Wie Sie mit Ihrem Social Intranet Meetings optimieren

Wenn Sie keine Lust mehr auf unstrukturierte Treffen haben, sollten Sie von nun an mit Ihrem Social Intranet Meetings unterstützen. Das hat Vorteile. Denn die verschiedenen Funktionen interaktiver Plattformen helfen nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Durchführung und Nachbereitung.

Wissen, wann ein Meeting sinnvoll und notwendig ist

Bevor Sie sich an die Planung Ihres Meetings machen, sollten Sie sich erst einmal fragen, ob dieses überhaupt nötig ist. In vielen Fällen macht ein Social Intranet Meetings überflüssig. Denn auf der Plattform ist bereits für einen ständigen Informationsaustausch gesorgt – etwa über Direktnachrichten und den Beitragsverlauf. Zum Sammeln von Ideen müssen Sie also nicht erst zwangsläufig an einem festen Termin zusammenkommen. Der Kontakt in Echtzeit – egal ob vor Ort oder in der Videokonferenz – kann aber trotzdem nicht immer ersetzt werden. So kommen Ihnen eventuell bessere Ideen, wenn Sie die Reaktionen Ihrer Gesprächspartner sehen. Obwohl es sich bei einem Social Intranet um einen geschützten Raum handelt, kommen für bestimmte vertrauliche oder privatere Themen oftmals nur persönliche Gespräche in Frage. Denn hier ist zwischenmenschlicher Kontakt das A und O, um die Anliegen des Gegenübers zu verstehen. Social Intranets können solche Treffen jedoch sinnvoll ergänzen. Wenn Sie die Plattform gezielt einsetzen, werden Ihre Meetings effizienter und die Aufwände minimiert. Egal ob vor, während oder nach dem Meeting – das Social Intranet unterstützt.

Davor – Im Social Intranet Meetings vorbereiten

Entscheiden Sie sich für ein persönliches Treffen mit Kollegen, Kunden oder Partnern, sollten Sie dieses gründlich planen. Dabei spielen sowohl Zeit und Ort als auch Inhalte eine Rolle. Stellen Sie sich etwa vor, Sie wollen in einem Meeting die neue Personalmarketing-Aktion durchplanen. Dazu müssen Beteiligte aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen: Eine Führungsperson mit Blick auf die strategischen Ziele, jemand aus dem Personalbereich und Verantwortliche aus verschiedenen Fachbereichen. Eventuell kann auch ein externer Experte hier wertvollen Input liefern. Der erste Schritt ist nun einen Termin zu finden, an dem alle verfügbar sind. Normalerweise müssten Sie nun jeden der Beteiligten einzeln anschreiben oder anrufen. Bis ein passender Termin für alle gefunden ist, vergehen da schon einmal einige Tage.

Ein Social Intranet erleichtert die Suche nach einem Termin enorm: Über eine Terminumfrage können Sie nicht nur Terminvorschläge machen. Sie können den potentiellen Teilnehmern darüber hinaus die Möglichkeit geben, selbst Termine zu ergänzen. Die Abstimmung läuft kontrolliert ab und es ist schnell ersichtlich, an welchem der vorgeschlagenen Daten das Meeting am meisten Sinn macht. Haben Sie sich dann entschieden, können Sie den Termin ins Social Intranet einstellen und die Teilnehmer einladen. Halten Sie nicht nur Ort, Zeit und Dauer fest. Damit nichts in Vergessenheit gerät, können Sie die Terminansicht auch bereits mit Themen befüllen. Im besten Fall haben Sie die Punkte auf der Tagesordnung bereits vor der Terminfindung mit den anderen Projektbeteiligten erarbeitet. Dazu bieten sich Gruppen im Social Intranet an. Denn hier können Sie auch während der normalen Arbeitszeit Ideen teilen und schon vor dem eigentlichen Treffen einen Ablaufplan ausarbeiten. Jeder kann sich so seiner Rolle bewusst werden und sich zielgerichtet vorbereiten.

Währenddessen – Der Termin im Social Intranet als Orientierungshilfe

Im Meeting selbst unterstützt Ihr Social Intranet Sie dabei, den Überblick zu wahren. Während Sie gemeinsam die Punkte abarbeiten, können Sie nun immer wieder auf die Informationen auf der Plattform zugreifen. Vielleicht hat einer Ihrer Kollegen schon erste Ideen zur Gestaltung der Personalmarketing-Aktion in einem Dokument gesammelt. Wenn er sich nun darauf bezieht, können alle Meeting-Teilnehmer darauf zugreifen und es gemeinsam durchgehen. Das verhindert Missverständnisse und spart Zeit. Sie können den Beitragsverlauf außerdem zum Protokollieren nutzen. Veröffentlichen Sie alle wichtigen Entscheidungen als Beitrag im Social Intranet. So gehen die Ergebnisse nicht verloren. Zur besseren Übersichtlichkeit bieten sich hier sowohl ein explizites Tag für Ihr Meeting als auch Personenhinweise an. Damit lassen sich die Beiträge im Nachhinein einfach durchsuchen.

Danach – Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Da Sie während des Meetings alle wichtigen Informationen festgehalten haben, wissen nun alle Beteiligten über Ihre Aufgaben Bescheid. Ein Blick in den Beitragsverlauf oder den Termin genügt, um Fragen zu klären. Aber egal, wie gut Ihr Meeting gelaufen ist – langfristig sichern Sie die Erfolge nur, wenn Sie das Treffen gut nachbereiten. Auch hier ist ein Social Intranet die richtige Anlaufstelle. In der Dokumentenablage können Sie die erarbeiteten Ergebnisse hochladen. Sie können die für das Meeting erstellte Gruppe aber auch für weiterführende Diskussionen und zur Erarbeitung neuer Themenschwerpunkte für zukünftige Meetings verwenden. Tauschen Sie sich etwa darüber aus, wie es mit der Umsetzung vorangeht. Oder halten Sie fest, welche Erfolge die Personalmarketing-Aktion bislang zeigt. Halten Sie hier auch die nächsten Ziele auf der Agenda fest. Was wollen Sie noch verbessern? Besonders wertvoll kann es auch sein, Feedback miteinander zu teilen. Evaluieren Sie gemeinsam, was im Termin gut und was schlecht gelaufen ist. So werden Ihre Meetings in Zukunft noch effizienter.

Vor, während und nach dem Meeting – Effizienz durch Social Intranets

Entscheiden Sie sich für persönliche Meetings, können Social Intranets Ihnen also maßgeblich helfen. Sie erleichtern es nicht nur, einen Termin zu finden. Auch die Zusammenarbeit wird durch die verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten zum Wissensmanagement unterstützt. In welchen Situationen das Speichern und Teilen von Wissen außerdem Potential birgt, erfahren Sie in unserem White Paper „Wissensmanagement – Probleme lösen mit innovativen Handlungsansätzen“. Hier finden Sie hilfreiche Tipps für Ihre Organisation – sei es Unternehmen oder Verband – um die häufigsten Herausforderungen zu überwinden.

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