Der Launch einer interaktiven Plattform bringt viele Veränderungen und damit auch Unsicherheiten bei den Nutzern mit sich. Deshalb ist es wichtig, einen Stakeholder-Engagement-Plan für die darauffolgende Zeit zu entwickeln. So überstehen Sie diese kritische Phase mühelos.
Verstärktes Community Management nach dem Launch
Wenn Sie Ihre Stakeholder-Engagement-Plattform einführen, gibt es viel zu tun. Die Nutzer müssen auf die Plattform geholt werden und diese entsprechend vorbereitet sein: Erste Beiträge sollten verfasst, Gruppen gebildet und zentrale Dokumente abgelegt worden sein. Von besonderer Relevanz ist zu diesem Zeitpunkt die Betreuung der Community. Das gilt vor allem für die darauffolgende Phase: Die Nutzer brauchen nun besonders viel Aufmerksamkeit. Denn gerade zu Beginn plagt sich der ein oder andere noch mit Unsicherheiten oder Bedenken bezüglich des Zwecks der Veränderung. Zu diesem Zeitpunkt sind die Nutzer noch nicht vertraut mit der Plattform. Deshalb fällt es Ihnen gegebenenfalls schwer, ihren Nutzen zu erkennen. So ist es wahrscheinlicher, dass das Netzwerk in dieser Phase auf Ablehnung stößt. Im schlimmsten Fall beteiligen sich manche Kollegen womöglich überhaupt nicht.
In der Phase direkt nach dem Launch ist es deshalb besonders wichtig, die Nutzer für die Mehrwerte der Plattform zu begeistern. Nur so gelingt es Ihnen, die Kollegen auch dauerhaft zu motivieren und zu aktivieren. Dazu sollten Sie einen Stakeholder-Engagement-Plan entwerfen, um vorausschauend handeln und schnell reagieren zu können.
Den sprachlichen Umgang festlegen und Content planen
Planen Sie schon im Voraus, wie und was Sie in den ersten Wochen auf der Stakeholder-Engagement-Plattform kommunizieren wollen. Dann können Sie die so gewonnene Zeit verstärkt in die Betreuung der Community stecken. Um Missverständnissen von Anfang an vorzubeugen, können Sie eine Netiquette erstellen. Darin legen Sie Richtlinien für den Umgang auf der Plattform fest. Grundsätzlich sollte dieser sich am alltäglichen Umgang in der Organisation orientieren.
Haben Sie eine Netiquette aufgesetzt, können Sie sich im nächsten Schritt an die Planung und Erstellung der eigentlichen Inhalte machen. Legen Sie dabei Wert darauf, verschiedene Formate einzuplanen, die Sie in regelmäßigen Abständen teilen können. Ziehen Sie nicht nur Text- und Bildbeiträge in den Content-Plan mit ein, sondern auch Frage-Beiträge, Umfragen oder externe Inhalte. Versuchen Sie schon im Vorhinein einen Zeitplan zur Veröffentlichung zu erstellen. Wichtig ist hier nicht, dass sie möglichst viele Inhalte auf einmal teilen, sondern dass eine regelmäßige Aktivität im Netzwerk zustande kommt. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Kollegen immer wieder die Stakeholder-Engagement-Plattform besuchen.
Umgang mit Kritikern im Stakeholder-Engagement-Plan festlegen
Trotz Ihrer Bemühungen ist es wahrscheinlich, dass Sie auf Kritik stoßen werden. Nehmen Sie sich das nicht zu sehr zu Herzen. Denn die natürliche Reaktion auf Veränderungen ist oftmals Skepsis – selbst dann, wenn Sie Ihre Kollegen ausführlich vorbereitet haben. Auch andere kritische Situationen können aufkommen. Für diese Fälle lohnt es sich schon vor dem Launch der Plattform Leitfäden zu erstellen. Wie wollen Sie reagieren? Planen Sie explizite Handlungsschritte für verschiedene kritische Situationen. Legen Sie beispielsweise fest, wie Sie bei Beiträgen vorgehen wollen, die die Netiquette missachten. So fällt es Ihnen in dem Moment leichter schnell und effektiv zu reagieren.
Die Motivation der Nutzer sicherstellen
Damit nicht nur Sie selbst mit den geplanten Inhalten für Aktivität im Netzwerk sorgen, müssen die Nutzer zur Einbringung motiviert werden. Das gilt besonders für die Anfangsphase der Plattform, in der Mehrwerte der interaktiven Zusammenarbeit noch nicht allen Nutzern bewusst sind. Denn wissen die Nutzer nicht, welche Vorteile das Ganze mit sich bringt, sehen sie keinen Grund dazu selbst aktiv zu werden. Sie sollten dann verschiedene Mittel zur Motivation ergreifen und in Ihren Stakeholder-Engagement-Plan aufnehmen. Planen Sie etwa täglich feste Zeiten für Feedback zu Beiträgen Ihrer Kollegen ein. Kommentieren und markieren Sie Inhalte als interessant oder geben Nutzern direkt Rückmeldung – so gehen Sie mit gutem Beispiel voran.
Eine besonders effektive Art, um Nutzer zu motivieren sind Wettbewerbe und Aktionen. Auch diese können Sie schon frühzeitig planen, um sich Stress zu ersparen. Belohnen Sie etwa einmal im Monat einen Nutzer für besonders aktive Beteiligung auf der Plattform. Das motiviert andere Kollegen, es diesem Nutzer des Monats gleichzutun. Wichtig bei all Ihren Aktivitäten ist Regelmäßigkeit. Nur, wenn Sie von Beginn an eine Kontinuität etablieren, wird diese auf die Stakeholder übergehen.
Warum es sich lohnt, vorausschauend zu denken
Ein Stakeholder-Engagement-Plan hilft vor allem in den ersten Wochen nach dem Launch, strukturiert die Einbringung der aller Beteiligten im Verband sicherzustellen. Denn so können Sie Ihre volle Energie auf die Betreuung der Community verwenden.
In unserem Crash-Kurs Internes Community Management erhalten Sie mehr Tipps dazu, wie Sie durch aktives Community Management Stakeholder Engagement anregen und festigen können.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Christina Morillo.