Wie planen Sie effektive hybride Meetings für Ihren Verband?

Derzeit sind hybride Meetings nicht zuletzt seit der Corona-Pandemie ein heißes Thema. Auch in der Verbandswelt ist immer häufiger die Rede davon. Vor allem aufgrund der Einschränkungen, die es seit 2020 gab, waren sowohl Verbände als auch andere Organisationen auf Online-Meetings angewiesen. Nach den Lockerungen verbreiteten sich dann auch hybride Meetings. Und dieses Modell ist von Dauer, denn mittlerweile haben sich hybride Modelle fest etabliert, sowohl bei Verbänden als auch anderen Organisationen.

Ein hybrides Meeting vereint die klassischen Meetings vor Ort und Online-Meetings miteinander. Dabei ist es für Teilnehmende möglich bei einem Meeting sowohl in Präsenz als auch online dabei zu sein. Dies wird über Programme wie Skype, Zoom oder auch Google Meets ermöglicht, damit die online teilnehmenden Personen sich zum Meeting zuschalten können. Kombiniert wird dies mit der Technologie an dem Ort, wo das Präsenzmeeting stattfindet. Damit werden die Online-Teilnehmenden für alle vor Ort Anwesenden gut sichtbar projiziert und hörbar gemacht. Spezielle Hybridevent-Plattformen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, beide Teilnehmergruppen einzubeziehen und das Meeting sowohl vor Ort als auch virtuell erfolgreich umzusetzen.

Dieses Modell hat sich nicht nur bei Verbänden, sondern auch in der Bildungs- und Unternehmenswelt weitestgehend durchgesetzt. Aus diesem Grund sprechen viele häufig davon, dass hybride Meetings die Zukunft sind. Wer modern wirken möchte, bietet demnach auch hybride Meetings an, egal ob Verband oder Organisation. Dennoch bietet diese Art von Meetings zwar vielerlei Vorteile, ist aber mit so einigen Herausforderungen verbunden.

Wenn ein Meeting stattfinden soll, vor allem ein besonders großes Meeting, ist es in zu vielen Fällen mühsam einen passenden Raum zu finden. Hinzu kommt noch, dass Konferenzräume, etwa in Hotels, häufig mit hohen Kosten und Organisationsaufwand verbunden sind. Mithilfe von hybriden Meetings wird dies vereinfacht, denn nicht alle Teilnehmenden müssen präsent vor Ort dabei sein und somit reichen auch kleinere und auch günstigere Räume. Auch die Teilnehmenden sparen Kosten, denn wenn sie eine längere Anreise haben, müssen sie dank des hybriden Modells keine hohen Anreisekosten in Anspruch nehmen und können sich bequem von zu Hause aus zuschalten.

Wie im oberen Punkt bereits angemerkt, ist es dank eines hybriden Modells möglich, dass Sie Platz sparen, wenn eine geringere Anzahl am Meeting vor Ort teilnimmt. Gleichzeitig können dabei auch mehr Personen teilnehmen als jemals zuvor, denn der Teilnehmendenzahl ist keine Grenze gesetzt. Dies ist auch ein gutes Werkzeug, mit welchem Sie an Ihrem Verband interessierte Personen einen Einblick bieten können. Denn Sie können diese Personen als Gäste einladen, online an dem Meeting teilzunehmen. So bekommen diese Personen eine Möglichkeit, in die Verbandsaktivitäten reinzuschnuppern.

Eine verspätete Bahn oder ein weiterer Zwischenfall und schon ist eine teilnehmende Person raus aus dem Meeting. Kurzfristige Absagen lassen sich auch mit einem hybriden Modell nicht ganz vermeiden. Dennoch können sie reduziert werden, indem die Personen, die es mal nicht schaffen in Präsenz anwesend zu sein, trotzdem online am Meeting teilnehmen. Generell sind hybride Meetings aufgrund der Flexibilität, die sie bieten, für Verbände besonders interessant. Denn viele Mitglieder sind über viele Regionen verteilt. Auch Teilnahmen aus dem Ausland sind jederzeit möglich, berücksichtigen Sie aber in diesem Fall die Zeitzone.

Für Teilnehmende mit Behinderungen und anderen Einschränkungen ist eine Teilnahme in Präsenz mit großen Herausforderungen verbunden. Mithilfe eines hybriden Modells fallen viele Einschränkungen weg, je nachdem welche Barrieren vorhanden sind. So können sämtliche Personen teilnehmen, welche zuvor entweder nicht die Möglichkeit dazu hatten oder für die es vormals sehr kompliziert war, teilzunehmen.

Damit ein hybrides Meeting reibungslos ablaufen kann, müssen sämtliche technische Anforderungen erfüllt sein. Dies betrifft nicht nur die Teilnehmenden, die eine stabile Internetverbindung benötigen, sondern auch Sie als Organisator:in. Denn ein Raum, welchen Sie für hybride Meetings nutzen können, muss über eine bestimmte Ausstattung verfügen und diese ist nicht überall geboten. Zu dieser Ausstattung erfahren Sie mehr in den folgenden Absätzen. Genauso treten häufig auch technische Probleme auf, weshalb sich diese hybriden Meetings verzögern.

Während eines Meetings vor Ort fällt Interaktion einfacher. Teilnehmende können durch gezielte Fragen und weitere Anreize einfacher in die Diskussion mit einbezogen werden. Des Weiteren haben viele Teilnehmende Probleme, sich auf ein Online-Meeting länger zu konzentrieren und dies ist nicht anders für ein hybrides Meeting. Daher gestaltet sich die Interaktion bei einem hybriden Meeting schwieriger und es wird deutlich, dass die vor Ort anwesenden Personen meistens einen deutlichen Vorteil haben, am Geschehen teilzunehmen.

Ein hybrides Modell bringt auch datenschutzrechtliche Bedenken mit sich. Ein hybrides Meeting kann möglicherweise aufgezeichnet und unerlaubt an Dritte verteilt werden. Dennoch gibt es auch in diesem Bereich Entwicklungen. Denn viele Programme, die für Online und hybride Meetings genutzt werden, benachrichtigen automatisch, wenn eine Aufzeichnung stattfindet. Dennoch gibt es diese Benachrichtigungen nur, wenn in dem von Ihnen genutzten Programm eine Aufnahme stattfindet. Dabei gibt es weitere Werkzeuge, mit denen eine unerlaubte Aufnahme gemacht werden kann. Dies müssen Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie ein Online oder hybrides Meeting abhalten.

Trotz der vielen Vorteile ist ein hybrides Meeting eine Herausforderung. Vor allem im Hinblick auf organisatorische und technische Aspekte. Vor allem, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, das erste Mal ein hybrides Meeting zu organisieren, gibt es vielerlei Dinge zu beachten, vor allem in der Vorbereitungsphase.

Für ein erfolgreiches hybrides Meeting sind eine gut strukturierte Agenda und die Präsentation ein entscheidender Punkt. Dabei ist es wichtig, dass alle anwesenden Personen berücksichtigt und eingebunden werden, sowohl die Teilnehmenden in Präsenz als auch digital. Achten Sie auch darauf, dass Sie visuelle Anreize in Form von Bild und Ton in Ihre Präsentation integrieren. Denn so meistern Sie die Herausforderung, dass viele, die online teilnehmen, es einfacher haben, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Bereiten Sie daher eine Ablaufstruktur des gesamten Meetings vor, bevor diese von der Hauptgeschäftsführung abgesegnet werden kann.

Den richtigen Zeitpunkt zu finden, ist eine der größten Herausforderungen für Organisator:innen. Je größer die Anzahl der Teilnehmenden, desto größer wird auch das Problem den richtigen Termin zu finden. Dennoch gibt es Mittel, bei denen Sie die Möglichkeit schnell und bequem einen passenden Termin zu finden. Machen Sie eine Umfrage mit mehreren Terminvorschlägen, beispielsweise in einem interaktiven Mitgliederportal. So lässt sich ein Datum leichter finden, an welchem möglichst viele anwesend sein können.

Die Basis für ein hybrides Meeting ohne technische Probleme bildet ein solider, zentraler Rechner, der die Online-Teilnehmenden in den Meetingraum mitnimmt. Weiterhin sind auch gute Kameras und Mikrofone wichtig. Auch ein Beamer und Leinwand oder ein ausreichend großer Bildschirm gehören zur Grundausstattung des Meetingraums für das hybride Meeting, denn so sehen sich alle Beteiligten. Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass Sie für alle Notfälle auch Kontakt zu einer Ansprechperson haben, die Ihnen bei technischen Problemen Unterstützung leistet. Schließlich kommt noch womöglich der wichtigste Faktor dazu: eine stabile Internetverbindung. Diese muss am Ort des Präsenzmeetings vorhanden sein. Ermutigen Sie aber auch ihre Teilnehmenden online sicherzustellen, dass ihre Verbindungen alle stabil sind.

