Mehrwert modernes Intranet

Verfügt Ihre Organisation über ein Intranet? Und wenn ja, welche Möglichkeiten bietet es für Ihre Nutzer:innen und Sie? Intranets haben sich über viele Jahre in Organisationen etablieren können. Dennoch hat sich diese Technologie über die Jahre stets weiterentwickelt. Was früher eine einfache Plattform war, wo alle Kolleg:innen bzw. Mitglieder zusammenkamen, ist nun ein interaktiver Ort des Austauschs, der weitaus mehr bietet als nur einen Ort zur Versammlung und Nachrichtenvermittlung. Somit ist Intranet nicht gleich Intranet und mithilfe einiger Werkzeuge, die in einem modernen Intranet unverzichtbar sind, können Sie diese Mehrwerte für Ihre Organisation nutzen.

Früher waren Intranets ein Werkzeug, mit welchem die Beteiligten einer Organisation untereinander kommuniziert haben. Ob Führungskräfte, die Neuigkeiten an alle weitergaben oder Kolleg:innen bzw. Mitglieder, die sich zu bestimmten Aufgaben untereinander ausgetauscht haben, dies alles sind Aspekte eines “Kernintranets”. Selbstverständlich ist dies in einem modernen Intranet immer noch vorhanden, gleichzeitig aber auch so viel mehr. Mittlerweile kann nicht nur die Zusammenarbeit im Intranet besprochen werden, sondern auch tatsächlich dort am selben Ort stattfinden. Weiterhin gibt es in einem modernen Intranet zahlreiche Möglichkeiten, wichtige Arbeitswerkzeuge nahtlos einzubinden. Die Optionen haben sich über die Jahre um vieles erweitert und auch in der Gegenwart finden stetig Innovationen zu Intranets statt und es kommen immer mehr Tools dazu. Diese bringen zahlreiche Mehrwerte für Ihre Organisation und Sie.

Das Intranet immer dabei per Mobile App

Ein modernes Intranet ist flexibel und somit kann es auch von überall abgerufen werden. Es ist nicht mehr notwendig, extra einen Rechner hochfahren zu müssen, nur damit Sie das Intranet nutzen können. Denn ein modernes Intranet verfügt auch über Apps für das Smartphone und Tablet und ist somit für alle Nutzer:innen jederzeit schnell abrufbar – zeit- und ortsunabhängig.

Ein Archiv für alle – Dokumente hochladen

Neben eines Hubs für Kommunikation kann ein modernes Intranet beispielsweise auch als eine Art Archiv für Ihre Organisation dienen. Gerade für dezentrale Organisationen, bei denen die Zweigstellen an unterschiedlichen Orten verteilt sind, ist dies ein enormer Vorteil. Aber wie kann ein Intranet auch zu einem Archiv werden? Dies geschieht, indem eine Möglichkeit gegeben wird, dort Dokumente hochzuladen. Dies ist für alle Nutzer:innen von Vorteil, denn über die Suchfunktion kann selbst ein älteres Dokument schnell gefunden werden. Besonders wichtig ist auch die Tatsache, dass so kein wichtiges Dokument verloren gehen kann. Denn wenn es einmal hochgeladen ist, wird es nicht mehr nötig, sich durch volle E-Mail-Postfächer oder unzählige Server durchzukämpfen, bis das richtige Dokument gefunden ist.

Dokumente bearbeiten in Echtzeit

Wussten Sie, dass Sie in einem modernen Intranet nicht nur die Möglichkeit haben, Dokumente hochzuladen, sondern diese auch gleich zu bearbeiten? So ist es möglich, mit den anderen Beteiligten in Ihrer Organisation Aufwand zu senken. Denn Sie brauchen nicht mehr sämtliche Tools für unterschiedliche Aufgaben, sondern können ganz einfach mit Ihren Kolleg:innen bzw. Mitgliedern die Arbeit gleich im Intranet erledigen. Dies spart Zeit und das bearbeitete Dokument ist selbstverständlich sofort unter den Dokumenten abgespeichert. Mithilfe von modernen Intranets können Sie und die anderen Beteiligten dabei aber nicht nur Textdokumente, sondern auch Präsentationen und Tabellen ganz bequem im Intranet bearbeiten.

Einbindung von externen Features

Auch wenn ein modernes Intranet über sämtliche Features verfügt und keine zusätzlichen notwendig sind, kann in einigen Fällen dennoch ein weiteres Tool notwendig sein. Solche Tools können nahtlos in ein Intranet integriert werden, um somit die Zusammenarbeit, vor allem über lange Distanz, vereinfachen. Wird ein Termin erstellt, kann beispielsweise ein Tool für Videochat verlinkt werden, damit so über regionale Grenzen hinaus zusammengearbeitet werden kann. Dies lässt sich optimal mit bereits vorhandenen Features, wie beispielsweise der Echtzeitbearbeitung von Dokumenten, nutzen.

Kollaboration und mehr einfach gemacht – mit Gruppen

Gruppen sind essenziell für ein modernes Intranet. Denn dort können Personen zusammenkommen, mit den gleichen Zielen und/oder Interessen. So können Personen, die normalerweise in unterschiedlichen Bereichen tätig sind, an einem gesonderten Ort zusammenfinden. Dies ist ein besonders nützliches Werkzeug, wenn in Ihrer Organisation Kollaboration stattfinden soll. Denn so kann das Intranet gleich als Tool für die Social Collaboriation dienen – also die Kollaboration mithilfe von digitalen Mitteln. Auch neben Kollaborationen sind Gruppen ein nützliches Werkzeug, beispielsweise können sie als ein digitales Zuhause für Gremien dienen, wenn Ihr Intranet auf einen Verband ausgerichtet ist oder für Abteilungen, falls das Intranet zu einem Unternehmen gehört.

Mehr als nur Beiträge – interaktive Tools

Ein Beitragsverlauf ist mittlerweile Standard für ein Intranet. Ein modernes Intranet stellt zusätzlich noch einige andere Möglichkeiten zur Verfügung. Denn ein Beitragsverlauf ist nicht nur eine bloße Aneinanderreihung von Ankündigungen, sondern etwas, womit die Nutzer:innen interagieren können. Daher verfügt ein modernes Intranet über Elemente, wie beispielsweise Fragen und Umfragen. Somit können nicht nur schnell Entscheidungen getroffen werden, sondern auch die Aktivität der Nutzer:innen wird mit diesen Möglichkeiten der Beteiligung gesteigert. Dadurch fühlen die Beteiligten, dass sie die Vorgänge in Ihrer Organisation beeinflussen können und werden somit zu Personen, die etwas bewirken können, anstatt nur Außenstehende zu sein.

Über die Jahre hat sich ein Intranet von einem einfachen Kommunikationswerkzeug in einen vielschichtigen digitalen Arbeitsplatz verwandelt. Gerade dadurch, dass dezentrale und digitale Arbeitsplätze in sämtlichen Organisationen immer wichtiger werden, ist ein modernes Intranet unverzichtbar. Denn durch den Komfort, dass nun so viele wichtige Werkzeuge an einem Ort versammelt sind, kann ein modernes Intranet Ihre Organisation weiterbringen.