Checkliste: Mit 10 Fragen zur passenden Mitarbeiter-App

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist der Einsatz einer Mitarbeiter-App zu einem entscheidenden Instrument geworden, um die Interne Kommunikation zu verbessern, die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen zu stärken und die Kollaboration zu fördern. Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter-App ist jedoch keine leichte Aufgabe! Viele Anbieter sind auf dem Markt und werben mit ihren Vorteilen. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Mit Beantwortung der folgenden 10 Fragen, lässt sich im Dschungel der Mitarbeiter-Apps leicht herausfinden, welche App zu Ihrem Unternehmen passt:

Definieren Sie klare Ziele, die Sie durch die Einführung der Mitarbeiter-App erreichen möchten. Soll die Interne Kommunikation verbessert werden, die Mitarbeiterbindung gestärkt oder die Effizienz in der Zusammenarbeit erhöht werden? Sind alle drei Punkte wichtig? Gibt es Funktionen, die Ihnen besonders wichtig erscheinen?

Überlegen Sie, welche Anwendungsfälle Ihr Unternehmen hat: Gibt es gewerbliche Mitarbeitende, z. B. in der Produktion, die eingebunden werden sollen? Benötigen Sie eine Möglichkeit, um gemeinsam und standortunabhängig an Dokumenten zu arbeiten? Müssen andere Unternehmensanwendungen integriert werden?

Eine Mitarbeiter-App lässt sich sowohl einzeln als auch parallel zu einem bereits bestehenden (Social) Intranet und anderen Kanälen nutzen. Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit, direkt zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: So bekommen Sie Social Intranet und zugehörige Mobile App in einem! Für eine integrierte Interne Kommunikation sind dies gute Voraussetzungen, denn die Abstimmung der Kanäle und Informationen fällt somit leichter.

Diese Frage klingt zunächst trivial; ihre Antwort ist jedoch von großer Relevanz für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App. Denn die eigene Mitarbeiter-App wird nur dann erfolgreich angenommen, wenn die Ziele und Interessen des Unternehmens und der Mitarbeitenden gleichermaßen berücksichtigt werden. Es lohnt sich also, vorab bereits zu überlegen, welche Themen und Inhalte sich zur Kommunikation im Rahmen der App eignen – insbesondere wenn Ihr Unternehmen kein eigenes Social Intranet nutzt oder relativ neu auf dem Gebiet der digitalen Internen Kommunikation ist.

Vor allem in produzierenden Unternehmen ist die Anzahl an Mitarbeitenden ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz groß. Oftmals wird diese Gruppe an Mitarbeitenden nicht mitbedacht. Dabei hat sie andere Anforderungen, als es beispielsweise die Kolleg:innen am Schreibtisch haben: Mitarbeitende in Produktion, Fertigung und Co haben keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz und daher meist auch keine firmeninterne E-Mail-Adresse. Diese kann somit nicht für einen Login genutzt werden. Private E-Mail-Adressen werden oftmals aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen. Eine geeignete Mitarbeiter-App sollte daher auch andere Login-Möglichkeiten anbieten, wie bspw. individualisierte PINs oder Pseudo-E-Mail-Adressen. Viele Anbieter auf dem Markt scheitern hier jedoch an der Möglichkeit, diese Kolleg:innen einzubinden. Ein Blick in die Details lohnt sich somit beim Anbietervergleich!

Die Sicherheit von unternehmensinternen Informationen hat oberste Priorität. Fragen Sie nach den Sicherheitsvorkehrungen der App, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datenschutzrichtlinien. Haben Sie auch im Blick, in welchem Land die Daten ggf. verarbeitet werden. Hier lohnt sich ein Blick in die Details oftmals.

Und wie digital-affin sind Ihre Mitarbeitenden? Wenn möglich, testen Sie die Benutzeroberflächen von verschiedenen Apps, die für Sie infrage kommen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz und den effektiven Einsatz der App durch alle Mitarbeitenden. Ist die Handhabung nicht eingängig, steigert dies die Hemmschwelle.

Heutzutage sollte die eigene Mitarbeiter-App direkt als Teil des Unternehmens erkennbar sein. Dies lässt sich schon längst nicht mehr über ein reines Branding in Unternehmensfarben lösen. Passende Anbieter bieten beispielsweise auch die Möglichkeit, die Navigation der App unternehmensindividuell anzupassen.

Ein zuverlässiger Support und Schulungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die App effektiv nutzen können. Fragen Sie nach den angebotenen Support-Leveln und möglichen Schulungsmaterialien. Auch Online-Ressourcen wie eine Support-Seite oder kurze Funktionserklärungen sind hilfreich.

Klären Sie die Kostenstruktur und die verschiedenen Lizenzmodelle der Mitarbeiter-App. Achten Sie darauf, versteckte Kosten zu vermeiden und wählen Sie eine Option, die Ihrem Budget entspricht. Oftmals steckt der Teufel hier im Detail. Schauen Sie also lieber genauer hin und vergleichen Sie mehrere potenzielle Anbieter miteinander.

Durch das gründliche Beantworten dieser Fragen können Sie sicherstellen, dass Sie genau die Mitarbeiter-App auswählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen und seinen Anwendungsfällen passt. Eine sorgfältige Evaluierung ist hier der Schlüssel, um die Effizienz und Effektivität Ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit zu steigern.