Social-Intranet-Anforderungen in 5 Schritten

Themenübersicht

1. Anforderungsstruktur
2. Top Anforderungen
3. Priorisierung
4. Typische Fehler
5. Vollständige Anforderungsmatrix

Ausfühliche Informationen zu den einzelnen Bereichen eines Social Intranets finden Sie auf der Seite Social-Intranet-Software

Mit diesen Kategorien helfen Sie ihren Stakeholdern dabei, die Anforderungen klarer zu strukturieren, und erkennen auch schneller Schwerpunkte in den Anwendungsfällen:

1. Kernintranet

Informationsverteilung, Content Management

Abbildung der klassischen Kommunikation von oben nach unten (“Top-down”). Hierbei veröffentlicht und pflegt ein kleiner Kreis an Personen (z. B. Redakteuren) aktuelle Informationen aus der Organisation und stellt diese für die anderen bereit.

Zielsetzung: Alle Mitwirkenden innerhalb der Organisation rufen regelmäßig Informationen, Wissen und Dateien von zentraler Stelle schnell und einfach ab.

2. Collaboration

Einfache Zusammenarbeit

Förderung der Zusammenarbeit durch die Vereinfachung und Zentralisierung von Arbeitsabläufen.

Hierbei finden sich Nutzer in digitalen Arbeitsräumen zusammen, um gemeinsam und strukturiert an Projekten und Dokumenten zu arbeiten. Hierzu zählen üblicherweise auch die Abstimmung von Terminen und die gemeinsame Organisation von Aufgaben und Projektständen.

Zielsetzung: Steigerung der Agilität, Effektivität und Kreativität durch die Nutzung einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform.

3. Social Intranet

Austausch fördern

Ermöglichung von Austausch und Vernetzung innerhalb der Organisation über Hierarchien und Standorte hinaus.

Hierbei handelt es sich vor allem um eine strukturierte, dialogorientierte Kommunikation in Form von Beitragsverläufen, Kommentaren und Chats. Damit können Mitwirkende sich schneller gegenseitig informieren, Entscheidungen finden oder auch Wissen und Ideen teilen.

Die Zielsetzungen sind hier sehr unterschiedlich. Einige Beispiele sind: Unternehmenskultur stärken/verändern, Expertise schneller finden oder auch den Zusammenhalt untereinander verbessern.

4. Portal

Integration und Absprungpunkte

Bündelung aller Systeme an einer zentralen Anlaufstelle, damit alle Anwendungen direkt genutzt werden können.

Hierbei werden unterschiedliche Werkzeuge, die im täglichen Gebrauch benötigt werden, mit dem Social Intranet verknüpft oder vollständig integriert. Hierzu zählen z. B. Single Sign-On, das Zusammenführen von Inhalten aus unterschiedlichen Quellen oder die Integration eines CRM-Systems.

Zielsetzung: Produktivität und effiziente Nutzung aller Systeme anregen, indem alle Anwendungen unkompliziert und schnell von einer zentralen Anlaufstelle aus erreicht werden können

5. Suche

Alles zentral finden

Zentrales Suchen und Finden über alle Inhalte und Inhaltstypen hinweg.
Dies verkürzt die Zeit, die Nutzer mit der Suche nach Informationen und Dokumenten verbringen und verhindert Missverständnisse und Doppelarbeit.

Zielsetzung: Alle Inhalte, Dokumente und sonstigen Informationen schnell und für jeden auffindbar machen.

6. Mobile

Nutzung durch Apps

Einbindung aller Mitwirkenden, auch wenn diese unterwegs sind oder keinen festen PC-Arbeitsplatz haben. Hierbei werden die Beteiligung an der Interaktion sowie der Zugriff auf interne Informationen einfach und zwischendurch mobil möglich gemacht. Alle Mitarbeiter sind regelmäßig und zuverlässig auf dem neuesten Stand.

Die Zielsetzungen sind hier sehr unterschiedlich. Einige Beispiele sind: Abschaffung von Informationsdiskrepanzen, schnelle Erreichbarkeit ausnahmslos aller Mitwirkenden, Einbindung aller in die alltägliche Kommunikation und somit die Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls.

7. Bereitstellung

Zugriff & Sicherheit

Installation der Software auf eigenen Servern oder in der Cloud des Intranetanbieters.

Je nach IT-Infrastruktur, interner Sicherheitsstandards und Budget macht der eine oder andere Bereitstellungsweg mehr Sinn. Kritisch sollten hierbei die garantierte Einhaltung der DSGVO sein sowie Lösungen für Back-ups, hohe Erreichbarkeit, Wartung und Updates.

Zielsetzung: Sicherer, verlässlicher und nachhaltiger Betrieb der neuen, zentralen Plattform gewährleisten.

8. Engagement

Autom. Nutzer-Reaktivierung

Aktivierung der Nutzer und Steigerung der Relevanz durch sinnstiftende Automatismen. Durch regelmäßige Zusammenfassungen bleiben Nutzer automatisch auf den aktuellsten Stand und werden dazu animiert, sich aktiver zu beteiligen. Doppelte Benachrichtigungen und wiederholte Informationsaussendungen sind zu vermeiden, damit die neue Plattform nicht als Belastung angesehen wird.

Zielsetzung: Sichergestellte Informationsverteilung und automatische Einbindung der Mitwirkenden auf verschiedenen Kanälen ohne zusätzliche Belastungen.

9. Administration

Unkomplizierte Verwaltung

Vereinfachung der Administration im Alltag, ohne Zutun des Intranetanbieters.

Zugänge, Strukturen, Zugriffsrechte und die Verfügbarkeit von Funktionen müssen einfach angepasst werden können. Alltägliche Aufgaben sollten ohne Abhängigkeit des Intranet-Anbieters erledigt und durchgeführt werden können.

Zielsetzung: Eigenständige Verwaltung und lösung aller relevanten, alltäglichen Herausforderungen.

Individuelle Mitarbeiterprofile

Alle Mitarbeiter werden durch ein eigenes Profil sichtbar, wodurch sich ein zentrales, vollständiges und aktuelles Verzeichnis für Kontaktdaten und Expertise bildet. Üblicher Weise werden die Profile wie ein Steckbrief aufgebaut, der aus einer Kombination von Kontaktinformationen, Erfahrungen, Expertisen und persönliche Interessen besteht.

Nutzen für die Organisation:

• Schnelles Auffinden von benötigter Expertise im Unternehmen
• Fotos helfen Mitarbeitern, sich zu erkennen
• Zügiger Zugriff auf Kontaktdaten
• Aus einem Namen, den man sonst nur in E-Mails und Mitteilungen liest, wird nun eine Person
• Aufbau eines besseren Verständnisses für andere Teams/Abteilungen
• Zusammenhalt der Gesamtorganisation und “Wir”-Gefühl fördern
• Vernetzung aller Mitarbeitenden stärken

Übersichtliche Beitragsverläufe

Beitragsverläufe sind das Herz des Social Intranets und ermöglichen Austausch, Diskussion und Abstimmung von Themen. Neueste Beiträge werden oben dargestellt, alte Beiträge mit neuen Kommentaren rutschen ebenfalls nach oben. So altern weniger aktuelle und relevante Themen immer weiter nach unten, bis sie nur noch über die Suche auffindbar sind. In Beitragsverläufen ist die Kommunikation asynchron, es müssen also nicht alle an einem Thema Beteiligten gleichzeitig online sein. Alternative Begriffe für Beitragsverläufe sind z.B. News Feed, Microblogging oder auch Activity Streams. Wobei Activity Streams zusätzlich zu den von Nutzern eingestellten Themen bei den Beitragsverläufen auch Aktivitätshinweise beinhalten, wie z.B. “Herr Meyer ist der Gruppe beigetreten” oder “Herr Meyer hat sein Profil überarbeitet”. In modernen Social Intranets werden diese Aktivitätshinweise oft als störend angesehen und nur noch getrennt abrufbar gemacht oder gänzlich ausgeblendet. Auf besonders dringende oder wichtige Themen kann ein Scheinwerfer geworfen werden, indem diese Beiträge fixiert werden und somit bis zur Lesebestätigung obenauf zu sehen sind.

Nutzen für die Organisation:

• Kurzer Austausch rund um Themen im Tagesgeschäft
• Schnelle Fragen und schnelle Antworten im Alltag
• Schnelle Abstimmungen oder Abholung von Meinungsbildern zu einer Idee oder Entscheidung
• Verteilen von geschäftlich relevanten Fundstücken, z.B. Weblinks zu Fachartikeln, Nennungen in (sozialen) Medien, inspirierende Inhalte
• Ersatz für die berüchtigten “E-Mails an alle”, z.B. Parkplatz am Standort versperrt, Hinweise auf Geburtstage/Jubiläen/Feuerübungen. Diese können nun präzise pro Standort oder Bereich verteilt werden (s. Gruppen & Sektionen)
• Mehraugenprinzip/Qualitätssicherung für Ideen oder anstehende Neuerungen, z.B. “Unsere neue Checkliste wird diese Punkte beinhaltet. Fehlt hier noch etwas?”, “Diese neue Funktion/Leistung ist im BETA-Stadium, mögt ihr einmal darüber schauen und euren Eindruck schildern?”

Klar strukturierte Gruppen/Teamräume & Sektionen

Klare Abbildung der organisationsspezifischen Struktur, damit Inhalte und Aktivitäten für die richtigen Personen direkt zugreifbar sind. Formalisierte Strukturen wie Abteilungen und Fachbereiche werden durch eigene Sektionen abgebildet. Darin können eigene Gruppen geschaffen werden, z.B. für den allgemeinen und abteilungsinternen Austausch, spezifische Themenkanäle und/oder Projekte. Mitarbeiter können neue Strukturen schaffen, in dem Sie eigene Gruppen anlegen. Um den Wildwuchs zu verhindern, sollten die Gruppen unbedingt kategorisierbar sein, damit Abteilungen nicht mit privaten Austauschgruppen vermischt werden und unterschiedliche Funktionen/Rechte pro Gruppenkategorie möglich sind.

Nutzen für die Organisation:

• Granularer Zugriff auf die verschiedensten Informationen und Erkenntnisse innerhalb des Unternehmens
• Höhere Relevanz für wichtige Inhalte schaffen durch eine klare Struktur und das mögliche Ausblenden von nicht relevanten oder nicht dringenden Informationen
• Über den Tellerrand hinaus neue Inhalte und Themen mitverfolgen können
• Abbildung von ganzen Organisationsstrukturen als eigene Gruppenkategorie, damit Strukturen klar verständlich und für die richtigen Personen nutzbar sind
• Förderung der Akzeptanz bei weniger digitalen Kollegen durch klare Strukturen und Priorisierung der wesentlichen Inhalte
• Klare Trennung von offizieller Top-Down-Kommunikation von Austausch- und Projektgruppen und potenziellen Freizeit-/Hobbygruppen.

Dateiverwaltung mit klarer Struktur und guter Auffindbarkeit

Dokumente und weitere Dateien werden zentral abrufbar und nutzbar, mit einem Augenmerk auf die möglichst nutzerzentrierte Auffindbarkeit. Dateien sollten also nicht nur in Ordnern und mit Schlagwörtern/Themen/Tags strukturiert werden können, sondern auch speziell auf die Bedürfnisse der Organisation abgestimmte Meta-Daten (Dateiprofile) aufweisen können. Versionierung und das Sperren von Dateien hilft allen Beteiligten dabei, klarer die “finale Version” zu erkennen und keine Versionskollisionen zu verursachen, wenn es sich mal um eine Datei handelt, die vielen Veränderungen ausgesetzt ist. In immer mehr Organisationen werden Dateien auch in Echtzeit parallel bearbeitet, weshalb die Zusammenarbeit innerhalb von Dateien möglich sein sollte.

Nutzen für die Organisation:

• Schneller Zugriff auf alle Dateien in einem Projekt oder zu einem bestimmten Themenbereich
• Kategorisierung von Dateien nach Art, Anwendung, Sicherheitsklassifizierung, Stand, Notwendigkeit einer baldigen Überarbeitung oder anderen organisationsspezifischen Kriterien
• Versionskollisionen in Projekten vermeiden, wo mehrere Personen parallel eine Datei bearbeiten und mit unterschiedlichen Versionen gestartet sind.
• Gleichzeitige Bearbeitung von Dateien, z.B. im Meeting zur gemeinsamen Pflege eines Protokolls oder der parallelen Entwicklung eines Konzeptes. Dies dient auch oft der Verkürzung von Abstimmungszeiten, z.B. bei eiligen Pressemitteilungen oder Stellungnahmen.

Benachrichtigungssystem, das intelligent Relevanz erkennt

Nutzer werden über relevante Inhalte und Aktivitäten auf verschiedenen Kanälen informiert und weniger aktive Nutzer werden durch intelligente Zusammenfassungen reaktiviert. Leider versenden die meisten Social-Intranet-Lösungen aber mehr E-Mail-Benachrichtigungen, als sie eigentlich an internen E-Mails einsparen sollen. Kritisch ist hierbei, dass das Social Intranet pro Inhalt versteht, was wirklich gelesen wurde, um diese Inhalte auf keinen Fall nochmals via E-Mail an Nutzer auszuspielen. Gute Benachrichtigungssysteme sind feinkörnig, erlauben also einzelne Inhalte/Bereiche von dem Versand von Benachrichtigungen auszuschließen und ermöglichen verschiedene Formen von Zusammenfassungen, anstatt einfach pro neuer Meldung eine E-Mail zu versenden.

Nutzen für die Organisation:

• Aufmerksamkeit für dringende Inhalte schaffen
• Wichtige Inhalte den Adressaten zuverlässig zukommen zu lassen
• Reaktivierung von inaktivieren Nutzern durch spannende & informative Übersichten aller relevanten Inhalte
• Beobachtung einzelner Gruppen, z.B. weil das Projekt vor einem wichtigen Meilenstein steht
• Stummschaltung von spezifischen Themen, die weniger interessant sind oder weniger Relevanz aufweisen als die restlichen Inhalte in diesem Themenkomplex

Zu großer Entscheiderkreis

“Zu viele Köche verderben den Brei”. Das trifft auch auf die Auswahl der Anforderungen eines Intranets zu. Die Einführung eines Intranets stellt Sie vor der Herausforderung, Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche der eigenen Organisation zu berücksichtigen, ohne den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass Sie pro Abteilung/Team nur einen Ansprechpartner haben, der die Anforderungen seines Teams gebündelt an den Entscheiderkreis übergibt, und halten Sie den Entscheiderkreis klein, damit dieser sich auf seine Kernaufgabe konzentrieren kann: Anforderungen auszuarbeiten und zu priorisieren.

Zu lange Entscheidungswege

Der Entscheiderkreis sollte die komplette Entscheidungsgewalt innehaben. So vermeiden Sie unnötige, unkomplizierte und schwerfällige bürokratische Entscheidungswege.

Zu homogene Stakeholder

Jeder Fachbereich und jede Position hat eine andere Anforderung an Ihren Arbeitsplatz und damit an ein Social Intranet. Achten Sie darauf, dass der Entscheiderkreis aus einer möglichst breiten Streuung von Persönlichkeiten besteht, damit Sie keine Bereiche vernachlässigen und stets die Interessen aller Abteilungen im Blick behalten.

Zu geringer Stellenwert

Stellen Sie ein Intranet-Team zusammen, welches sich mit den Anforderungen der Organisation auseinandersetzt, diese sammelt, priorisiert und bespricht. Dieses Team sollte aus Personen in unterschiedlichen Verantwortungsbereichen bestehen und von den Verantwortlichen der Organisation aktiv unterstützt werden. So vermeiden Sie eine Entwicklung in die falsche Richtung und stellen sicher, dass Interessen aller Positionen bei der Auswahl vertreten sind.

Zu viele Anforderungen

Eine falsche Priorisierung führt zu Anforderungen, die nur wenigen Personen/weiterhelfen und die gewünschten Erfolge schmälern. Zu viele Anforderungen verringern die Übersichtlichkeit und damit die Akzeptanz wesentlich. Nutzen Sie die richtige Priorisierung, um mehr Objektivität in die Bewertung der Anforderungen zu bekommen.

Zu viel Individualisierung

Zu oft wird man aus Gewohnheit dazu verleitet, sehr spezielle Veränderungen durchführen zu wollen, die für den Großteil der Mitwirkenden allerdings nur einen geringen Mehrwert bieten. Diese treiben den Aufwand für die Umsetzung des Projektes meist unverhältnismäßig in die Höhe. Bevor Sie an Ihrem Intranet tiefgreifende Veränderungen vornehmen, sollten Sie hinterfragen, ob die Anforderung nicht mit Bordmitteln realisierbar ist.