Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps und Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation zusammengestellt:
1. Analysieren Sie die aktuelle Situation
Fragen Sie sich, welche Stärken und Schwächen Sie zurzeit bei Ihrer internen Kommunikation sehen und wie Sie sich verbessern können. Auch Befragungen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen sollten unbedingt in die Analyse einfließen. Nur so bekommen Sie eine Ist-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln, die wirklich aussagekräftig ist und Ihnen weiterhilft.
Nachdem die Stärken und Schwächen in der internen Kommunikation definiert sind, müssen noch drei weitere Fragen beantwortet werden:
- Wo genau geht die interne Kommunikation schief?
- Wo und wie können wir uns verbessern?
- Wie sehen wir die interne Kommunikation in der Zukunft?
Durch die Beantwortung dieser Fragen schaffen Sie ein Idealbild davon, wie die interne Kommunikation aussehen soll. Damit definieren Sie ein Ziel, das Sie verfolgen können. Darüber hinaus liefert die Antwort auf diese Fragen einen Ansatzpunkt für eine Basismessung. Veränderungen lassen sich damit in der Zukunft vergleichen und messen.
2. Wählen Sie den richtigen Toolmix
Analysieren Sie, welche Tools Sie bisher für die Interne Kommunikation nutzen – Klassisches Intranet? Mitarbeiterzeitschrift? Newsletter? Sind diese Tools für einen aktiven Austausch, sichere Informationsverteilung, Wissensmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Feedback und Diskussionen geeignet? Falls Sie nicht sicher sind, finden Sie in unserem Blogpost “Top Tools für Interne Kommunikation” eine Hilfestellung zur Analyse von uns und Hilfe bei der Wahl des richtigen Tools.
3. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten
Während die Zuständigkeiten für die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen, so wie zum Beispiel ein Social Intranet.
Wussten Sie schon?
Die Interne Kommunikation eines Unternehmens dient mehreren Zielen:
- Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von internem Wissen & Knowhow; schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
- Dialog: Direkte Kommunikation untereinander; optimierte Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten durch zeitnahe und klare Absprachen
- Motivation und Bindung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas durch intensiviertes “Wir-Gefühl”
Interne Kommunikationsabteilungen spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, dass alle auf derselben Seite sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Außerdem sind interne Kommunikationsmanager eine treibende Kraft für das Mitarbeiterengagement. Die Ausrichtung aller auf ein gemeinsames Ziel fördert die Verbindung zwischen den Mitgliedern oder Mitarbeiter:innen. Eine intensive Verbindung und Verbundenheit sind für das Bilden eines engagierten Teams unerlässlich.
4. Seien Sie selbst ein gutes, sprich aktives Vorbild
Bei neuen Tools ist es essenziell, dass so viele wie möglich – aus allen verschiedenen Ebenen und Abteilungen – die aktive Nutzung der Kanäle vorleben. Dadurch motivieren Sie auch andere Mitglieder und Mitarbeiter:innen, sie aktiv zu nutzen.
5. Interne vor externer Kommunikation
Halten Sie Ihre Informationen stets offen und transparent. Informieren Sie Ihre Mitglieder und Mitarbeiter:innen regelmäßig über alle Neuigkeiten. Die Mitglieder und Mitarbeiter:innen müssen dabei unbedingt die erste Dialoggruppe darstellen. Vorher sollten keine Neuerungen nach außen an Kunden oder Partner kommuniziert werden. Transparenz und Kontinuität schafft Vertrauen, Interesse und Zusammengehörigkeit. Nicht auszudenken, wie verheerend es wäre, würde die Information von außen nach innen kommen. Das würde einen sehr großen Vertrauensverlust bedeuten!
Außerdem sind informierte Mitglieder und Mitarbeiter:innen besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet – vor allem in Krisensituationen – und geben einheitliche Antworten, weil sie auf dem gleichen Wissensstand sind.
6. Kommunizieren Sie zielgruppengerecht
Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Mitglieder und Mitarbeiter:innen regelmäßig über die Themen zu informieren, beachten Sie auch deren Relevanz. Betrifft eine Nachricht nur eine bestimmte Zielgruppe, sollte Sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen.
7. Vermitteln Sie relevante Informationen
Teil Ihrer Kommunikationsstrategie sollte auch die Auswahl der richtigen Inhalte sein. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Internen Kommunikation ist es, bestehendes Know-how bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für alle stets die Möglichkeit, sich uneingeschränkt zu informieren. Das fördert Ihr internes Wissensmanagement und sorgt für Innovation und Wachstum.
8. Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße
Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten sind vorüber. Verstehen Sie die interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Diese sollten daher ebenso viel Gesprächsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die Vorschläge und geäußerten Sorgen ernst.
Strategie-Tipp:
Verstärken Sie die Verbundenheit Ihrer Mitglieder und Mitarbeiter:innen zu Ihrem Verband / Unternehmen
Ein positiver interner Dialog ist entscheidend für die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitglieder und Mitarbeiter:innen sind die besten Botschafter:innen eines Unternehmens oder Verbandes. Sie können von ihnen nicht erwarten, dass sie über das Unternehmen positiv sprechen, wenn sie gar nicht genau wissen, was los ist.
Zum Glück kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.
Mittendrin statt nur dabei
Wenn Mitglieder oder Mitarbeiter:innen nicht in die wichtigen Informationen und Entscheidungen einbezogen werden, beginnen sie, sich moralisch vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeiter:innen sind dabei besonders gefährdet. Viele traditionelle, interne Kommunikationsstrategien neigen tendenziell dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, als wichtige Teammitglieder zu “vergessen”. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeiter:innen zwischen dem Homeoffice und Büro aufgeteilt – nicht erst seit 2020. Die Sicherstellung einer verlässlichen, zeitnahen und transparenten Kommunikation für alle ist für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fundamental wichtig.
9. Ehrlich währt am längsten
Vermeiden Sie unbedingt, falsche,“gekürzte oder geschönte” Informationen weiterzugeben. Denn quasi automatisch und völlig unbeeinflussbar entstehen so Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird so die Neuigkeit sogar noch aufgebauscht und wie bei der “stillen Post-Kommunikation” verfälscht. Bleiben Sie bei der Wahrheit, auch wenn sie mal unangenehm sein sollte. Eine transparente und ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Ärger in den eigenen Reihen vor.
10. Der Einzelne im Fokus – das vereint das Team
Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie stellt von Zeit zu Zeit den Einzelnen in den Mittelpunkt. Eine schöne und einfache Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern ist, die Leistungen und Meilensteinen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen zu betonen.
Beglückwünschen Sie zu Geburtstagen, würdigen Sie Jubiläen, senden Sie Urlaubsnachrichten, teilen Sie Fotos vom Nachwuchs – freuen Sie sich aktiv und offen mit Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Sie können sogar für solche schönen und positiven Nachrichten einen eigenen “shout out-Kanal”, eine eigene Gruppe, schaffen.
11. Schreiben Sie ein monatliches Update aus der Führungsetage
Kommunikation von oben nach unten ist ja nicht per se eine Sünde. Bevor es optimalere, digitale Möglichkeiten gab, hat sich dieser Kommunikationsfluss ja viele Jahre bewährt. Man muss ihn also nicht radikal ändern, sondern sollte einfach soziale Elemente wie die Fähigkeit, zu interagieren, hinzufügen. Schreiben Sie zum Beispiel eine monatliche Kolumne oder ein Update des Managements. Das schafft Verbundenheit. Außerdem gibt es der Führungsetage ein Gesicht und zeigt eine persönlichere Seite. Solche regelmäßigen Neuigkeiten schaffen auch Transparenz darüber, was geplant ist und ermöglichen es, Erfolge zu teilen. Das schafft das Gefühl, dass jeder zum Ergebnis beigetragen hat. Aber denken Sie daran: Wenn Sie zustimmen, ein monatliches Update zu senden, seien Sie konsequent. Wenn die Führungsetage ihr Versprechen hält, geht sie mit gutem Beispiel für die Mitglieder und Mitarbeiter:innen voran.
