Beispiele für erfolgreiche Interne Kommunikation

Beispiele der Externen Kommunikation sind über Social Media und kurze Internet-Recherchen schnell gefunden. Doch wie verhält es sich mit Best Practices der Internen Kommunikation? Themen und Maßnahmen sind hier einer internen Zielgruppe des jeweiligen Unternehmens vorbehalten – das liegt in der Natur der Sache. Damit Sie als Kommunikationsverantwortliche:r jedoch auch von erfolgreichen Beispielen der Internen Kommunikation profitieren, finden Sie im Folgenden die größten Handlungsfelder der Internen Kommunikation sowie zahlreiche Beispiele und Tipps.

Die “Reise” aller Mitarbeitenden beginnt mit der Onboarding-Phase im neuen Unternehmen. Damit diese möglichst erfolgreich verläuft, braucht es wegweisende Unterstützung durch die Interne Kommunikation. Sie nimmt hier vor allem die Rolle eines Kompasses ein und hilft Neuen, sich willkommen zu fühlen und sich zu orientieren.

Ob digital oder analog mit kleinen Willkommensgeschenken – das Onboarding-Paket hilft den neuen Kolleg:innen dabei, im Unternehmen anzukommen. Die Interne Kommunikation vermittelt Wertschätzung, informiert über grundlegende Fakten und Prozesse im Unternehmen und schafft ein angenehmes Klima zum Start. Auch eine Information der Belegschaft, über die neuen Kolleg:innen ist ein Zeichen der Wertschätzung und lässt sich mithilfe eines (Social) Intranets leicht organisieren. Hier können auch ein virtuelles Unternehmenshandbuch oder Videos zum Start platziert werden.

Hinweis: Die fachliche Einarbeitung obliegt der jeweiligen Abteilung, in der die neuen Mitarbeitenden beginnen und ist keine Aufgabe der Internen Kommunikation. Dennoch ist es mitunter sinnvoll, wenn die Interne Kommunikation hier eng mit HR und den Fachabteilungen im Austausch ist.

Neben der Personalabteilung sollte sich die Interne Kommunikation ebenfalls um ein ganzheitliches Personalmarketing kümmern. Ihr Beitrag besteht hier meist darin, Plattformen wie das (Social) Intranet mit folgenden Informationen zu bespielen und aktuell zu halten:

• Ein- und Austritte von Mitarbeitenden
• Jubiläen und Ehrungen von Mitarbeitenden
• Geburtstage der Kolleg:innen
• Darstellung aller Mitarbeiter-Benefits
• Über angrenzende Themen informieren, bspw. Marktplatz, Mitfahrzentrale, Betriebssport

Von zentraler Bedeutung ist dabei, dass den Mitarbeitenden bewusst ist, welche Argumente für ihren Arbeitgeber sprechen. Denn wer darauf keine Antwort weiß, neigt zu Unzufriedenheit im Job. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit des Wechsels zu einem anderen Unternehmen. In Zeiten des Fachkräftemangels tut die Interne Kommunikation also gut daran, ihren Teil zu einem effizienten Personalmarketing beizutragen. Inwieweit diese Aufgabe bei der Unternehmenskommunikation oder den Kolleg:innen im HR-Bereich liegt, variiert je Unternehmen stark.

Untrennbar mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbunden ist deren Engagement, bzw. Commitment zum Unternehmen. Dieses zu fördern, ist eine zentrale Aufgabe der Internen Kommunikation. Häufige Beispiele, um das Employee Engagement zu steigern, sind:

• Persönliche, wertschätzende Mitteilungen der Geschäftsleitung zu allen Mitarbeitenden, z. B. jederzeit möglich über Social Intranet und Mitarbeiter-App. So eröffnet sich für Führungsebene und Kolleg:innen ein Raum, um die Geschichte des Unternehmens zu erzählen und gemeinsam zu gestalten.
• Identifikation mit dem Unternehmen fördern, indem Entscheidungen transparent kommuniziert werden und Mitarbeitende sich aktiv einbringen können. Dies ist bspw. durch Interaktionen in einem Social Intranet oder mittels verschiedener Arbeitskreise möglich.
• Kommunikationswege für alle etablieren, sodass auch die Kolleg:innen in Produktion, Außendienst & Co. erreicht werden und keinerlei Informationen verpassen. Dies gelingt mithilfe einer Mitarbeiter-App oder Informations-Bildschirmen für alle.

Jedes Unternehmen hat sie, doch viele beachten sie zu wenig: die Unternehmenskultur. So simpel wie komplex fasst sie Normen, Regeln und (Kommunikations-)Abläufe des Unternehmens zusammen und ist dabei nicht immer direkt greifbar. Die Rolle der Internen Kommunikation sollte dabei nicht unterschätzt werden: Zur Aufgabe gehört es vor allem, diese Kultur weiterzuentwickeln, zu unterstützen und zu pflegen. Initial hat sich die Unternehmenskultur selbst herausgebildet, “historisch gewachsen” hört man diesbezüglich in vielen Unternehmen. Doch um die Mission und Werte des Unternehmens in Worte zu fassen und sie den Mitarbeitenden begreiflich zu machen, braucht es Maßnahmen der Internen Kommunikation. Geeignet sind bspw. Methoden des Storytellings, “Testimonials” aus der Belegschaft, bzw. persönliche Erfahrungswerte der Kolleg:innen oder auch Videos.

