Viele Unternehmen verpassen es bisher, die Arbeit mit dem Social Intranet interaktiv zu gestalten. Dabei können sie so ihre Mitarbeiterkommunikation maßgeblich verbessern. Das zeigt auch der „Trendmonitor: Interne Kommunikation goes mobile 2017“.
Althergebrachtes loslassen und Vorteile erzielen
Wie die Umfrage unter mehr als 200 Kommunikationsexperten zeigt, werden Intranets bislang eher traditionell benutzt. So sagen mehr als zwei Drittel der Befragten, dass ihre interne Plattform hauptsächlich für die Verteilung von Neuigkeiten und Wissen genutzt wird. Nur 32,7% geben an, dass das Tool bereits für Dialog, Interaktion und Feedback eingesetzt wird. Auch die mobile Nutzung interner Kommunikation etabliert sich nur schleppend. So greifen laut Umfrage in zwei Drittel der Unternehmen weniger als die Hälfte der Mitarbeiter auf mobile Lösungen zurück. Dabei bieten diese sich besonders gut an, um im Social Intranet interaktiv zu arbeiten und Kollegen jederzeit zu erreichen.
Der „Social“-Aspekt, der Intranets mittlerweile oftmals auszeichnet, kommt bislang nicht richtig an. Gerade darin besteht aber der Mehrwert der interaktiven Plattformen: Austausch, Feedback und Zusammenarbeit. In traditionellen, statischen Intranets wurden Informationen zumeist nur einseitig verteilt. Top-Down-Kommunikation war der Standard. Im Gegensatz dazu bieten Social Intranets Funktionen, die Kommunikation in alle Richtungen und über hierarchische oder funktionelle Grenzen hinweg ermöglichen. So kann sich eine Kultur etablieren, in der der Kontakt zwischen allen Organisationsmitgliedern im Mittelpunkt steht. Das verhindert Missverständnisse und gemeinsam werden mehr Erfolge erzielt. Um die Möglichkeiten Ihrer Plattform auszuschöpfen, sollten Sie den Fokus deshalb nicht ausschließlich auf das Wissensmanagement legen. Motivieren Sie die Nutzer dazu, das Social Intranet interaktiv zu nutzen – als zentralen Ort für den Austausch mit Kollegen. So holen Sie mehr aus Ihrer Mitarbeiterkommunikation heraus.
Die produktive Nutzung des Social Intranets sicherstellen
Zunächst einmal ist natürlich die Beteiligung der Plattformnutzer unabdingbar. Sprechen Sie die Nutzer deshalb in Ihren Beiträgen direkt an und binden Sie sie in Prozesse auf der Plattform ein. Starten Sie beispielsweise Umfragen zu internen Themen. Dabei kann es sowohl um berufliche als auch hin und wieder um persönlichere Dinge wie die Planung der gemeinsamen Jahresabschlussfeier gehen. Über die Kommentarfunktion und Interessant-Markierungen kommt so ein Dialog zustande. Damit diese Funktionen auch von allen genutzt werden, sollten Sie als gutes Vorbild vorangehen und die Vorteile aufzeigen. So entwickelt sich schließlich eine interaktive Kommunikationsdynamik. Ist es erst einmal so weit, merken die Nutzer schnell, welche positiven Auswirkungen das auf ihren Arbeitsalltag und das Miteinander hat. Sie sind nicht mehr nur Empfänger von Nachrichten, wie es so oft in der traditionellen Unternehmenskommunikation der Fall war. Vielmehr sind sie nun selbst Ersteller und Sender von Inhalten, können sich einbringen und ihre Meinung vertreten. Durch den ständigen Austausch mit den Kollegen entsteht so ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl.
Nutzer wünschen sich Klarheit
Wenn Ihre Bemühungen Früchte tragen sollen, muss im Netzwerk Klarheit herrschen. Das gilt zum einen für die Ziele, den Zweck und Nutzen der Plattform. Es muss deutlich sein, wofür sie da ist. Sie sollten dabei besonders die Dialog-Funktion betonen. Denn der Austausch ist das, was ein Social Intranet ausmacht und zu verbesserter Zusammenarbeit führt. Zum anderen sollten auch Fragen der Nutzer zum Tool geklärt werden. Stellen Sie dazu ausreichend Informationen zur Verfügung. Dazu bietet sich auch eine Seite an, auf der Sie häufig gestellte Fragen beantworten. Für die Nutzer ist es wichtig zu wissen, dass Sie ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Erstellen Sie eine Support-Gruppe, in der Sie und andere Nutzer sich gegenseitig unterstützen können. Wurde eine Frage schon einmal beantwortet, ist sie langfristig über die Suchfunktion auffindbar und muss nicht erneut gestellt werden. Diese Betreuung stellt sicher, dass die Nutzer nicht durch Sorgen oder Hemmschwellen von der interaktiven Nutzung abgehalten werden.
Impulse setzen und die Community motivieren
Haben Sie die Grundlagen für die interaktive Nutzung der Plattform geschaffen, gilt es nun, Impulse zu setzen. Nur so schaffen Sie es, das interaktive Arbeiten aufrecht zu erhalten. Dazu sollten Sie Diskussionen fördern und hochwertigen Content einstellen. Von den Neuigkeiten aus dem Vorstand bis hin zur erfolgreichen Teilnahme an einem Projekt – Sie können all das mit den Kollegen teilen. Identifizieren Sie darüber hinaus Schlüsselpersonen, die Ihnen dabei helfen, die Community zu motivieren. Solche „Power User“ zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich besonders aktiv in das Geschehen auf der Plattform einbringen. Sie dienen damit als Vorbild für die restlichen Nutzer und können deshalb zentral dabei sein, den Erfolg des Netzwerks zu sichern. Sprechen Sie diese deshalb gezielt an und wertschätzen ihre Arbeit, damit sie das Netzwerk auch weiterhin intensiv nutzen.
Warum Sie im Social Intranet interaktiv arbeiten sollten
Ein Intranet ist erst dann „social“, wenn Interaktivität auf der Plattform im Vordergrund steht. Denn das ist es, worauf es ankommt: Austausch und Dialog. Nur durch diese interaktive Zusammenarbeit gelingt es Ihnen, die Qualität der internen Kommunikation zu verbessern. Damit die Aktivität in Ihrem Netzwerk nicht verloren geht, sollten Sie die Community kontinuierlich motivieren. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie im Crash-Kurs Internes Community Managements. Neben wertvollen Tipps zur Aktivierung der Nutzer finden Sie hier unter anderem Tipps zu möglichen Inhalten im Social Intranet und zum Umgang mit kritischen Kollegen.
Wussten Sie schon? Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps und Maßnahmen zur Verbesserung der interne Kommunikation zusammengestellt: Interne Kommunikation verbessern.
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