeiten, die uns den Arbeitsalltag erleichtern, zum Beispiel innovative Software. Viele Aufgaben können so vereinfacht oder sogar ganz von Maschinen übernommen werden. Für Sie und Ihre Kollegen bedeutet das: Anpassungsfähig und flexibel bleiben. Belegen Sie etwa regelmäßig Schulungen, um auf die neuesten Veränderungen zu reagieren und neue Fähigkeiten zu erwerben. Denn nur so gelingt es auch Ihrer Organisation als Ganzes, mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Fehlendes Know-how können Sie auch mit gezieltem Wissensmanagement vermeiden. So sichern Sie Wissen langfristig und machen es für alle Beteiligten in der Organisation nutzbar. Die Einführung einer interaktiven Plattform allein reicht dazu allerdings nicht aus. Sie sollten außerdem die richtigen Denk- und Herangehensweisen bei den Kollegen fördern.

Der Wandel beginnt bei der Organisationskultur: Die Kollegen auf Wissensmanagement vorbereiten

Zunächst sollten Sie die organisatorischen Voraussetzungen schaffen und die internen Strukturen sowie die Kommunikation auf Wissensmanagement vorbereiten. Dem Teilen von Wissen sollten sich etwa keine hierarchischen Barrieren in den Weg stellen. Ihre Kollegen sollten sich nicht eingeschränkt fühlen, wenn sie Ideen oder Wissen teilen möchten. Hier gilt es, Akzeptanz für jegliche Art von Wissen zu schaffen. Wertschätzen Sie Beiträge aus allen Ebenen und den zugrundeliegenden Wissenstransfer. Legen Sie den Fokus auf den Austausch zwischen verschiedensten Organisationsmitgliedern. Starten Sie als Führungskraft etwa selbst Diskussionen auf Ihrer interaktiven Plattform und holen Sie Feedback von den Kollegen ein. Geben Sie gleichzeitig Rückmeldungen zu interessanten und wertstiftenden Beiträgen. Indem Sie Wissen positionsunabhängig einen hohen Stellenwert beimessen, schaffen Sie so erste Hürden aus dem Weg.

Vorteile aufzeigen und Ängste mindern

Manche Ihrer Kollegen behalten ihr Wissen womöglich nur deshalb für sich, weil sie Angst haben, ihrer Position zu schaden. Die Annahme ist: Wenn ich Wissen weitergebe, verschaffe ich damit Anderen einen Vorteil. So eigennützig diese These im ersten Moment klingen mag, ist sie doch teilweise nachvollziehbar. Denn lange Zeit konnte man sich nur mit einzigartigen Fähigkeiten und Wissen eine gute Position sichern. Heute geht es allerdings viel mehr um Fähigkeiten wie eine gute Auffassungsgabe, Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit. Denn das erleichtert es mit ständigen Veränderungen umzugehen. Das Teilen von Wissen hat in diesem Zusammenhang schlagkräftige Vorteile. So können sich alle ständig Neues aneignen und eigene Wissenslücken füllen. Gleichzeitig wird durch die Bereitstellung von Wissen Zeit gespart. Doppelarbeiten werden minimiert und Projekte können schneller bearbeitet werden. Denn das dafür nötige Fachwissen ist bestenfalls bereits auf Ihrer interaktiven Plattform hinterlegt. Das bedeutet auch, dass alle eigenverantwortlicher arbeiten können, weil sie nicht darauf angewiesen sind, Informationen erst zu erfragen. Machen Sie den Kollegen diese Vorteile bewusst: Mit dem Teilen ihrer Expertise können sie flexibler auf Entwicklungen reagieren und Probleme schneller lösen. So verringern Sie Ängste und geben einer „Wissen ist Macht“-Einstellung nicht genügend Raum, um sich zu etablieren.

Grundlegende Fähigkeiten schaffen

Damit Wissensmanagement reibungslos funktioniert, sollten alle Organisationsmitglieder ihr Wissen strukturiert ablegen. Dazu müssen alle Beteiligten etwa wissen, wie und wo wichtige Projektdokumente gespeichert werden. Nur so können auch andere Kollegen auf das Wissen zugreifen und ihre eigene Expertise beisteuern. Geben Sie den Kollegen Leitfäden dazu an die Hand, wie Sie die interaktive Plattform für Wissensmanagement nutzen können. Gegebenenfalls bieten sich auch Schulungen an, in denen grundlegende Arbeitsschritte geklärt werden. Hier können auch frühzeitig Fragen geklärt werden. Das verhindert einerseits, dass Wissen unstrukturiert verteilt wird. Andererseits werden so Ängste der Kollegen abgebaut, dass sie etwas falsch machen könnten.

Motivierendes Vorbild sein

Als Führungskraft kommt Ihnen eine besonders wichtige Rolle in diesem Zusammenhang zu. Denn Sie sollten mit Vorbildfunktion vorangehen und die Kollegen so auf Wissensmanagement vorbereiten. Schaffen Sie Anreize, die die Kollegen motivieren, es Ihnen gleichzutun. Legen Sie Dokumente auf Ihrer interaktiven Plattform ab und verbinden Sie sich mit Wissensträgern. Lesen Sie wichtige Informationen in Diskussionen im Beitragsverlauf nach, geben Sie Rückmeldung und tragen selbst Ihre Expertise bei.

Im White Paper „Wissensmanagement – Probleme lösen mit innovativen Handlungsansätzen“ erfahren Sie, wie Wissensmanagement Ihrer Organisation darüber hinaus einen Vorsprung verschaffen kann. Dabei geht es auch um häufige Herausforderungen und wie Sie diese auf und mithilfe Ihrer interaktiven Plattform überwinden können.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Abby Chung.