Womit erreichen Sie Zusammenarbeit, Informationsverteilung, Austausch und Feedback?
Das schwarze Brett? Erreicht keinen. Die Monatszeitschrift? Viel zu langsam. Der E-Mail-Newsletter? Kein offener Austausch.
Vor allem die vielen Änderungen im Arbeitsalltag, die das letzte Jahr mit sich gebracht hat, haben die Dringlichkeit der internen Kommunikation aufgezeigt. Und nicht nur, wie wichtig die neuen Wege der Kommunikation sind. Nicht nur, weil plötzlich viel mehr Menschen im Homeoffice erreicht werden mussten, sondern weil so viele auch schmerzlich gemerkt haben, dass sie vor allem ihre Mitarbeiter:innen unterwegs, nicht mit wichtigen Informationen erreichen können. Vielleicht brauchen Sie Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Tools oder der passenden Kombination von Tools?!
Gemeinsame Ziele / Unternehmensziele erreichen Sie nur, wenn Ihre Interne Kommunikation top aufgestellt ist. Der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit müssen hierfür einfach, schnell und zentral sein – die Arbeitsabläufe flüssig und die verwendeten Tools bedienerfreundlich und für alle zugängig.
Klassisches Intranet
Das klassische Intranet ist ein internes Netzwerk, das meist redaktionell organisiert und befüllt wird. Es verteilt offizielle Informationen und ist in seiner Interaktion per definitionem stark eingeschränkt. Es wird in der Führungsetage entschieden, welche Nachrichten allen zugänglich gemacht werden – dies geschieht in einer klassischen “Top-Down-Kommunikation”. Hinzu kommt, dass der Informationsfluss bis zu dieser Intranet-Redaktion oftmals sehr zäh ist und dadurch fehlt den klassischen Intranets oftmals die schnelle und aktuelle Informierung ihrer Nutzer:innen.
Doch – und nicht erst seit den Änderungen durch die Pandemie- wissen wir, Kommunikation ist keine Einbahnstraße und essenziell wichtig für all Ihre Projekte und Ziele. Der aktive Wissensaustausch all Ihrer Nutzer:innen fördert enorm Ihre interne Innovationskraft. Die reine Top-Down-Kommunikation eines klassischen Intranets ermöglicht Ihnen diesen interaktiven Austausch leider nicht.
Social Intranet
Ganz im Gegenteil zum Social Intranet. Wie bereits in der Einleitung vorweggenommen, empfehlen wir Ihnen diese Plattform als Ihren internen, zentralen und digitalen Workplace. Das Social Intranet ist eine Weiterentwicklung des klassischen Intranets und ergänzt es genau um die so wichtigen Punkte, die die Interaktion und Kollaboration ermöglichen.
Ein Social Intranet fördert nicht nur eine schnelle und effiziente Kommunikation. Es ermöglicht auch, dass alle Nutzer:innen unabhängig von ihrem Standort direkt erreicht werden. Der allgemeine Austausch und der Zugriff auf Daten, Dokumente und gemeinsame Kalender funktioniert unabhängig von Ort und Zeit. Ihre Stakeholder arbeiten standortübergreifend in virtuellen Projekträumen und zielführenden Teams zusammen. Und genau diese Aspekte führen dazu, dass ein Social Intranet die zentrale Plattform bildet.
Es ist ein echter Allrounder für interne Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement. Clever konzipiert und eingesetzt kann ein Social Intranet Ihre interne Kommunikation auf das nächste Level heben. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Plattform eine einfache Bedienung aufweist, um eine hohe Akzeptanz zu schaffen. Denn nur, wenn Ihre Nutzer:innen aktiv und regelmäßig mit dem Social Intranet interagieren, profitiert auch die interne Kommunikation davon.
Mitarbeiter Apps
Mitarbeiter Apps sind eine mobile Option, um die Belegschaft via Smartphone regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Hier gibt es sowohl vorgefertigte Apps als auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Lösung gestalten zu lassen. Mit Animationen, Grafiken, Videos und Audio-Inhalten lassen sich die Vorteile der digitalen Welt in die interne Kommunikation integrieren. Ihre Nutzer:innen brauchen keinen vollen Arbeitsplatz und sind mobil und flexibel, können die App von unterwegs nutzen und zwischen Kundenterminen damit arbeiten. Jedoch gibt es im Gegensatz dazu leider keine webbasierte Vollversion, die es Ihren Nutzer:innen ermöglicht, auch am festen Arbeitsplatz damit bequem vom Desktop aus zu arbeiten. Für Mitarbeiter:innen, die im Service oder Außendienst sind und Ihr Social Intranet hauptsächlich mobil nutzen perfekt – für das gesamte Team aber leider keine Allround-Lösung.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
Mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung können Sie einen internen digitalen Arbeitsplatz einrichten, der eine einfache und schnelle, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team ermöglicht. Sie können Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und Freigabe- und Änderungsverfolgungen einstellen, um den Arbeitsprozess zu dokumentieren. Die Stärken dieses Tools liegen eindeutig in der Zusammenarbeit, leider bietet das Tool bis auf eine Kommentar-Funktion jedoch keine Möglichkeiten zum Austausch. Wenn Sie es jedoch als Ergänzung zum Social Intranet nutzen, dann ist es eine tolle Ergänzung, denn oft fehlt dieses Tool genau dort.