12. Keine veralteten Dokumente mehr
Zur Vervollkommnung Ihrer Internen Kommunikation gehört auch eine zeitgleiche, schnellere, effektivere und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Diese vier Eckpfeiler der Zusammenarbeit sorgen dafür, dass die Zusammenarbeitenden einen wesentlich produktiveren Arbeitstag haben. Wenn Sie sich für eine digitale Plattform entscheiden, wählen Sie eine mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Nichts ist ärgerlicher als das Arbeiten an veralteten Dokumenten. Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an.
13. Beschränken Sie sich auf die wirklich genutzten Tools
Fokussieren Sie sich auf die Tools, die von Ihren Mitarbeiter:innen auch genutzt werden und schaffen Sie den Rest ab. Alles andere ist Zeitverschwendung und verursacht Verwirrung oder auch unnötige Kosten.
14. Arbeiten in Gremien und Gruppen
Durch die Dezentralisierung von Verbänden und verstärkter Arbeit im Homeoffice begegnen sich Ihre Mitglieder oder Mitarbeiter:innen eventuell nie oder sehr selten persönlich? Wenn es schwierig ist, physisch zusammenzuarbeiten, was ist dann eine gute Alternative? Richtig, die Arbeit in einem Digitalworkplace! Erstellen Sie eine Gruppe für jeden Themenbereich, jedes Gremium oder jedes Projekt. Auf diese Weise können alle, die zu einer Gruppe oder einem Gremium gehören, unabhängig von Zeit und Ort zusammenarbeiten.
Was Sie jetzt beachten sollten:
Aber wie genau können Sie eine effiziente Kommunikation fördern und was sind eigentlich die Aufgaben der internen Kommunikation genau?
- Ausarbeitung einer klaren internen Kommunikationsstrategie
- Erstellung und Übermittlung von Unternehmensnachrichten
- Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch regelmäßige Updates wie beispielsweise zu bevorstehenden Veranstaltungen oder neuen Richtlinien
- Planung und Verfassung der Inhalte für die interne Unternehmenskommunikation
Förderung der Unternehmenskultur
Mitarbeiter:innen-Kommunikation via Social Intranet - Verantwortung für die Handhabung der Reaktionen auf Krisensituationen
- Erstellung und Entwicklung von Aktivierungs-Kampagnen, um alle mehr einzubinden
- Mitarbeiter:innen-Befragungen, um Schwachstellen der internen Kommunikation zu ermitteln und entsprechende Lösungen bereitzustellen
- Umsetzung von Veränderungen in Bezug auf die digitale Kommunikation
Und last but not least:
- Die Verbesserung des Mitarbeiterengagements
Fazit
Auch wenn sich an den Zielen der internen Kommunikation nichts geändert hat, ist ihre Bedeutung in den vergangenen Monaten rasant gewachsen. Dazu haben sich die Methoden geändert, sodass sich ihre Rolle und Einbindung in die Kommunikationsprozesse im stetigen Wandel befindet. Sie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitern Orientierung und Vertrauen zur Unternehmensleitung zu bieten. Während in der Vergangenheit der Chef Neuigkeiten einfach ans Schwarze Brett gepinnt hat, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten für die interne Kommunikation bereit. Suchen Sie sich ein Tool für Ihre Interne Kommunikation, das Ihnen alle Möglichkeiten bietet. Wir empfehlen Ihnen ein Social Intranet, das Ihre Interne Kommunikation auf ein neues Level hebt.
Sprechen Sie nicht nur zu Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen – kommunizieren Sie mit ihnen, wenn Sie ein gesteigertes Mitarbeiterengagement erreichen möchten!