Elementar für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Führungsebene und Mitarbeitenden ist auch eine transparente Führungskommunikation. Ist diese stark, zahlt das ebenfalls auf die Kommunikationsdynamik im gesamten Unternehmen ein. Beispiele, wie die Interne Kommunikation hier unterstützen sollte, sind: Updates zu Strategie und Status quo des Unternehmens, “Wasserstandmeldungen” zu Fortschritten oder Neuerungen in der Branche sowie standort- und abteilungsabhängige Informationen. Das volle Potenzial der Führungskommunikation entfaltet sich vor allem über die Art, wie diese gestaltet ist: Gute Argumente und authentische Botschaften führen zu einer positiven Kommunikationskultur und können das Vertrauen in die Führungsetage steigern.

Zweifellos trägt das eigene Wissen dazu bei, sich zu positionieren. Warum also das (Fach-)Wissen mit anderen teilen? Gesteigerte Transparenz, verbesserte Selbstorganisation und Synergieeffekte für das gesamte Unternehmen sind nur einige Vorteile von vielen. Besonders letztere sollten durch die Interne Kommunikation bewirkt werden, denn Synergieeffekte werden zum relevanten Stichwort, wenn es um Wissensmanagement geht.

Informationen und Wissen zu teilen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Steht das unternehmensinterne Wissen systematisiert allen Mitarbeitenden zur Verfügung, wird es für alle auffind- und nutzbar. Technische Plattformen bilden dabei nur die Infrastruktur zum Wissensaustausch. Die strategische Dimension kommt erst durch die Interne Kommunikation zum Tragen, wenn diese Infrastruktur gezielt für die Informations- und Wissensverteilung beworben und eingesetzt wird. Auch kann Wissensmanagement erst dann gewinnbringend genutzt werden, wenn es einen Prozess gibt, der strategisch und zielgerichtet steuert, welches Wissen durch wen aufbereitet wird oder welche neuen Gruppen daraus kultiviert werden. Das alles ist dabei Rolle der Internen Kommunikation.

Früher oder später befindet sich jedes Unternehmen in einem Wandel, ganz gleich wie tiefgreifend dieser ist. Veränderungen führen zunächst vor allem zu Unsicherheit und damit zu einem gesteigerten Informationsbedürfnis. Die Interne Kommunikation ist in diesen Situationen besonders gefordert. Erfolgreiche Change Kommunikation beginnt dabei bereits vor dem eigentlichen Wandel: In einem stetigen Informationsfluss sollten alle Mitarbeitenden informiert werden. Hier kommt es vor allem auf die Beantwortung der sogenannten W-Fragen an: Warum steht der Wandel bevor? Welche Auswirkungen hat er? Wann beginnt die Veränderung?

Als Wegweiser sollte sich die Interne Kommunikation genau darüber im Klaren sein, an welchem Punkt die Mehrheit der Kolleg:innen steht und ihre Botschaften entsprechend gestalten. Dabei können Modelle des Change Managements unterstützen, da sie den Prozess verständlicher machen. Im Kern kommt es aber auch auf die Authentizität der Sprechenden und der mitgeteilten Information an: Nichts wirkt unglaubwürdiger als eine Person, die sich für eine Botschaft verstellt. In der Internen Kommunikation und insbesondere in der Change Kommunikation, gilt es also stets zu beachten, dass Tonalität und Informationsgehalt zusammenpassen!

In unsicheren Zeiten kann es auch unvorhergesehen zu einer Krise kommen. Die Interne Kommunikation sollte daher stets einen “Notfallplan” in der Tasche haben, um im Zweifel schnell handlungsfähig zu sein und entsprechend zu reagieren. Beispiele zur Sicherung der Handlungsfähigkeit sind:

• Vorausschauende Planung: Grundsätzlich sollte ein Krisenplan vorhanden sein. Dieser legt zunächst fest, welche Infrastruktur und Kanäle in welchem Fall genutzt werden. Ebenfalls muss bedacht werden, wie die Unternehmenskommunikation alle erreichen kann und welcher Tenor je Krisenart angemessen ist. Auch eine Matrix nach Schweregrad der Krise mit entsprechenden Handlungsempfehlungen ist für die Kommunikationsstrategie sinnvoll.
• Reaktionsfähig bleiben: Ruhe und einen kühlen Kopf zu bewahren, wird in der Krise zur Herausforderung. Je souveräner, eindeutiger und transparenter dabei kommuniziert wird, desto weniger kommen Rückfragen der Belegschaft auf. Dennoch avanciert die Interne Kommunikation in der Krise zum Ort der Wahrheit. Daher sollte auch ein Raum bestehen, in dem Kolleg:innen sämtliche Fragen stellen können. Zu zeigen, dass das Unternehmen, die Mitarbeitenden schätzt, ist hier von zentraler Bedeutung.

Die Interne Kommunikation ist das Rückgrat des Unternehmens. Nimmt sie doch eine zentrale Rolle in der Gestaltung des Unternehmens und seiner Kultur ein. Verschiedenste Handlungsfelder und Beispiele für Maßnahmen wurden bereits vorgestellt. Sie möchten sich noch tiefer in das Thema einarbeiten? Dann empfehlen wir unser White Paper “Interne Kommunikation”: