Wie Sie Wissen im Verband sammeln und nutzen

Wissensmanagement ist in der Verbandswelt ein heiß diskutiertes Thema. Gerade im Zusammenhang mit der mittlerweile fortgeschrittenen Digitalisierung wird die Verwaltung des Wissensvorrats innerhalb von Verbänden und anderen Organisationen zur Herausforderung. Aber was genau fällt unter Wissensmanagement? Warum ist es gerade für Verbände so wichtig und schließlich: wie lässt es sich am besten im Verband implementieren?

Was genau ist Wissen?

Bevor sich genauer mit dem Begriff Wissensmanagement befasst wird, soll erst der Begriff “Wissen” definiert werden. Nach einem Modell von Hansruedi Kaiser gibt es vier Wissenssysteme:

1. Deklaratives Wissen: Dieses Wissen umfasst Sachverhalte, Dinge und die Beziehungen zwischen diesen Dingen

2. Situatives Wissen: Diese Art von Wissen umfasst die eigenen Erinnerungen

3. Prozedurales Wissen: Dieses umfasst Handlungsabläufe, die häufig nach dem “Wenn – Dann” – Prinzip strukturiert sind

4. Sensomotorisches Wissen: Reflexives Wissen des Nervensystems

Daraus lässt sich schließen, dass es nicht das eine “Wissen” gibt und dieser Begriff unterschiedlich definiert wird.

Des Weiteren gibt es den Unterschied zwischen implizitem und explizitem Wissen. Implizites Wissen beschreibt Wissen, welches zwar vorhanden ist, aber nicht erklärbar ist, etwa die Fähigkeit, die Balance auf einem Fahrrad zu halten. Explizites Wissen ist dagegen kodifizierbares und somit auch allen zugängliches Faktenwissen.
Dabei ist es möglich implizites Wissen in explizites Wissen umzuwandeln und dies haben Nonoka und Takeuchi in ihrer Wissensspirale dargestellt:

Dabei wird deutlich, dass Dialog und auch Learning-by-doing wichtig sind für ein effektives Wissensmanagement, bei welchem implizites Wissen in explizites Wissen umgewandelt wird. 

Warum ist Wissensmanagement in Ihrem Verband notwendig?

Wissensmanagement ist bei vielen Arten von Organisationen wichtig, aber gerade im Verband ist ein zentrales, gut strukturiertes und einfach durchsuchbares Wissensmanagement essenziell.  Denn es gibt eine Vielzahl von Triebkräften, durch die die Ressource Wissen immer mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Beispiele für solche Triebkräfte sind die Digitalisierung, Wertewandel, Internationalisierung und Wettbewerb. Dies sind die wichtigsten Gründe, warum Verbände und andere Organisationen Wissensmanagement betreiben.

Dennoch bilden den Mittelpunkt eines erfolgreichen Wissensmanagements innerhalb eines Verbands die Mitglieder. Denn Wissen als Ressource zieht potenziell mehr Mitglieder an, welche sich durch diese Ressource einen Mehrwert erhoffen. Gleichzeitig sind es auch die Mitglieder, die dazu beitragen, dass das Wissen innerhalb des Verbandes gesammelt wird, indem sie ihre eigenen Erfahrungen und Wissen mit dem Verband und somit auch mit anderen Mitgliedern teilen.

Gerade weil es so wichtig ist für die Mitglieder, soll ein erfolgreiches Wissensmanagement auch eine der höchsten Prioritäten eines Verbands werden. Die Welt um den Verband herum ist dynamisch und es soll nicht nur faktisches Wissen gesammelt werden, sondern auch Wissen, welches sich auf den Wertewandel bezieht. Dieses Wissen können gerade auch Mitglieder der neuen Generation beitragen. 

Schließlich ist bei einem erfolgreichen Wissensmanagement die Digitalisierung wichtig. Zwar ist die Digitalisierung in der Gesellschaft und somit auch bei den Verbänden mittlerweile angekommen, dennoch gibt es immer noch Verbesserungsbedarf. Damit Ihr Verband auch in der Zukunft weiterhin vom gesammelten Wissen profitieren kann und sich gleichzeitig auch an die Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation und anderen großen Veränderungen einhergehen, anpassen kann, ist eine digitale Sammlung von Wissen entscheidend.

Wie führen Sie ein effizientes Wissensmanagement in Ihrem Verband ein?

Aufgrund der geografischen Verteilung Ihrer Mitglieder, lässt sich ein effektives Wissensmanagement im Verband nur mithilfe einer interaktiven Plattform umsetzen. Auf diese Plattform kann von überall aus zugegriffen werden.

Ein Mitgliederportal bietet viele Vorteile für eine erfolgreiche Sammlung und Verwaltung von Wissen von und für Ihre Mitglieder. Denn es ist ein Zentrum, in dem Ihre Mitglieder die Möglichkeit haben, sich zu vernetzen. Dort können Sie, indem sie einander Fragen stellen und diese beantworten, aktiv Wissen austauschen und so auf eine branchenspezifische Hilfestellung hoffen.

Gleichzeitig ist auch ein passiver Wissensaustausch möglich. Denn in einem Mitgliederportal soll es die Möglichkeit geben, Wissen in Form von Daten und Dokumenten zu speichern, welche von Ihren Mitgliedern jederzeit und von überall abrufbar sein sollen. Hinzu kommt noch, dass diese Dokumente und Daten dort nicht in einem wahllosen Durcheinander in irgendeinem Ordner oder im E-Mail-Chaos liegen, sondern nach Gruppen für spezifische Themen oder Abteilungen geordnet sind.

Des Weiteren gibt es auch die Möglichkeit, dass diese Dokumente, ob es nun Textdateien oder Präsentationen sind, auch von Ihren Mitgliedern gemeinsam und gleichzeitig bearbeitet werden können. So können Ergebnisse von denjenigen, die über das Wissen verfügen, effizient zusammengeführt werden. Mitgliederportale bieten oftmals auch die Möglichkeit, dass Externe einen Gastzugang erhalten, sodass auch externe Expert:innen ihr Wissen mit dem Verband und dessen Mitgliedern teilen können. Dies steigert auch die Attraktivität Ihres Verbands, denn der Zugang zu dieser Expertise kann überzeugend sein, neue Mitglieder anzuziehen.

Somit ist eine interaktive Plattform ein ideales Mittel dafür, effektives Wissensmanagement in Ihrem Verband umzusetzen. Zusätzlich dazu gibt es eine Reihe von Best Practices, mit welchen Sie Wissensmanagement in Ihrem Verband noch besser umsetzen können.

Wissensmanagement will gelernt sein – Best Practices

Implementierung einer zentralen Wissensplattform

Ein Verband sollte eine zentrale Wissensplattform einrichten, auf der alle relevanten Informationen und Ressourcen gespeichert werden. Diese Plattform kann ein Mitgliederportal, ein Wissensmanagementsystem, oder eine Kollaborationsplattform sein. Eine derartige Plattform hat den entscheidenden Vorteil, dass das sowohl Wissensmanagement als auch Kommunikation an einem Ort zusammengeführt werden und von überall aus erreichbar ist. Durch die zentrale Speicherung und Strukturierung des Wissens wird der Zugriff erleichtert und eine effiziente Zusammenarbeit gefördert.

Förderung einer Lernkultur

Eine positive Lernkultur ist entscheidend für erfolgreiches Wissensmanagement. Der Verband sollte eine Umgebung schaffen, in der kontinuierliches Lernen gefördert wird. Das kann durch Schulungen, Weiterbildungsprogramme, Mentoring oder den Austausch von Best Practices geschehen. Individuelles Wissen und Erfahrungen sollten gewürdigt und geteilt werden, um eine Kultur des Wissensaustauschs zu etablieren.

