Social Intranet
und was Interne Kommunikation, Digital Workplace und Kollaboration damit zu tun haben
Social Intranets unterstützen nicht nur die Interne Kommunikation, sondern das gesamte Unternehmen, denn sie dienen als Brücke zwischen klassischen Intranets und den Erfahrungen mit Social Media-Plattformen. Durch die Förderung des Mitarbeiterengagements, der Optimierung von Arbeitsprozessen und der digitalen Zusammenarbeit können Unternehmen das volle Potenzial ausschöpfen. Dies steigert zudem die Employee Experience im eigenen Unternehmen – ein entscheidender Faktor im Kampf des Fachkräftemangels. Drei Aspekte sind zentral:
- Das Social Intranet als zentraler Info-Hub im Digital Workplace, der alle Informationen ortsunabhängig an einer Stelle bietet.
- Gesteigertes Employee Engagement durch Transparenz und die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
- Einfache Möglichkeiten der Kollaboration und digitalen Zusammenarbeit, von überall aus.
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Die Ziele des Social Intranets stützen den Unternehmenserfolg
Das Hauptziel eines Social Intranets besteht meist darin, die Unternehmenskommunikation strategisch zu gestalten und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. Unternehmensinterne Plattformen bieten einen privaten, sicheren und interaktiven Raum innerhalb einer Organisation, in dem Mitarbeitende nahtlos miteinander in Kontakt treten, kommunizieren und zusammenarbeiten können – über Abteilungsgrenzen und verschiedene Standorte hinweg. Social Intranets sind damit zu einem Eckpfeiler des Unternehmenserfolgs geworden, indem sie eine effektive Interne Kommunikation, übergreifende Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen fördern. Social Intranets bieten alle relevanten Informationen zentral an einem Ort. Somit sind alle Informationen und sämtliches organisationales Wissen jederzeit und für alle abruf- und nutzbar.
Social Intranets vs. klassische Intranets
Darum lohnt sich der Umstieg
Zwischen beiden Intranet-Varianten zeigen sich deutliche Unterschiede. Dennoch lohnt es sich, vom herkömmlichen Intranet zum modernen Social Intranet zu wechseln:
Zweck und Funktion
Klassische Intranets sind in erster Linie auf die traditionelle top-down Kommunikation ausgerichtet. Sie dienen dazu, statische Informationen, Dokumente und Richtlinien bereitzustellen.
Social Intranets hingegen haben zusätzlich zur Informationsbereitstellung eine starke soziale Komponente, die den Austausch anregt. Sie fördern die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Klassische Intranets bieten begrenzte Möglichkeiten für Interaktion und Zusammenarbeit. Sie sind hauptsächlich auf das Teilen von statischem Inhalt ausgerichtet, der beständig ist und sich selten wandelt oder aktualisiert.
Social Intranets legen den Schwerpunkt auf die Kommunikation und Kollaboration – in Echtzeit. Sie bieten Funktionen wie Kommentare, Diskussionsforen, Messenger– und Chat-Dienste und die Möglichkeit, Inhalte zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
Nutzerprofile und Vernetzung
In klassischen Intranets fehlen oftmals individuelle Nutzerprofile und die Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen zu vernetzen.
Social Intranets ermöglichen die Erstellung eigener Profile, das Hinzufügen von Kontakten und die direkte Suche nach spezieller Expertise der Kolleg:innen.
Kultur und Engagement
Klassische Intranets tragen selten wesentlich zur Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur oder zur Steigerung des Engagements der Mitarbeitenden bei.
Social Intranets hingegen fördern Bindung und Engagement der Mitarbeitenden, da sie den Austausch von Anerkennung, Lob und Ideen unterstützen und eine transparente Kommunikation gewährleisten.
Durchsuchbarkeit
Klassische Intranets verfügen über grundlegende Suchfunktionen, um Dokumente zu finden.
Social Intranets bieten oft erweiterte Suchfunktionen und die Möglichkeit, Kolleg:innen und Inhalte basierend auf Schlagwörtern, wie beispielsweise der jeweiligen Expertise, zu finden.
Anpassbarkeit
Klassische Intranets sind oft weniger anpassbar und erfordern mehr technisches Fachwissen, um Änderungen vorzunehmen.
Social Intranets sind in der Regel flexibler und ermöglichen es Unternehmen, die Plattform an eigene Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.
Was leisten Social Intranets für Unternehmen?