Ein passender Raum für ein hybrides Meeting geht Hand in Hand mit den notwendigen, technischen Anforderungen. Auch wenn ein Teil des Meetings online stattfindet, ist die Suche nach einem guten Raum immer noch besonders wichtig. Achten Sie darauf, dass die Akustik und Lichtverhältnisse in dem Raum stimmen, damit die Teilnehmenden online die Ereignisse, die vor Ort stattfinden, gut verfolgen können. Natürlich sollen auch die für ein hybrides Meeting notwendigen, technischen Mittel vor Ort verfügbar sein. Dies ist in den letzten Jahren einfacher geworden, denn viele Hotels und andere Tagungsstätten bieten in ihren Räumen das notwendige Equipment für hybrid stattfindende Veranstaltungen an.

Damit ein hybrides Meeting reibungslos verläuft, suchen Sie am besten nach Unterstützung. Eine:n Moderator:in braucht jedes Meeting, egal in welcher Form es stattfindet. Diese Person führt durch das Meeting und leitet die Teilnehmenden durch alle Programmpunkte und bindet alle ein. Zudem ist auch eine Person, die für die Technik zuständig ist, notwendig. Diese Person ist zuständig für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Technik und ist die erste Ansprechperson, falls technische Probleme auftreten. Schließlich ist für hybride Meetings auch die Rolle des Remote Buddys relevant. Diese Person bindet die Online-Teilnehmenden ein, indem sie beispielsweise den Chat beobachtet und dort Fragen beantwortet.

Selbstverständlich soll eine erfolgreiche Vorbereitung auf ein hybrides Meeting in Ihrem Verband mit der Versendung von Einladungen abgeschlossen werden. Dabei kann dies auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Sie können dies auf die klassische Art und Weise tun und die Einladungen per E-Mail verschicken. Oder Sie nutzen ein interaktives Mitgliederportal, in dem Sie die Einladung nicht nur als Nachricht an alle verschicken können, sondern auch als fixierten Beitrag festhalten.

Nach einer ausführlichen Vorbereitung ist es so weit für Sie und der Tag des Meetings ist gekommen. Aber auch wenn eine gute Vorbereitung die halbe Miete ist, so ist es selbstverständlich, dass Sie während des Meetings dranbleiben müssen, damit es auch erfolgreich verläuft und die gewünschten Ergebnisse für alle Beteiligten liefert.

Kommunikation während eines hybriden Meetings äußert sich in vielen Formen. Einerseits sollen die Sprecher:innen und Moderator:innen ihre Vorträge so gestalten, damit das Interesse der Zuhörenden das ganze Meeting über erhalten bleibt. Dabei spielen nicht nur rhetorische Mittel eine wichtige Rolle, sondern auch eine ansprechend gestaltete Präsentation der Inhalte. Des Weiteren bilden auch Fragen einen wichtigen Teil der Kommunikation während eines Meetings. Achten Sie also darauf, dass es bestimmte Zeitpunkte gibt, zu denen Fragen gestellt und beantwortet werden. Denn Fragen inmitten der Präsentation stören den Fluss und wirken sich negativ auf das Zeitmanagement aus. Für die Teilnehmenden online gilt außerdem auch: Stummschaltung aktivieren. Denn Geräusche von außen stören ebenfalls den Redefluss in einem Meeting.

Ein großes, hybrides Meeting hat den Vorteil, dass sich eine große Gruppe sammelt. Dies können Sie besonders gut für Ihren Verband nutzen und interessante Ergebnisse erzielen, beispielsweise durch Umfragen. Solche Umfragen können Sie mithilfe eines Mitgliederportals nahtlos in Ihr hybrides Meeting integrieren, beispielsweise mit der Funktion eines Umfragebeitrags von tixxt. Gleichzeitig halten Sie dabei die Gruppe auch stets angeregt und interessiert. Veranstalten Sie live Umfragen zu relevanten Themen und analysieren Sie gemeinsam die Ergebnisse in Echtzeit. Um mögliche Konflikte zu vermeiden, können Sie die Umfragen auch anonym gestalten.