Etablierung von Communities of Practice

Communities of Practice sind Gruppen von Personen mit ähnlichen Interessen und Fachkenntnissen, die sich regelmäßig treffen, um Wissen auszutauschen und gemeinsam an Herausforderungen zu arbeiten. Der Verband kann solche Communitys of Practice fördern und unterstützen, um den Austausch von Fachwissen und bewährten Verfahren zu ermöglichen. Durch den regelmäßigen Dialog und die Zusammenarbeit in den Communities of Practice können wertvolle Erkenntnisse generiert und verbreitet werden.

Wissensmanagement in Geschäftsprozessen integrieren

Es ist wichtig, das Wissensmanagement in die Geschäftsprozesse des Verbands zu integrieren. Das bedeutet, dass der Umgang mit Wissen und Informationen in allen Phasen der Verbandsarbeit berücksichtigt wird. Ob bei der Planung, Umsetzung oder Evaluierung von Projekten und Initiativen, Wissen soll dabei stets eine zentrale Rolle spielen. Das Wissensmanagement sollte als Querschnittsthema betrachtet werden und in die Arbeitsabläufe und -richtlinien des Verbands eingebettet sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Wissen systematisch erfasst, aktualisiert und genutzt wird, um die Effektivität und Effizienz der Verbandsarbeit zu steigern.

Welche Art von Wissen teilen Sie in Ihrem Verband?

Es wurde viel beschrieben, warum Wissen so wichtig ist und wie Sie Wissensmanagement in Ihrem Verband optimal umsetzen. Aber welche Informationen genau sollen geteilt werden? Dabei gibt es zwei Arten von Wissen, welche für einen Verband besonders relevant sind:

Verbandsbezogenes Wissen

Hierbei soll Wissen geteilt werden, welches sich in erster Linie auf den Verband bezieht. Informationen wie Termine, Events oder auch Ergebnisse von Gremien, Korrespondenzen oder Berichte gehören dazu. Hinzu kommt auch Wissen über alltägliche Abläufe, Regeln und die Aktivitäten und Grundprinzipien des Verbands dazu. Schließlich ist auch Wissen über die unmittelbare Umwelt des Verbands von Interesse. Dieses umfasst beispielsweise Informationen zu Bundestagssitzungen, Parteitagen und anderen politischen Aktivitäten, die für Ihren Verband relevant sind.

Diese Informationen sind gerade für neue und potenzielle Mitglieder interessant. Diese Art von Wissen ist auch gut als Dokument in einem Mitgliederportal ablegbar. Zu dieser Kategorie gehört alles, was Ihren Verband betrifft.

Faktisches Wissen

Als Verband sind Sie in einer bestimmten Branche tätig. Daher ist auch Wissen, welches sich auf diese Branche bezieht, besonders relevant und interessant für Ihre Mitglieder. Dies kann einerseits Faktenwissen sein, welches sich auf bestimmte Wissensbereiche in der Branche fokussiert, beispielsweise Informationstexte, Forschungsberichte oder Veröffentlichungen. Dieses können Mitglieder nutzen, um zu lernen und dies auch in ihrem Hauptberuf anzuwenden. Dabei sind besonders Lernangebote für Ihre Mitglieder von Interesse. Im Mitgliederportal können Informationen zu solchen Events verbreitet werden, aber auch Dokumente, die fachspezifische Informationen enthalten, geteilt werden.

Fazit: Wissensmanagement erfolgreich meistern mit einem interaktiven Mitgliederportal

Zum Schluss lässt sich feststellen: für einen erfolgreichen Verband ist Wissensmanagement eine der Grundvoraussetzungen. Denn Wissen ist einer der Gründe, warum einige Mitglieder überhaupt einem Verband beitreten. Somit ist es wichtig die Ressource Wissen auch effizient zu verwalten. Ein interaktives Mitgliederportal bietet die Möglichkeit, dies umzusetzen und Ihre Mitglieder einfach und leicht zugänglich an dem im Verband gesammelten Wissen teilhaben zu lassen und dazu beizutragen.