Interne Kommunikation zielgruppengerecht intensivieren
Eintauchen in die Welt der zielgerichteten Internen Kommunikation. Ein Social Intranet hilft, relevante Informationen, Ankündigungen und Neuigkeiten gezielt an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren und schafft gleichzeitig Raum für Diskussionen und wertvolles Feedback, ohne die Kolleg:innen zu überfordern.
Employee Engagement stärken
Strategien, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu steigern. Mit einem Social Intranet lassen sich Rahmenbedingungen und Mehrwerte schaffen, um das Engagement und die Loyalität aller Mitarbeitenden zu stärken.
Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg
Neue Möglichkeiten der agilen Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten – ortsunabhängig. Ein Social Intranet erleichtert Teamarbeit, Kollaboration und Kommunikation innerhalb und zwischen Abteilungen und gestaltet diese effizienter.
Unterstützung im hybriden Arbeiten
Insbesondere in Zeiten von Remote- und hybriden Arbeitsmodellen sind Social Intranets entscheidend, um remote Arbeitende mit dem Unternehmen zu verbinden. Sie bieten damit einen virtuellen Raum, in dem alle an der Unternehmenskultur teilnehmen und auf wesentliche Informationen zugreifen können. Wo sich die Mitarbeitenden dabei befinden, spielt keine Rolle mehr.
Mitarbeitende beteiligen
Der heutige Berufsalltag ist kompliziert genug – ein Social Intranet hilft dabei, die Mitarbeitenden aktiv und transparent in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. So lassen sich Umfragen, Abstimmungen und Diskussionsforen nutzen, um Meinungen zu sammeln und demokratische Prozesse zu fördern.
Schnellere Entscheidungsfindung
Nicht nur der Fluss von Informationen wird mit einem Social Intranet auf ein neues Level gehoben. Vielmehr beschleunigt ein Social Intranet Entscheidungsfindungen und spart somit viel Zeit (und manchmal auch Nerven). Denn durch eine bessere Interne Kommunikation und zahlreiche Möglichkeiten der Partizipation lassen sich Entscheidungen schneller treffen.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Die Kraft der kollaborativen Dokumentenbearbeitung nutzen. Mitarbeitende können mit einem Social Intranet parallel und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten – sei es für Präsentationen, Handbücher oder Meeting-Unterlagen. Unübersichtliche E-Mail-Verläufe werden überflüssig; nahtlose Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg wird möglich.
Effizientes Wissensmanagement
Ein Social Intranet hilft Unternehmen, Wissen zu bewahren und für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. Damit bietet es innovative Wege, um Informationen zu organisieren, zu teilen und zu durchsuchen. Vom Onboarding neuer Kolleg:innen bis zur Archivierung wertvoller Ressourcen – das Wissensmanagement lässt sich mit Leichtigkeit optimieren. So wird die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert.
Exklusive Funktionen erweitern das Standardangebot
Parallele Dokumentenbearbeitung
Mehrere Mitarbeitende können zeitgleich im selben Dokument arbeiten, für eine effiziente Zusammenarbeit. Kollaboration mit allen Beteiligten wird ermöglicht.
Messenger- und Chat-Funktion
Echtzeitkommunikation über Chat- und Messenger-Funktionen für schnelle und kurzweilige Interaktionen.
Abstimmungen und Umfragen
Möglichkeit zur Durchführung von (anonymen) Abstimmungen und Umfragen, um Meinungen der Mitarbeitenden einzuholen und diese zu beteiligen.
Automatische Benachrichtigungen
Automatische individuelle Benachrichtigungen über Aktivitäten, relevante Informationen und ungelesene Inhalte.
Mobile Zugriffsmöglichkeiten
Mobile Apps und mobile Optimierung ermöglichen den Zugriff von überall aus.
Umfangreiche Statistiken
Werkzeuge zur Analyse der Nutzung und Leistung des Social Intranets.
Aufgabenmanagement
Funktion zur Verwaltung von Aufgaben, Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Verfolgung des Fortschritts.
Die Nutzer:innen im Social Intranet aktivieren
Mit dem Launch ist der erste Meilenstein geschafft. Nun startet die wichtigste Phase, die über die gesamte Bestehenszeit des Social Intranets andauert: Das Aktivieren der Nutzer:innen. Folgende Tipps erleichtern diese Phase:
- Schulungen und Unterstützung: Regelmäßige Angebote für Schulungen der Mitarbeitenden stellen sicher, dass diese die Funktionen des Social Intranets verstehen und effektiv nutzen können. Bewährt haben sich wöchentliche „Sprechstunden“ (zum/nach dem Launch) sowie monatliche „Themenrunden“ (mit längerem Fortbestehen der Plattform).