So interessant die Inhalte auch sein mögen, Pause muss sein. Die Verteilung der Pausen hängt davon ab, wie lang das Meeting ist. Handelt es sich um ein Meeting, welches mehrere Stunden dauert, reichen 5-minütige Pausen nach den einzelnen Themen und einige 15- bis 30-minütigen Pausen zwischendurch vollkommen aus. Bei einem ganztägigen Meeting ist eine einstündige Mittagspause sinnvoll. Auch wenn viel besprochen werden muss, so dürfen Pausen nicht ignoriert werden, denn von ihnen hängt es ab, wie konzentriert die Teilnehmenden sind. Gerade die Teilnehmenden, die digital zugeschaltet sind, haben es häufig schwerer sich an einem Stück zu konzentrieren, weshalb alle von regelmäßigen Pausen profitieren.

Ein gutes (hybrides) Meeting bringt Früchte. Und diese dürfen nicht nach dem Meeting in Vergessenheit geraten. Die Teilnehmenden und auch diejenigen, die es zum Meeting nicht geschafft haben, sollen auch weiter davon profitieren. Sorgen Sie also dafür, dass das Besprochene auch angemessen protokolliert wird. Teilen Sie eine feste Rolle eines Protokollierenden zu, damit Sie sichergehen können, dass die Ergebnisse auch festgehalten werden.

Auch wenn das Meeting gut verlaufen ist, gibt es immer Potenzial zur Verbesserung. Dies ist unter anderem der zentrale Pfeiler der japanischen Philosophie des hansei (反省), wo die Selbstreflexion und stetige Verbesserung im Mittelpunkt stehen. Und damit eine solche Verbesserung, ganz im Geiste des hansei, für die nächsten Meetings möglich ist, müssen Sie von den Teilnehmenden wissen, wie das hybride Meeting verlief. Was war besonders gut gelungen? Was war dagegen verbesserungswürdig? Rufen Sie die Teilnehmenden dazu auf, ihre Meinung zu teilen, zum Beispiel durch Umfragen. Hierzu können Sie beispielsweise die Werkzeuge Ihres Mitgliederportals nutzen.

Während des Meetings wurden viele der besprochenen Punkte und Ergebnisse protokolliert. Diese dürfen nicht verloren gehen, sondern weiterhin für Ihre Mitglieder und Ihren Verband erhalten werden. Dabei können Sie die Protokolle und die Präsentation in Ihrem Mitgliederportal für alle zugänglich hochladen. So haben die Ergebnisse des hybriden Meetings noch eine lange Zeit Nutzen für Ihren Verband und Ihre Mitglieder.

Auch wenn Sie viel Zeit in die Vorbereitung des hybriden Meetings gesteckt haben: Pannen können trotzdem immer passieren. Selbst wenn es im ersten Moment überfordernd und scheinbar unlösbar wirkt, lassen sich viele Probleme einfacher lösen als es zunächst aussieht. Das Wichtigste dabei ist: stets die Ruhe bewahren.
Bei hybriden Meetings ist der größte Risikofaktor, dass aufgrund von technischen Problemen mal etwas schiefläuft. Wenn irgendwas bei den online zugeschalteten Personen schieflaufen sollte, so machen Sie im Vorhinein deutlich, wer die Ansprechpersonen bei technischen Problemen sind. So können die betroffenen Personen die Probleme mit der Ansprechperson klären, ohne dass dabei der Fluss des Meetings unterbrochen wird.

Aber was machen Sie, wenn es bei Ihnen schiefläuft, etwa bei Problemen mit dem technischen Equipment? Auch dort am besten einen kühlen Kopf bewahren. Meistens lassen sich diese Probleme beheben, indem Sie nochmal die Technik und alle Anschlüsse überprüfen. Auch mit einem Neustart lassen sich oftmals die meisten technischen Probleme lösen. Wenn dies alles nicht hilft, dann sind auch hier die Vorbereitungen entscheidend. Denn wenn Sie sich um eine Ansprechperson für technische Probleme gekümmert haben, kann diese Fachkraft Ihnen mit Hilfe zur Seite stehen.
Letzten Endes lassen sich die meisten Probleme vermeiden, indem Sie sich bereits in der Vorbereitungsphase präventiv damit auseinandersetzen.