Projektmanagement Apps
Ähnlich verhält es sich mit reinen Projektmanagement Apps. Sie sind perfekt, um ein gemeinsames Projekt durchzuführen und die Zusammenarbeit für dieses Projekt mit einem Team zu koordinieren. Leider sind dafür Funktionen wie Feedback einholen, Abstimmung, Entscheidungsfindung oder allgemeiner Informationsfluss überhaupt nicht vorgesehen. Daher kann ein Projektmanagement-Tool ebenfalls immer nur eine Ergänzung zum Social Intranet darstellen.
Diskussionsforen
Ein weitverbreitetes Kommunikationstool zum Austausch zu ganz bestimmten Themen sind Diskussionsforen. Hier werden Fragen und Antworten zu einem Gebiet gestellt und von den Mitgliedern auch intern beantwortet. Leider bietet das Format so wenig Struktur, dass die Übersichtlichkeit sehr zu wünschen übrig lässt. Mehrfachnennungen sind gang und gäbe, Information vermischt sich mit Kommunikation und es ist kaum möglich, die richtigen und wichtigen Inhalte zu finden. Tagesaktuelle oder generelle Informationen, die für Ihre Nutzer:innen wichtig sein könnten, gibt es hier überhaupt nicht, geschweige denn die Möglichkeit, neben der Informationsverteilung, Abstimmungen, Entscheidungsfindungen und Feedback zu teilen. Rein für den aktiven Austausch Ihrer Nutzer:innen ist ein Diskussionsforum gut geeignet.
Interne Blogs
Interne Blogs sind ebenfalls meist redaktionell betrieben und werden aus der Führungsetage des Unternehmens geleitet. Sie sind gut geeignet für einen generellen Informationsfluss, der Top-Down unternehmensintern verläuft. Das bedeutet leider aber auch im Umkehrschluss, dass nicht alle Mitarbeiter:innen zu Wort kommen und kein aktiver Austausch stattfindet. Ebenso können hier keine Entscheidungen gefunden, Feedback gegeben oder Abstimmungen gemacht werden – eine sehr einseitige Lösung also, die rein der Informationsverteilung von oben dient.
Mitarbeitermagazin
Vielleicht haben oder kennen Sie es noch – das gedruckte Mitarbeitermagazin? Dieses Printmedium der internen Kommunikation ist die klassische Variante und nach wie vor weitverbreitet. Es lässt sich individuell auf jedes Unternehmen anpassen in Umfang, Layout und Design und ist das analoge Pendant zum internen Blog. Zu den dort genannten Vor- und Nachteilen kommt jedoch noch hinzu, dass es in größeren Zeitsprüngen erscheint und daher nicht aktuell und schnell auf Ereignisse reagieren kann.
Newsletter
Mithilfe eines internen Newsletters kommen Informationen schnell, anschaulich und gut strukturiert bei den Mitarbeiter:innen an. Der Turnus sowie die Anzahl der Themen pro Mailing können natürlich individuell bestimmt werden. Aber beachten Sie: Dateien, Audio- und Video-Einbettungen sind oft ein großes Problem. Sie haben mit einem unternehmensinternen Newsletter eine Top-Down-Kommunikation ohne Medien, Dateien und Feedback – ohne Interaktion. Es ist schwer, die richtige Aufmerksamkeit zu erreichen, die auch dafür garantiert, dass Ihre Mitarbeiter:innen den Newsletter öffnen. Die Mitarbeiter:innen sehen in ihrem Arbeitsalltag meist keine Veranlassung dazu, empfinden diese “weitere E-Mail” als Belastung. So gehen wichtige Informationen an Ihnen vorbei. Je nachdem wie weit Ihr Themenspektrum ist, sprengt die Vielschichtigkeit auch einfach den Rahmen. Und diese Kommunikation ist natürlich auch eine Einbahnstraße und ermöglicht leider keinerlei Interaktivität.
Digitale Pinnwand
Bildschirme, die an gut frequentierten Stellen im Unternehmen aushängen und die Mitarbeiter:innen informieren, nennen sich Digitale Pinnwand. Hier können verschiedene Inhalte abgespielt werden und die Belegschaft wird so quasi im Vorbeigehen mit Informationen versorgt. Zudem gibt es die Möglichkeit, eine Touch-Funktion einzubauen. So können die Mitarbeiter:innen etwa Schichtpläne oder Arbeitszeiten nachschauen. Sie können natürlich auch einen Beitragsverlauf mit den wichtigen Informationen integrieren. Leider werden Sie aber natürlich nie alle Personen erreichen, für die die Informationen gedacht sind, sondern durch die Ortsgebundenheit nur die, die an der digitalen Pinnwand vorbeikommen – Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder Außendienst sind ausgeschlossen. Für den reinen Informationsfluss kann solch eine digitale Pinnwand aber eine schöne Ergänzung sein – Interaktivität findet hier aber auch in keinster Weise statt.
Fazit
Technologische Fortschritte, neue Generationen auf dem Arbeitsmarkt, moderne Arbeitsplatzkonzepte oder auch völlig neue Situationen aufgrund globaler Veränderungen werfen fest geschmiedete Kommunikationspläne häufig über den Haufen. Die interne Kommunikation muss stets mithalten und flexibel sein, um für alle Mitarbeiter:innen die bestmögliche Erfahrung mit dem eigenen Unternehmen zu gewährleisten. Alle oben genannten Vorteile und genau diese Flexibilität bietet Ihnen ein maßgeschneidertes Social Intranet.
Wussten Sie schon? Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps und Maßnahmen zur Verbesserung der interne Kommunikation zusammengestellt: Interne Kommunikation verbessern.