- Feedback & Bedürfnisse einholen und berücksichtigen: Die Meinungen der Nutzer:innen einzuholen, erleichtert die inhaltliche Gestaltung des Social Intranets. Werden die Bedürfnisse der Zielgruppe erkannt, kann die Plattform entsprechend weiterentwickelt und die Nutzer:innen aktiviert werden.
- Kontinuierliche Verbesserung: Zusätzlich zum Feedback sollte das Social Intranet in regelmäßigen Abständen auf seinen Mehrwert geprüft werden. Mechanismen zur kontinuierlichen Verbesserung basieren auf Rückmeldungen, Analysen und sich ändernden Anforderungen. Wird dies berücksichtigt, lassen sich auch die Nutzer:innen leichter zur Beteiligung animieren.
Die Nutzer:innen im Social Intranet betreuen
Solange ein Social Intranet eingesetzt wird, bedarf es einer Betreuung in Form des sogenannten „Community Managements“. Folgende Tipps unterstützen dabei:
- Moderation und Community-Management: In der Betreuung sollten Moderationsmechanismen implementiert werden, um Inhalte im Blick zu haben und eine positive Umgebung aufrechtzuerhalten. Diese Aufgabe kommt dem Community Management zu und verteilt sich meist auf mehrere Personen.
- Klare Richtlinien und Regeln: Wie im persönlichen Miteinander, sollte es auch im digitalen Raum klare Richtlinien und Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit geben. Eine Netiquette hilft, Missverständnisse und missbräuchliche Nutzung zu vermeiden und kann etwaige Konsequenzen bei Nichteinhaltung aufzeigen.
- Einhaltung der Unternehmenskultur: Verantwortliche im Community Management sollten sicherstellen, dass das Social Intranet die bestehende Unternehmenskultur widerspiegelt und unterstützt. Für Mitarbeitende ist nichts irritierender, als ein Bruch zwischen der Unternehmenskultur offline und online.
FAQ
Was ist ein Social Intranet?
Ein Social Intranet ist eine interne digitale Plattform, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, um die Interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit sowie die Wissensverwaltung zu fördern. Es handelt sich um ein privates, sicheres Netzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, miteinander zu interagieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten – standortunabhängig. Gängige Funktionen sind Nutzerprofile, Beitragsverläufe, Gruppen, Diskussionsforen, Dateiverwaltung und Messaging-Dienste.
Das Hauptziel eines Social Intranets besteht darin, die Interne Kommunikation zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken, den Wissensaustausch zu erleichtern und die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg zu fördern. Es ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, um eine offene und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen und die Effizienz in der Organisation zu steigern.
Was sind die Ziele eines Social Intranets?
Unternehmen verfolgen mit dem Einsatz von Social Intranets unterschiedliche Ziele. Zu den Hauptzielen gehören:
Interne Kommunikation verbessern und transparent gestalten, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern
Neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden anbieten
Direkten Wissensaustausch ermöglichen
Mitglieder binden und Employee Engagement stärken
Social Intranets zielen darauf ab, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern und gleichzeitig die gesamte Unternehmenskultur zu stärken, bzw. oftmals agiler zu gestalten.
Was sind die Vorteile eines Social Intranets?
Die Vorteile von Social Intranets sind weitreichend und umfassen ein gesteigertes Engagement der Mitarbeitenden, vereinfachte Arbeitsabläufe, verbesserte Kommunikation und die Kultivierung einer stärker vernetzten und kollaborativen Arbeitsumgebung, was den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit fördert. Der Einsatz von Social Intranets verspricht eine erleichterte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen und Standorte, indem sie eine zentrale Plattform für den Austausch von Nachrichten, Informationen, Arbeitsmaterialien oder Updates bieten.
Warum sollte ein Unternehmen ein Social Intranet nutzen?
Unternehmen sollten sich für die Implementierung eines Social Intranets entscheiden, da dies zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören eine verbesserte Interne Kommunikation, neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und ein besserer Austausch über Standorte und Abteilungen hinweg.
