Brain-Drain vermeiden

Hierbei ist zwischen kodifiziertem und implizitem Wissen zu unterscheiden. Kodifiziertes Wissen umfasst all jenes Faktenwissen, das in Büchern, Datenbanken und dem Internet enthalten ist. Dieses Wissen wird nicht angetastet, wenn eine mitarbeitende Person die Organisation verlässt, es ist noch genauso zugänglich wie zuvor.

Anders sieht es mit dem impliziten Wissen aus: Hierunter versteht man das sogenannte Erfahrungswissen. Es stellt die Gesamtheit des Könnens, des Wissens und der Erfahrung einer Person dar und ist stark individualisiert. Dieses Wissen ist im Normalfall nur direkt durch die Person, die es bereits besitzt oder durch Erfahrung, erwerbbar. Oberstes Ziel des Wissensmanagements ist es, dieses Wissen von seinem menschlichen Wissensträger zu lösen und den Kolleg:innen zugänglich zu machen. Das ist in vielen Fällen nicht ganz einfach, da es über Fakten hinausgeht und auch Erfahrungswerte und Gespür einer Person einschließt.

Um herauszufinden, wie sehr Ihre Organisation beim Weggang einer Schlüsselperson von einem sogenannten „Brain Drain“ betroffen wäre, sollten Sie eine Risikoanalyse durchführen. Mithilfe der Beantwortung der folgenden sechs Fragen, ist es möglich eine erste Risikoanalyse zum Brain-Drain innerhalb Ihrer Organisation durchzuführen:

• Wenn eine Schlüsselperson Ihr Unternehmen verließe, wäre das in Ordnung?
• Haben Sie einen Nachfolgeplan, um kritische Geschäftsprozesse am Laufen zu halten?
• Sind Ihre Prozesse gut dokumentiert und einfach für die Mitarbeitenden zugänglich?
• Gibt es unternehmensinterne Schulungsprogramme für wichtige Abläufe?
• Evaluieren Sie alle 12–18 Monate Ihre Geschäftsprozesse, um herauszufinden, ob diese effizient sind?
• Sind Ihre Geschäftsprozesse (weitgehend) automatisiert, um Ausgaben zu reduzieren?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „nein“ beantworten, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Wissensmanagement in Ihrer Organisation verbessern sollten. Wie genau die Lösung für das Problem aussieht, ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Wir haben hier fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die das Wissensmanagement in Ihrer Organisation mithilfe eines Social Intranets auf ein solides Fundament stellen

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Wissen all denen zur Verfügung zu stellen, die es benötigen. Nur so können Sie sich gegen den Verlust des wichtigen impliziten Wissens beim Weggang von Mitarbeitenden absichern.

1. Entwickeln Sie eine Kultur des gegenseitigen Helfens

Wenn in Ihrer Organisation eine Kultur des Miteinanders und der gegenseitigen Hilfe herrscht, wird implizites Wissen automatisch geteilt. Leben Sie das gegenseitige Helfen vor, indem Sie Ihre Hilfe anbieten und den Kolleg:innen Einblick in Ihre Arbeitsweise geben. Diese Haltung wird sich durch Ihre Vorbildfunktion automatisch weiterverbreiten und dazu führen, dass implizites Wissen zu jedem Zeitpunkt mit Kolleg:innen, die davon profitieren können, geteilt wird. Sie können auch in Ihrem Social Intranet nach Erfahrungen im Umgang mit speziellen Prozessen oder Projekten fragen. Wenn andere nach solchen Erfahrungen fragen, hilft es, diese Fragen zu honorieren (zum Beispiel mit einer „Interessant“-Markierung), da dies zeigt, dass Sie das Vorgehen schätzen.

2. Stellen Sie Checklisten zu Arbeitsprozessen zur Verfügung

Dokumentieren Sie wichtige wiederkehrende Prozesse und stellen Sie diese im Social Intranet zur Verfügung. So müssen neue Angestellte sich die Umsetzung des Prozesses nicht erst selbst überlegen, sondern starten direkt mit einer bewährten Vorgehensweise. Checklisten verhindern auch, dass Prozesse nach dem Weggang von bestimmten Kolleg:innen unbearbeitet bleiben, weil alle nachschauen können, wie der genaue Ablauf aussehen muss.

3. Geben Sie Lernenden Zeit zur Umsetzung

Das Erlernen neuer Fähigkeiten und das Sammeln von Erfahrung kostet Zeit. Signalisieren Sie Ihren Mitarbeitenden, dass es in Ordnung ist, sich diese Zeit zu nehmen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das zu Erlernende auch verinnerlicht wird. Ein Social Intranet kann beim Lernen helfen, wenn es hilfreiche Lernmaterialien zur Verfügung stellt. Eine Liste mit Expert:innen, die die Lernenden für Nachfragen kontaktieren können, hilft ebenfalls weiter.

4. Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung

Nur wenn Sie gute Software und vernünftige Prozesse zur Verwaltung von Wissen haben, kann Wissensmanagement gelingen. Ein Social Intranet ist das perfekte Tool für Wissensmanagement, da Materialien (wie Checklisten und Lerninhalte) im Dateimodul übersichtlich abgelegt werden können. In Beiträgen können Kolleg:innen andere um Hilfe bitten. So ist das gesammelte Wissen, inklusive der Nachfragen und Antworten, an einem Ort gebündelt. Führen Sie Dokumentations-Regeln (besonders für Arbeitsprozesse) ein, aus denen hervorgeht, wie Abläufe zu dokumentieren sind und wie oft diese überarbeitet werden sollen.

5. Testen Sie die Abläufe

Immer wenn neue Prozesse oder neue Software eingeführt werden, kann es zunächst zu Problemen kommen. Testen Sie deshalb alle neuen Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgiebig. Es empfiehlt sich, hier mit einer kleinen Gruppe zu starten, bevor die komplette Belegschaft an Bord geholt wird. So können Sie sicherstellen, dass die Neuerungen von allen verstanden und umgesetzt werden.

Egal, wie gut das Wissensmanagement ist: Ein gewisser Anteil des impliziten Wissens verlässt die Organisation mit den Wissenstragenden. Es gilt, den Brain-Drain zu vermeiden, wo immer es möglich ist. Durch die hier vorgestellte Analyse und die darauf basierenden Maßnahmen kann dieser Anteil jedoch erheblich reduziert werden. Ein Social Intranet hilft Ihnen hier, weil es als kollektives Gedächtnis der Organisation fungiert.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Wissen all denen zur Verfügung zu stellen, die es benötigen. Nur so können Sie sich gegen den Verlust des wichtigen impliziten Wissens beim Weggang von Mitarbeitenden absichern.

1. Entwickeln Sie eine Kultur des gegenseitigen Helfens

Wenn in Ihrer Organisation eine Kultur des Miteinanders und der gegenseitigen Hilfe herrscht, wird implizites Wissen automatisch geteilt. Leben Sie das gegenseitige Helfen vor, indem Sie Ihre Hilfe anbieten und den Kolleg:innen Einblick in Ihre Arbeitsweise geben. Diese Haltung wird sich durch Ihre Vorbildfunktion automatisch weiterverbreiten und dazu führen, dass implizites Wissen zu jedem Zeitpunkt mit Kolleg:innen, die davon profitieren können, geteilt wird. Sie können auch in Ihrem Social Intranet nach Erfahrungen im Umgang mit speziellen Prozessen oder Projekten fragen. Wenn andere nach solchen Erfahrungen fragen, hilft es, diese Fragen zu honorieren (zum Beispiel mit einer „Interessant“-Markierung), da dies zeigt, dass Sie das Vorgehen schätzen.

2. Stellen Sie Checklisten zu Arbeitsprozessen zur Verfügung

Dokumentieren Sie wichtige wiederkehrende Prozesse und stellen Sie diese im Social Intranet zur Verfügung. So müssen neue Angestellte sich die Umsetzung des Prozesses nicht erst selbst überlegen, sondern starten direkt mit einer bewährten Vorgehensweise. Checklisten verhindern auch, dass Prozesse nach dem Weggang von bestimmten Kolleg:innen unbearbeitet bleiben, weil alle nachschauen können, wie der genaue Ablauf aussehen muss.

3. Geben Sie Lernenden Zeit zur Umsetzung
Das Erlernen neuer Fähigkeiten und das Sammeln von Erfahrung kostet Zeit. Signalisieren Sie Ihren Mitarbeitenden, dass es in Ordnung ist, sich diese Zeit zu nehmen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das zu Erlernende auch verinnerlicht wird. Ein Social Intranet kann beim Lernen helfen, wenn es hilfreiche Lernmaterialien zur Verfügung stellt. Eine Liste mit Expert:innen, die die Lernenden für Nachfragen kontaktieren können, hilft ebenfalls weiter.

4. Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung
Nur wenn Sie gute Software und vernünftige Prozesse zur Verwaltung von Wissen haben, kann Wissensmanagement gelingen. Ein Social Intranet ist das perfekte Tool für Wissensmanagement, da Materialien (wie Checklisten und Lerninhalte) im Dateimodul übersichtlich abgelegt werden können. In Beiträgen können Kolleg:innen andere um Hilfe bitten. So ist das gesammelte Wissen, inklusive der Nachfragen und Antworten, an einem Ort gebündelt. Führen Sie Dokumentations-Regeln (besonders für Arbeitsprozesse) ein, aus denen hervorgeht, wie Abläufe zu dokumentieren sind und wie oft diese überarbeitet werden sollen.

5. Testen Sie die Abläufe
Immer wenn neue Prozesse oder neue Software eingeführt werden, kann es zunächst zu Problemen kommen. Testen Sie deshalb alle neuen Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgiebig. Es empfiehlt sich, hier mit einer kleinen Gruppe zu starten, bevor die komplette Belegschaft an Bord geholt wird. So können Sie sicherstellen, dass die Neuerungen von allen verstanden und umgesetzt werden.