Zusätzlich können Social Intranets dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Dies macht sie insbesondere für jene Unternehmen interessant, die ihre Mitarbeitenden und Fachkräfte bestmöglich an sich binden möchten, um im War for Talents zu bestehen. Social Intranets bieten Unternehmen zudem auch eine Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen: Prozesse und häufige Fragen können für alle auffindbar festgehalten werden und müssen nicht mehr 1:1 beantwortet werden. Dies führt zu mehr Effizienz, da durch eine Dokumentation des Wissens unnötige Absprachen entfallen.
Ein Social Intranet unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu modernisieren, die Interne Kommunikation strategisch zu stärken und die Kollaboration zu fördern, was zu einer vernetzteren Arbeitsumgebung führt und somit auch zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens werden kann.
Was sind die sozialen Elemente eines modernen Intranets?
Social Intranets enthalten viele Funktionen, die von sozialen Medien inspiriert sind, wie z. B. individuelle Nutzerprofile, dynamische Activity Streams (Beitragsverläufe) und interaktive Gruppen, die dazu dienen, die nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen zu erleichtern.
Wie unterscheidet sich ein Social Intranet von einem klassischen Intranet?
Ein Social Intranet ist eine dynamische, interaktive Plattform, die sich in erster Linie auf die Förderung sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit im Unternehmen konzentriert – oftmals über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg. Dialog und Mitsprachemöglichkeit aller Mitarbeitenden werden gezielt angesprochen und gefördert.
Klassische Intranets bieten hingegen eher statische Inhalte, die vor allem Informationen per Top-down-Kommunikation verteilen. Hier steht die traditionelle Kommunikationskaskade im Vordergrund.
Ist ein Intranet lediglich eine Social Media-Plattform für Unternehmen?
Obwohl Intranets einige Funktionen mit Social Media-Plattformen gemeinsam haben, sind sie in erster Linie für die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit konzipiert und dienen einem gezielten, geschäftsorientierten Zweck.
Während der Implementierung gibt es einiges zu beachten
- Klare Kommunikation: Die Einführung des Social Intranets klar und offen kommunizieren. Ziele des Intranets, die Vorteile für die Mitarbeitenden und wie es den Arbeitsalltag verbessern wird, stehen im Fokus. Es sollte betont werden, dass es sich um eine positive Veränderung handelt, die zur Effizienzsteigerung beiträgt.
- Schulungen anbieten: Schulungen für Mitarbeitende empfehlen sich, damit diese die Funktionen des Intranets verstehen und effektiv nutzen können. So kann bspw. gezeigt werden, wie das Intranet tägliche Aufgaben erleichtern kann.
- Moderation und Community-Management einrichten: So lässt sich sicherstellen, dass die Inhalte den Unternehmensrichtlinien entsprechen und eine positive und respektvolle Interaktion zwischen den Nutzer:innen gewährleistet ist.
- Feedback sammeln und anpassen: Rückmeldungen sollten in regelmäßigen Abständen von den Nutzer:innen eingeholt werden. Dieses Feedback lässt sich nutzen, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Intranet den Bedürfnissen entspricht.
- Kontinuierliche Verbesserung: Erfahrungsgemäß sollte das Social Intranet in einem regelmäßigen Turnus auf seinen aktuellen Mehrwert geprüft werden, z. B. jährlich. Sich ändernde Bedürfnisse des Unternehmens und der Nutzer:innen sollten berücksichtigt werden, um die bestmögliche Nutzung zu gewährleisten.
Durch diesen umfassenden Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass die Einführung eines Social Intranets erfolgreich ist und einen nachhaltigen positiven Einfluss auf die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit hat.
Fazit
Warum sollte ein Unternehmen ein Social Intranet einführen?
Unternehmen sollten sich für die Implementierung eines Social Intranets entscheiden, da dies zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören eine verbesserte Interne Kommunikation, neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und ein besserer Austausch über Standorte und Abteilungen hinweg.
Zusätzlich können Social Intranets dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Dies macht sie insbesondere für jene Unternehmen interessant, die ihre Mitarbeitenden und Fachkräfte bestmöglich an sich binden möchten, um im War for Talents zu bestehen. Social Intranets bieten Unternehmen zudem auch eine Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen: Prozesse und häufige Fragen können für alle auffindbar festgehalten werden und müssen nicht mehr 1:1 beantwortet werden. Dies führt zu mehr Effizienz, da durch eine Dokumentation des Wissens unnötige Absprachen entfallen.
Ein Social Intranet unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu modernisieren, die Interne Kommunikation strategisch zu stärken und die Kollaboration zu fördern, was zu einer Arbeitsumgebung führt, die besser vernetzt ist. Dies kann zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens werden.
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